ONLYOFFICE DocSpaceで休暇申請プロセスを自動化した方法

バージョン2.6以降、ONLYOFFICE DocSpaceは、記入可能なドキュメントでの作業を簡素化するために設計されたフォーム記入ルームを導入しています。この機能を利用して、私たちは休暇申請プロセスを自動化し、従業員と経理部門の両方にとってより効率的でユーザーフレンドリーにすることにしました。

休暇申請プロセスをどのように再設計し、どのようなメリットが得られたかについては、こちらの記事をご覧ください。

課題：手作業によるリクエスト・プロセス

パンデミックの後、私たちのチームは完全にリモートワークに切り替えました。さらに、私たちの組織は世界中に複数のオフィスを展開しており、すべての拠点にこれらのタスクを自動化するための既製のソリューションがあったわけではありません。例えば、セルビアのオフィスでは、休暇申請プロセスはすべて手作業で行われていました。従業員は印刷されたフォームに頼らざるを得ず、休暇申請はしばしば直接提出されていました。

そのため、休暇申請の提出は複数のステップを踏む必要があり、時間のかかるプロセスでした。テンプレートは全従業員がアクセスできるフォルダにありました。従業員はテンプレートを見つけ、手書きまたは電子的に記入し、印刷して署名し、署名した書類をスキャンまたは写真に撮って、経理部門に送らなければなりませんでした。経理部門はそのデータを手作業でスプレッドシートに入力し、全容を把握します。

このプロセスは非効率的で、エラーが発生しやすく、従業員や経理チームにとってイライラするものでした。

解決策：フォーム入力ルーム

ONLYOFFICE DocSpaceのバージョン2.6では、フォーム記入ルームを導入しました。このルームは、記入可能なドキュメントの記入と管理を簡素化するように設計されています。ユーザーはPDFフォームをアップロードし、記入欄へのアクセス権限のみで記入のために提出することができます。進捗の追跡とスプレッドシートへの結果の自動集計は、詳細な分析を容易にします。

結果：現在のプロセス

ONLYOFFICE DocSpaceにフォーム入力ルームを導入したことで、休暇申請プロセスが大きく変わりました。

テンプレートへの集中アクセス。従業員は社内のDocSpaceにある一元化されたフォーム記入ルームから申請フォームにアクセスできるようになりました。名前、休暇日、署名など必要な項目をルーム内のPDFフォームに直接入力します。

提出の簡素化。印刷物や手書きの署名を処理する代わりに、従業員はデジタルでフォームに記入し、ワンクリックでフォームを送信します。

データ管理の合理化。フォームへの記入が完了すると、すべてのデータがテーブルに収集され、休暇手当の計算に必要なすべてのデータが統合されます。これにより、手作業で個々のフォームを開く必要がなくなり、処理が大幅にスピードアップしました。

この自動化は、私たちの組織にいくつかのメリットをもたらしました：

• 時間の節約： 従業員や経理担当者が管理業務に費やす時間が大幅に削減されました。
• 正確性の向上： データが統合されたことで、ミスが減り、計画がより明確になりました。
• 拡張性： このシステムは、他の帳票やワークフローにも簡単に適応できます。

今後の計画

このプロジェクトの成功は、システムの拡張を後押ししました。現在、証明書の作成や従業員のオーダー処理など、他の管理プロセスについても同様の自動化をテストしています。将来的には、例えば、提出された申請に基づいて休暇命令を自動生成するなど、相互に連携したワークフローを作成する予定です。

開発面では、Excelで連結表を開くスピードを上げる予定です。さらに、署名の種類の拡張にも取り組んでいます。現在、従業員は画像を挿入することで休暇申請書に署名することができます。将来的にはデジタル署名も追加する予定です。

フォーム入力ルームの設置方法

ONLYOFFICE DocSpaceのフォーム記入ルームを使用して休暇申請などのプロセスを完全に自動化するには、経理チームに合わせた以下の手順に従ってください：

ステップ1：フォーム記入ルームの作成

ONLYOFFICE DocSpaceにログインするか、新しいアカウントを作成します。「新しいルーム」ボタン -> 「フォーム記入ルーム」をクリックします。

従業員にとってわかりやすいように 「休暇申請 」や 「人事フォーム 」などのルーム名を入力し、必要に応じてタグやアイコンを追加します。「作成」をクリックします。

ステップ 2: PDFフォームのアップロード

すでにフォームがある場合は、ルームにアップロードしてください。アクション -> PDFフォームのアップロード -> DocSpaceから/デバイスから。

そうでない場合、2つの選択肢があります：

• 新しいフォームをデザインします： 新しいフォームをデザインする：ONLYOFFICEエディタを使って、従業員の詳細、休暇日、署名などの記入可能なフィールドを持つフォームを作成します。
• あらかじめ用意されたテンプレートを使用します： ONLYOFFICE DocSpaceに統合されている無料のテンプレートライブラリを検索します。ニーズに合ったテンプレートを選択し、組織のポリシーに合わせてカスタマイズしてください。セルビアでは、私たちの既製のフォームを使用することができます。

ステップ 3: フォームの共有

フォームを素早く従業員と共有するために、すぐに公開リンクを生成してコピーすることができます。このオプションはルームにフォームをアップロードした後のウィンドウで利用可能です。クリップボードにコピーするには、「公開リンクをコピー」をクリックするだけです。このリンクを持つユーザーは誰でもルームを開き、フォームに記入することができます。

ステップ4：進捗状況の確認

フォーム入力ルームでファイリングプロセスを管理できます。フォームのPDFがアップロードされると、経理部門に自動的にメールで通知されます。

ルームには自動的に2つのフォルダが作成されます： 従業員が記入を開始したフォームのコピーを保存する「処理中」と、従業員が提出したフォームのコピーを保存する「完成」です。

ステップ5：統合データの活用

提供されたすべてのデータは、自動的に1つのExcelスプレッドシートにまとめられます。このファイルは「完成」フォルダにあります。このスプレッドシートを使用して、休暇手当の計算やその他の会計処理を行います。

これにより、別々のフォームを開く必要がなくなり、時間を節約し、正確さを保証します。

ONLYOFFICE DocSpaceをお試しください

フォーム入力ルームを使えば、休暇申請プロセスだけでなく、組織内のあらゆるフォームベースのワークフローに革命を起こすことができます。DocSpaceの利点をお試しください：

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従業員や会社のデータを完全に管理したい場合は、サーバー版をダウンロードしてください：

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