ONLYOFFICE DocSpaceにおけるユーザーの種類と役割：クイックガイド

ONLYOFFICE DocSpaceのバージョン3.0は、アクセス管理をより柔軟かつ透明性のあるものにするために、ユーザーの種類と役割の更新されたシステムを導入しています。この記事では、主な更新内容と、コラボレーション機能の向上についてご説明します。

ユーザーの種類

ユーザーの種類は、DocSpace におけるアクセス権と権限レベルを定義します。 異なる種類を区別することで、DocSpace は組織が特定のセクションにアクセスできる人、ファイルを作成または編集できる人、ルームを管理できる人、他のユーザーを招待できる人を制御できるようにします。 これらの種類により、権限のあるユーザーのみが機密文書や管理設定にアクセスできることが保証されます。

ONLYOFFICE DocSpace のバージョン 3.0 では、ユーザーの種類を再定義しました。 ユーザーの種類が以前のバージョンと比較してどのように変更されたかについては、次のとおりです。

DocSpace オーナー -> DocSpace オーナー

DocSpace 管理者 -> DocSpace 管理者

ルーム管理者 -> ルーム管理者

パワーユーザー (有料) -> ユーザー (無料)

ユーザー (無料) -> ゲスト (無料)

DocSpaceオーナー＆管理者（有料）

DocSpace管理者は、DocSpaceの設定管理とすべてのルームの監督を担当します。

DocSpaceオーナーは管理者が行えるすべての操作に加え、支払い情報の管理、DocSpace全体の削除、DocSpace管理者の招待や管理を行うことができます。

v3.0以前：オーナーおよび管理者は、自動的にルームやルーム内のドキュメントへのフルアクセス権限を持っていました。

v3.0の新機能：両方のユーザー種類は、特定のルームで割り当てられた役割に制限されるようになりました。ルームで役割が割り当てられていない場合、読み取り専用アクセスとなります。ただし、ルームのオーナーを変更したり、コピーを作成したり、アーカイブしたりする機能は保持されます。

ご注意ください：これまでオーナーや管理者の役割が割り当てられていなかった場合は、新たに役割を割り当てる必要があります。適切なアクセスと権限を確保するため、ロールは明確に定義する必要があります。

ルーム管理者（有料）

ルーム管理者は、割り当てられたルームを同じ権限と制限のもとで管理します。新しいルームを作成したり、割り当てられたルームを管理したり、ルームを通じて新しいユーザーやゲストを招待したり、自分より下のレベルのロールのみ割り当てることができます。

v3.0の新機能: ルーム管理者については、機能に変更はありません。

ユーザー（旧：パワーユーザー）（無料）

ユーザーは、個人用ファイルの管理やルーム内での文書の作成・編集はできますが、ルームや設定の管理には制限があります。

v3.0以前: ルームへの文書の作成やアップロード、およびマイドキュメントへのアクセスは、パワーユーザー以上のユーザーのみに許可されていました。 パワーユーザーは有料でした。

v3.0の新機能：パワーユーザーの種類を廃止し、一般ユーザーの機能を大幅に強化しました。このユーザー種類は完全に無料です。これにより、無制限のユーザーを無料で割り当てることができます。

また、ルーム管理者の承認を得たゲストを招待できるようになりました。

ご注意：以前に追加された有料のパワーユーザーは、自動的に無料の一般ユーザーに変換され、ルームへのアクセスを維持しています。

ゲスト（旧ユーザー）（無料）

ゲストは、パブリックルームの外部連絡先と似た新しい無料の種類です。通常、ゲストは特定のエリアへのアクセスが制限されています。

v3.0の新機能：ゲストは、ルーム管理者から付与された権限により、特定のルームにのみ招待することができます。

ルーム管理者によって割り当てられた役割に応じて、ゲストは以下の操作が可能です。

• ファイルの閲覧
• ファイルの編集
• 新規コンテンツの作成
• 他のゲストの招待（ルームマネージャーの承認が必要）
• ゲスト一覧の表示

ゲストは「連絡先」や「ドキュメント」セクションにアクセスすることはできません。また、ルームを作成することもできません。最初のバージョンでは、ゲストをグループに追加することはできません。

