Excelシートでドロップダウンリストを作成する方法

データを整理し、正確さを維持することは非常に重要です。ドロップダウンリストのような機能を使うことで、それを実現できます。この記事では、ドロップダウンリストとは何か、そしてその使い方についてご紹介します。

スプレッドシートにおけるドロップダウンリストとは？

ドロップダウンリストとは、スプレッドシートの特定のセル内で選択肢の一覧を事前に設定しておき、ユーザーがその中から値を選択できるようにする機能です。これにより、入力が特定の値に限定され、データ入力ミスや不一致を防止できます。

例えば、在庫リストを管理しているときに、商品分類を毎回手入力せず、「電子機器」「衣類」「日用品」などの選択肢をリスト化しておけば、入力時間の短縮や入力ミスの防止に役立ちます。

ドロップダウンリストを使うメリット

ドロップダウンリストを活用することで、以下のような利点が得られます：

1. 正確性の向上: あらかじめ定義された値しか入力できないので、タイプミスや想定外のデータ入力を防げます。特に、大きなデータセットを扱うときに有効です。

2. データ入力の高速化: 手入力よりもリストから選ぶ方がはるかに早く、操作に慣れていない協力者でも扱いやすくなります。

3. データ検証: 入力できるデータを制限するため、分析やレポート作成時にデータの整合性が保たれ、結果として質の高い洞察が得られます。

4. プレゼンテーションの向上: スプレッドシートがより整理され、見栄えが良くなるので、プレゼンやコラボレーションの場での印象が良くなります。

ドロップダウンリストの活用例

• プロジェクト管理: 「未着手」「進行中」「完了」のようなステータスをドロップダウンで設定し、タスク状況を簡単に管理。
• イベント企画: 参加者の返信を「出席確定」「保留」「辞退」のように管理すれば、リストを使って状態を一目で確認。

ドロップダウンリストの作り方

では、ONLYOFFICE スプレッドシートエディターを使って、シートにドロップダウンリストを挿入する手順を見ていきましょう。

シンプルな例として、イベントの参加者リストに国籍を入力する欄があり、そこにドロップダウンリストを設定してみます。

ONLYOFFICE スプレッドシートエディターで対象のファイルを開くか、新規で作成します。

ドロップダウンを設置したいセル（またはセル範囲）を選択し、データタブにあるデータの入力規則 をクリックします。
※リストを別のシートに用意する場合もあります。

表示されたウィンドウで、許可の項目をリストに選択します。

次に、リストで使用したい値が入力されたセル範囲を指定します。手入力で追加することもできますが、シート内のセルを範囲選択する方法が簡単です。指定できたらOKをクリックします。

選択したセルにドロップダウンの▼アイコンが表示され、あらかじめ定義された選択肢から入力を行えるようになります。

セルをクリックするとドロップダウンメニューが現れ、正しく機能しているか確認できます。

ドロップダウンリストを最適化するためのヒント

• 動的リスト: 名前付き範囲や数式を使って、新しいアイテムを追加するとリストが自動更新されるように設定できます。
• リストの保護: 誤ってリストや設定内容が変更されないよう、シートの保護を活用してください。

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