【2024年】文書管理ソフトウェア：ベスト6
文書管理ソフトウェアは、すべてのチームや企業が生産性を向上させるために必ず手元に置いておかなければならない普遍的なツールです。その主な理由は、チームのコラボレーションやコミュニケーションからファイルの保存や共有まで、ほとんどすべてをカバーしているからです。この記事では、2024年におけるこのカテゴリーのベストピックをご紹介します。
文書管理とは
一般的に、文書管理とは、企業が電子文書や紙ベースのコンテンツの画像を処理する方法を指します。テキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーション、デジタルフォーム、スキャン画像、PDFなど、さまざまなファイルが含まれます。文書管理は、作成、変更、配布、アクセシビリティ、保管など、電子文書のライフサイクル全体を管理します。
文書管理は、多くの場合、柔軟なアクセス許可システムを意味し、社内でのユーザーの役割に応じて特定の操作を許可または禁止することが可能です。このようにして、文書管理は重要なファイルの機密性を保証し、不正アクセスを防止します。
文書管理は、DMSと呼ばれる専用ソフトウェアなしでは不可能です。DMSは、ユーザーが電子文書を一元的に作成、編集、管理し、さらに共同作業を行うことを可能にします。
さらに、DMSにはコミュニケーションツールも搭載されており、電子文書の作成中にチームメンバーが交流したり、意見を交換したりすることが簡単にできるため、生産性が向上し、電子ファイルの最終バージョンの承認を得るまでの時間が短縮されます。
文書管理ソフトウェアの目的
専門的なプラットフォームを使用することで、チームや企業は文書管理をより簡単に行うことができます。このようなソフトウェアを使用する一般的な目的は以下のとおりです：
- 物理的な文書保管にかかる費用の削減
- 生産性の向上とチームコラボレーション
- 機密情報のセキュリティ強化
- データ漏洩リスクの排除
- 電子文書ワークフローの改善
御社に導入できる最高の文書管理ソフトウェアを見つけるために、以下のオプションを見て、あなたのビジネスのタイプと予算を考慮して、あなたの作業プロセスに違いをもたらすことができるかどうかを見積もってください。
2024年に検討すべき最高の文書管理ソフトウェアトップ6
1. ONLYOFFICE DocSpace
ONLYOFFICE DocSpaceは、幅広いコラボレーション機能を備えたウェブベースの文書管理システムです。クラウド上またはプライベートなローカルサーバー上に安全なコラボレーション環境を構築し、電子文書の保存、管理、共有、共同編集を行うことができます。
ONLYOFFICE DocSpaceはすべての一般的なオフィスファイルと互換性があり、テキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーション、電子フォーム、PDFファイルの編集や共同編集が可能です。内蔵のオフィスパッケージは、Word、Excel、PowerPointファイルとの完全な互換性を保証し、DOC、ODT、RTF、TXT、HTML、EPUB、XPS、DjVu、XLS、ODS、CSV、PPT、ODPを含む他の一般的なファイル形式をきちんとサポートしています。
ONLYOFFICE DocSpaceは文書管理にルームベースのアプローチを提供し、ニーズに応じて3つのタイプのルームを作成することができます：
- コラボレーションルームは、リアルタイムの文書共同作成用に設計されています。
- カスタムルームは、フォームの記入やレビューなど、特定のタスクがある場合に便利です。
- パブリックルームは、外部リンクを介してユーザーを招待し、登録なしでファイルを閲覧できるため、外部との共有に最適です。
DocSpaceルームでは、ルーム管理者、パワーユーザー、編集者、閲覧者、コメント投稿者、レビュー投稿者、フォーム入力者など、様々なレベルのアクセス権限を他のユーザーに設定することができます。
文書編集に関しては、ONLYOFFICE DocSpaceは、チャットコミュニケーション、音声通話、ビデオ通話、テキスト作業を容易にするChatGPTベースのAIアシスタントなど、プロフェッショナルなツールと機能を提供します。例えば、画像の生成、要約の作成、キーワードの抽出、段落の翻訳などが可能です。
最適：チームメイト、部署、パートナー、顧客とのリアルタイムのドキュメントコラボレーション。
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2. OpenKM
OpenKMはオープンソースの文書・記録管理プラットフォームであり、高度な検索機能を備えた文書管理とコラボレーションに不可欠なツールを統合しています。このシステムには、様々なユーザーの役割の定義、アクセス制御の設定、ユーザー割り当ての確立、ドキュメントのセキュリティ制御、およびユーザー活動の詳細なログへのアクセスを可能にする管理機能も付属しています。
