ONLYOFFICEでPDFフォームを共同編集する方法：簡単なガイド
以前のアップデートにより、ONLYOFFICE PDFエディタの機能性が大幅に改善され、別コピーを保存せずに編集を元のPDFファイルに保存する機能や、リアルタイムPDFコラボレーションなど、多くの便利な機能が追加されました。これらのアップデートにより、PDFフォームの共同編集もより簡単になりました。このガイドでは、PDFフォームの作成方法と、そのフォームをリアルタイムで簡単に共同編集する方法をご紹介します。
開始に必要なもの
ONLYOFFICE PDFフォームを最も簡単に開始する方法は、無料のONLYOFFICE DocSpaceアカウントを作成し、クラウド上のパーソナライズされたドキュメント管理プラットフォームにアクセスすることです。より高いセキュリティとデータのプライバシーを重視する場合は、LinuxまたはWindowsサーバーにDocSpaceを展開することができます。
または、ONLYOFFICE Docs を統合すれば、すでに使用しているプラットフォーム内でPDFフォームを共同編集できます。現在、Netxcloud、ownCloud、Redmine、WordPress、Alfresco、Confluence、Odoo など、40以上の統合が可能です。 弊社ウェブサイトから、お使いのプラットフォーム用のコネクタを入手できます。また、まだ統合アプリがない場合は、APIまたはWOPI経由でONLYOFFICEスイートを統合できます。
それでは、オンラインコラボレーションのプロセスを説明し、ONLYOFFICE DocSpace の例でPDFフォームを共同編集する方法を説明します。
ステップ 1. PDFフォームの作成
ONLYOFFICE DocSpace はルームベースのコラボレーションプラットフォームなので、PDFフォームで共同作業を行うルームを作成し、共同作業のために他のユーザーを招待する必要があります。 これを行うには、ルームセクションに移動し、左上隅にある+アイコンをクリックします。
その後、必要なルームタイプを選択する必要があります。共同作業用には、コラボレーションルームが最適です。作成するには、ルーム名を入力し、必要に応じてタグや画像を追加し、「作成」をクリックします。
コラボレーションルームが作成されたら、PDFフォームを作成します。 デバイスからファイルをアップロードするか、左上隅にある+アイコンをクリックしてPDFフォームを選択し、新規作成します。 後者のオプションを選択した場合は、新しい空のPDFフォームを作成するか、既存のDOCXファイルをフォームに変換するか、内蔵のライブラリにあるすぐに使えるフォームテンプレートを選択するよう促されます。
ONLYOFFICEライブラリには、法律上の契約や合意から履歴書やToDoリストまで、さまざまなビジネス用途の既製のPDFテンプレートが多数用意されています。利用可能なテンプレートの中から気に入ったものがあれば、右クリックしてコンテキストメニューから作成を選択します。
PDFフォームを作成する際にどのオプションを選択した場合でも、フォーム名を入力し、作成ボタンをクリックする必要があります。おめでとうございます！これで初めてのPDFフォームが作成できました。次のステップに進むことができます。
ステップ 2. 他のユーザーをコラボレーションに招待する
PDFフォームが準備できたら、他のユーザーをコラボレーションルームに招待する必要があります。招待された共同執筆者は、ルームに保存されているすべてのファイルにアクセスでき、各自の役割に応じた操作を行うことができます。
招待するには、左上にある3つのドットのアイコンをクリックし、コンテキストメニューから「ユーザーを招待する」を選択します。新しいウィンドウで、セルフオーソリゼーションリンク経由で招待するか、または（招待する相手がすでにDocSpaceに登録済みの場合）名前を入力するか、（まだ登録されていない場合）メールアドレスを入力して手動で招待することができます。
いずれの場合も、招待する各ユーザーの役割を定義する必要があります。DocSpaceには多くの役割があります。
- ルーム管理者は、ルームの管理、新規ユーザーの招待、およびロールの割り当てを行うことができます。
- パワーユーザーは、自分のルームに新しいファイルを作成できますが、ユーザーの管理はできません。
- エディタは、既存のファイルの編集操作はすべて行うことができますが、新しいファイルを作成することはできません。
- 閲覧者は、文書の閲覧のみが可能です。
一部のロールは有料でご利用いただけます。DocSpaceのロールについての詳細は、ヘルプセンターのこのガイドを参照するか、以下のビデオをご覧ください。
必要な人全員を招待し、アクセス権限を定義したら、共同編集プロセスを開始できます。
ステップ 3. PDF フォームの編集
ONLYOFFICE PDF エディタを使用すると、PDF フォームをシンプルなテキスト文書として編集できます。さまざまな編集およびスタイル設定ツールを使用して、フォームを思い通りに見せることができます。さまざまなフォントを適用し、サイズを変更したり、スタイルのプリセットから選択したり、表、画像、図形、その他のオブジェクトを挿入したり、余白を設定したり、目次や相互参照を追加したりすることができます。
