ONLYOFFICE DocSpaceのZapier統合v1.1.0：ゲスト招待、ルームタイプの更新、ユーザー役割

Zapier用ONLYOFFICE DocSpaceコネクターがバージョン 1.1.0 にアップデートされました。この最新版では、新しいルームタイプ、更新されたユーザー役割、ゲスト招待用の新アクションなど、さまざまな改善が施されています。Zapier を利用すれば、ONLYOFFICE DocSpace を Slack、Asana、Trello、HubSpot、Gmail、Discord、Zoom などのプラットフォームと連携し、ワークフローを自動化することができます。詳細は以下をご覧ください。

新しいルームタイプ

今回のコネクターでは、さまざまなコラボレーションのニーズに応えるために、より多彩なルームタイプがサポートされるようになりました。現時点では、以下のルームタイプからアクション作成時に選択できます：

• フォーム入力ルーム – フォームを利用した構造化データの収集用。
• コラボレーションルーム – チームでの文書編集やディスカッション用。
• カスタムルーム – 特定のニーズに合わせた完全カスタマイズ可能なスペース。
• パブリックルーム – 外部アクセスが可能なルーム。

【設定場所】：アクション作成画面の「Create room」→「Type」

新しいアクション：ゲストをルームに招待

Zapier を利用して、DocSpace ルームへゲストを自動で招待できるようになりました。これにより、外部参加者とのコラボレーションがより簡単になり、作業の自動化と手作業の削減が実現します。

ゲストは、ONLYOFFICE DocSpace v3.0 で導入された新しいユーザータイプです。ルーム内での役割に応じて、ファイルの閲覧、編集、または新規作成が可能となります。ただし、ゲストは連絡先やドキュメントのセクションにはアクセスできず、ルームの作成もできません。

例えば、Zoom のウェビナーに登録したユーザーが、あらかじめ設定された権限に基づいて自動的に選択されたルームへ招待されるといった仕組みです。

【設定場所】：「Invite Guest」アクション

更新されたユーザー役割のリスト

ゲストを招待する際に選択可能なユーザー役割のリストが更新され、DocSpace の最新機能に合わせた適切な役割が割り当てられるようになりました。

従来の「Editor」「Form Filler」「Reviewer」「Commentator」「Viewer」に加え、バージョン 3.0 では以下の新しい役割が追加されました：

• Room Manager – ルームの設定や参加者管理が可能。
• Content Creator – ルーム内で文書の作成や整理が可能。

【設定場所】：「Invite Guest」または「Invite User」アクション → 「Role」

役割に基づく招待制限

招待権限は、招待するユーザーの役割に基づいて制限されるようになりました。つまり、ユーザーは自分より低い役割のユーザーしか招待できなくなります。

また、DocSpace のオーナーや管理者は、ルーム内の自分の役割に応じた操作のみを実行できるため、セキュリティが向上し、アクセス管理がより厳格になります。

【設定場所】：「Invite Guest」または「Invite User」アクション → 「Role」

Zapier を使って DocSpace をプラットフォームに連携

ONLYOFFICE DocSpace の Zapier 連携を試してみましょう。既存の Zap を利用するか、新しいテンプレートを作成して、ワークフローを自動化し、文書管理を強化できます。

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