OpenKMは、電子文書の作成、保管、管理、配布をコントロールすることができます。また、従業員の生産性を向上させるワークフローエンジンや、企業がビジネス活動や取引に関する情報を取得し、維持することを可能にする記録管理システムも提供します。
OpenKMが文書管理に適しているもう一つの理由は、いくつかの一般的なタスクが人間の介入なしに自動的に実行できることです。例えば、文書の分類、電子署名、メタデータ取得のための検証ルールを作成し、適用することが可能です。
最適：企業レベルの文書・記録管理
3. DocuWare
DocuWareは、クラウドベースの文書管理およびワークフロー自動化ソフトウェアで、企業や遠隔地のチームが電子文書をデジタル化、保護、処理できるようにします。
DocuWareを使用すると、請求書の作成、契約書の管理、新入社員の受け入れなど、さまざまなタスクやプロセスを自動化できます。このプラットフォームは、重要な情報を自動的に取得し、単一のデジタル環境に保存します。例えば、従業員の記録、人事ファイル、ビジネス文書に対応することで、チームはルーチンワークを忘れ、生産性と利益につながる業務に集中することができます。
クラウドベースのソリューションであるDocuWareは、どのブラウザーからでもアクセスできるため、異なる場所で働くリモートチームにも最適です。しかし、図を作成したり、スキャンした文書を処理したりする必要がある場合、DocuWareユーザーとしての生産性を高める追加ツールがいくつかあります。
最適：リモートチーム間でのドキュメントワークフローの自動化。
4. Adobe Document Cloud
Adobe Document Cloudは、アドビが開発したドキュメント管理システムで、Adobe Acrobat Pro DC、Acrobat Sign、その他のアプリケーションを含む強力なPDF編集ツールとサービスを備えています。Adobe Document Cloudは、PDFの管理に最適です。
Adobe Document Cloudは、PDFファイルの管理に最適です。どのデバイスでも簡単にPDFを作成、編集、署名できます。また、このプラットフォームはコラボレーションと同期ツールを提供し、チームメイトとリアルタイムで作業できます。
内蔵の監査証跡機能により、すべての文書アクティビティに素早くアクセスできるため、いつでもPDF文書の現在のステータスを追跡・監視できます。さらに、ドキュメントの期限に自動リマインダーを設定する便利な機能もあります。
また、Adobe Document Cloudでは、契約書や記入可能なフォームなど、さまざまな種類のカスタマイズされたテンプレートにアクセスできるため、ゼロから何かを作成する必要がなく、文書作成プロセスが大幅にスピードアップします。
最適：PDFファイルの作成と管理。
5. M-Files
M-Filesは、文書の作成・管理、ワークフローの自動化、コラボレーション、セキュリティコンプライアンス、監査証跡など、幅広いビジネスプロセスをカバーする革新的な文書管理プラットフォームです。
AI技術を搭載したこのプラットフォームは、電子文書を分類し、その意味を抽出することで、チームや企業があらゆる情報を一元的に整理できるよう支援します。これにより、ルーチンワークを活用し、関連情報を簡単に見つけ、適切な方法で利用することが可能になります。
M-Filesは、インテリジェントな文書管理とコンテンツ検索を必要とするあらゆる業種に適応できます。このプラットフォームのもう一つの強みは、生産性向上のためにサードパーティのサービスを統合できることです。Adobe Acrobat Sign、Google Workspace、Microsoft 365、Salesforce、SharePointなどが利用可能です。
最適：インテリジェントなナレッジワークの自動化。
6. LogicalDOC
LogicalDOCは、直感的なインターフェースと、広く受け入れられている国際標準と互換性のある高度な技術を提供する文書管理ソリューションです。最も複雑な文書管理要件にも容易に対応できるモジュール式プラットフォームです。
LogicalDOCには多目的DMSシステムが搭載されており、文書管理、知識管理、フォームや記録処理のためのツールが含まれています。このソフトウェアは、ビジネス文書を安全に整理、索引付け、検索、管理、配布することができます。
LogicalDOC を使用することで、ビジネスプロセスを自動化し、生産性を向上させ、コストを削減することができます。このプラットフォームは、Windows、Linux、macOS にインストールできます。LogicalDOCの主な利点は、データ入力と文書検索のシンプルさです。
最適：プライベートネットワーク内でのセキュアな文書管理。
おわりに
御社が多くの書類を扱っているなら、信頼できる文書管理システムが絶対に必要です。適切なソフトウェアを選択することは、あなたのビジネスの種類、ワークロードと予算に依存します。DMSプラットフォームの良い点は、業界を横断していることです。そのため、上記で説明したオプションのどれを選んでも、御社の事業分野で応用できる可能性が高いのです。ただ、それらの機能を注意深く見て、文書管理のすべてのニーズを満たすことができるものを選ぶ必要があります。