重要なのは、ONLYOFFICE フォーム作成ツールでは、さまざまなフィールドタイプを使用できることです。フォームで作業する際、フォームタブで利用可能な次のタイプから選択できます。
- テキストフィールド;
- コンボボックス;
- ドロップダウンリスト;
- チェックボックス、
- ラジオボタン、
- 画像、
- メールアドレス、
- 電話番号、
- 日付と時刻、
- 郵便番号、
- クレジットカード、
- 複雑なフィールド。
さらに、バージョン8.2では、画像付きのPDFフォームに署名できる新しいフィールドタイプ、署名フィールドが追加されました。
各フィールドには、プレースホルダやヒントなど、記入済みのフォームを簡単に記入できるように設計されたプロパティがあります。 もう一つの便利な機能は、受信者の役割を割り当てることができることです。 つまり、PDFフォームのフィールドを誰が記入する必要があるかを指定することができます。 各受信者の役割は色でマークされているので、ユーザーは記入する必要があるすべてのフィールドを視覚的に識別することができます。
ステップ 4. ONLYOFFICE のコラボレーション機能を使用
他のユーザーと一緒にフォームを編集する際、コラボレーションタブで利用可能な様々なコラボレーション機能を使用して、共同編集プロセスをより便利にすることができます。 ONLYOFFICE でできることは以下の通りです。
1. 2つの共同編集モードを切り替えます。Fastモードでは、変更が加えられるとすぐにすべて表示されるので、オンラインでリアルタイムにフォームを共同編集できます。Strictモードでは、非公開で作業を行い、保存ボタンをクリックすると他のユーザーに編集内容を表示できます。
2. コメントを残したり管理したりします。共同作業を行う際には、何かについて話し合うためにコメントを残したり、@を使って他のユーザーに言及したりすることができます。また、コメントを管理したり、コメントを並べ替えたり、削除したりすることもできます。
3. 他の共同編集者とコミュニケーションを取ります。コミュニケーションは共同作業を成功させるための重要な要素です。ONLYOFFICEでは、統合されたチャットでテキストメッセージを交換することで、フォーム内でチームメンバーとチャットすることができます。さらに、JitsiまたはRainbowプラグインを有効にして、リアルタイムのビデオ会議を行うこともできます。
4. 変更をリアルタイムで追跡。変更履歴機能により、他の共同編集者による変更を確認できます。変更を個別にまたは一括で承認または却下できます。
5. PDFのすべてのバージョンを管理します。 バージョン履歴機能により、誰がいつファイルの各バージョンを作成したかを簡単に確認できます。 必要に応じて、以前のバージョンのいずれかを回復できます。
ステップ 5. フォームをフォーム入力ルームに送信
PDFフォームが準備できましたので、DocSpaceのフォーム入力ルームのいずれかにコピーできます。このルームタイプは、ONLYOFFICE DocSpace v2.6 で導入され、入力フォームでの作業をより簡単にするために導入されました。 このようなルームでは、ユーザーはPDFフォームをアップロードまたはコピーし、記入のために提出することができます。 入力フォームルームでフォームを扱う場合、フィールドに記入し、分析のために完成したフォームを送信するだけです。 すべての結果と収集された回答は、別のスプレッドシートに自動的に集計されます。 この機能は、フォームベースのタスクを整理し、管理するのに便利です。
フォームをフォーム記入ルームにコピーするには、右上の共有と収集ボタンをクリックするだけです。新しいルームを作成するか、すでに存在するルームを選択し、コピーするをクリックします。
ONLYOFFICE DocSpaceのフォーム記入ルームについて、またその機能についての詳細は、当社のブログのこの記事をお読みください。
他の統合環境でPDFフォームを共同編集する方法
ONLYOFFICE DocSpaceは、PDFフォームで共同作業を行う唯一の方法ではありません。対応するコネクタ経由でビジネスプラットフォームと組み合わせたONLYOFFICE Docsインスタンスをお持ちの場合は、若干異なる方法で同様の作業を行うことができます。
コラボレーションプロセスを開始するには、PDFフォームを作成し、プラットフォームの共有設定を使用して他のユーザーと共有するだけです。例えば、ONLYOFFICE DocsとownCloudの統合により、空白のPDFフォームを作成したり、DOCXファイルを開いてPDFフォームに変換したりすることができます。PDFフォームが作成されると、ONLYOFFICEエディタが提供するコラボレーション機能を使用して、他のownCloudユーザーとリアルタイムで共同編集することができます。
バージョン8.2：新機能
ONLYOFFICE Docsの最新バージョンが他に何をもたらすか、興味はありませんか？ この記事をお読みいただくか、以下のビデオをご覧ください。