ご注意：以前に追加されたユーザーはすべてゲストに変更され、今後は管理者のゲストリストでのみ表示されます。必要に応じて、ユーザーの種類を更新することができます。

バージョン3.0で追加されたゲストは、ゲストを追加したユーザーと、そのゲストのルームへの参加を承認したルーム管理者のゲストリストに表示されます。

ユーザー管理の詳細については、ヘルプセンターのDocSpaceガイドをご覧ください。

新しい「連絡先」セクションでのユーザー管理

DocSpace 3.0では、「アカウント」セクションが一新され、「連絡先」と名称が変更されました。 現在は3つのタブで構成されています。

アカウント -> 連絡先

人（ユーザー） -> メンバー

グループ -> グループ

ゲスト（NEW）

v3.0以前：DocSpaceのアカウントセクションは、人（ユーザー）とグループの2つのタブで構成されていました。人（ユーザー）タブには、DocSpaceに登録されたすべてのユーザーが表示され、グループのタブでは、ユーザーをグループに編成し、グループの責任者を割り当ててチーム管理を向上させることができました。

v3.0の新機能：「人」タブは「メンバー」に名称が変更され、DocSpaceに登録されているすべてのユーザー、オーナー、および管理者（オーナーまたは管理者によって「連絡先」セクション経由で追加されたもの）が含まれます。メンバーは、お客様の組織の正規従業員やプロジェクトに取り組むチームのメンバーに関連付けることができます。

DocSpaceでは、「ゲスト」タブが新たに追加されました。これにより、外部の協力者の管理がより簡単になりました。どのゲストがルームに関連付けられているか、また、ゲストがどのような権限を持っているかを素早く確認できます。ゲストは、メンバーとは異なり、コンタクトセクションではなく、ルームへの招待を通じて直接追加されます。

ゲストタブでは、各ユーザーが招待したゲストのリストを個別に表示します。他のユーザーのゲストリストは、そのユーザーには表示されません。

この更新された構造により、特定のルームやファイルにアクセスしているユーザーを迅速に識別し、管理することが可能になります。また、ゲストとDocSpace内での役割をより明確に把握できるようになります。

ルームにおけるユーザーの役割

DocSpace 3.0では、ルームにおけるユーザーの役割が大幅に更新されました。ルームのタイプとルーム管理者が許可するアクションに応じて、特定のルームにこれらの役割が割り当てられます。

ルーム管理者（NEW)

コンテンツ作成者（NEW）

エディタ -> エディタ

フォーム入力者 -> フォーム入力者

レビュアー -> レビュアー

コメンテータ -> コメンテータ

閲覧者 -> 閲覧者

v3.0以前: DocSpaceでは、ユーザーはルーム内でエディタ、フォーム入力者、レビュアー、コメンテータ、閲覧者などの役割が割り当てられていました。DocSpaceのオーナーと管理者には自動的にルームオーナーの役割が割り当てられ、ルーム内のドキュメントへのフルアクセスやルームの完全な管理が可能でした。

v3.0の新機能：エディタ、フォームフィラー、レビュアー、コメンテーター、ビューアーといった従来のロールに加え、バージョン3.0では新たにルームマネージャーとコンテンツクリエーターの2つのロールが導入されました。

ルーム管理者

ルーム管理者は、メンバーの追加/削除や権限の割り当てなど、ルームの設定を管理することができます。また、自身のファイルおよび他者のファイルのコピー、移動、名前の変更、削除を行うことで、ファイルを管理することもできます。

コンテンツ作成者

コンテンツ作成者の役割では、ルームタイプに応じて、新しいファイルやフォルダを作成し、アップロードすることができます。コンテンツ作成者は、文書のバージョン履歴の管理も行うことができます。

注意：バージョン3.0にアップグレードすると、ルーム内の役割は自動的に更新されます。

ルーム管理者 -> ルーム管理者

パワーユーザー -> コンテンツ作成者

以下に、ルーム内で各ロールが実行できる活動の概要を示します。

前述の通り、DocSpaceのオーナーおよび管理者の行動は、各ルームで担当する特定の役割に従うことが求められます。これは、彼らの機能が、割り当てられたリストの役割に対応することを意味します。

ルームタイプ別のユーザーの役割

管理者は、個々のルーム内で、ユーザーおよびゲストに特定の権限レベルを割り当てることができます。各ルームタイプは異なる役割をサポートしており、ルームの性質に応じてカスタマイズされた体験を提供します。

• パブリックルーム：役割には、ルーム管理者とコンテンツ作成者が含まれます。
• フォーム入力ルーム：ルーム管理者、コンテンツ作成者、フォーム入力者の役割があります。
• コラボレーションルームおよびバーチャルデータルーム：ルーム管理者、コンテンツ作成者、エディタ、ビューアの役割があります。
• カスタムルーム：すべての役割が割り当て可能で、最も柔軟性があります。

公式ヘルプセンターで、ルームでのユーザーの役割に関する詳細なガイドを参照してください。

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ONLYOFFICE DocSpace バージョン 3.0 のすべての新機能については、この動画をご覧ください。