ExcelシートのAutoCompleteについて
Excelシートにデータを簡単に追加する方法を考えたことがありますか？答えが「はい」なら、オートコンプリート機能を試してみる必要があります。この記事では、Excelのオートコンプリートについて述べ、このツールを使って時間と労力を節約する方法をご紹介します。
Excelのオートコンプリートとは？
オートコンプリートは、Excel シートでテキストを入力する際に、データを自動的に入力する機能です。すでに入力した内容に基づいて、フレーズや単語の続きを予測します。つまり、Excel 列の別のテキスト入力と同じ文字で始まる何かを入力すると、単語やフレーズの残りの可能性が提案されます。
オートコンプリート機能は、入力しようとしている内容を予測するように設計されています。提案されたテキストが必要なものであれば、キーボードの Enter キーを押すか、ドロップダウン リストで必要な提案をクリックすることで、そのテキストを受け入れることができます。このようにして、同じようなデータを扱う際の時間と労力を大幅に節約することができます。
例えば、重複の多い長い表があるとします。オートコンプリート機能がオンになっていれば、セルに入力を始めると、残りの情報が自動的に入力され、データ入力のプロセスが大幅にスピードアップします。
オートコンプリートがExcelシートでどのように機能するのか、ONLYOFFICEスプレッドシートエディタを使った実用的な例を考えてみましょう。
例1：セルにテキスト値を入力
一連のセルを補完するためにコピーしたいテキスト値があるとします。そのためには、オートコンプリート機能に欠かせないフィルハンドルツールを使う必要があります。これは、選択したセルまたは範囲の右下隅に表示される小さな四角です。
一連のセルを同じテキスト値で埋めるには、以下の手順に従ってください：
- ONLYOFFICEスプレッドシートエディタでExcelファイルを開いてください；
- 必要なテキストを含むセルまたはセル範囲を選択します；
- 選択したセルまたはセル範囲の右下隅にある塗りつぶしハンドルの上にマウスカーソルを移動します。マウスカーソルが小さな黒い十字に変わります；
- 小さな黒い十字を垂直または水平にドラッグします。
マウスボタンを離すとすぐに、選択したセルが同じテキストで塗りつぶされます。
例 2: セルに数値を入力
Excel シートでオートコンプリート機能を使用するもう 1 つの一般的な例は、一連のセルに数値を入力することです。これには通貨、時刻、日付、曜日、月などが含まれます。
まず、最初の 2 つの整数を開始セルに入力し、マウス カーソルを塗りつぶしハンドルの上に移動して、必要な数値データで指定された範囲を塗りつぶすために塗りつぶしハンドルをつかみます。
オートコンプリート機能はさまざまな数値パターンを認識できるので、セルや範囲をさまざまな方法で補完できます。たとえば、異なるパラメータを持つ数値列を取得できます。数値間の差は一定でなければならないことを忘れないでください。
数値間の差が 3 に等しい数列を取得したいとします。すると次のようになります： 1, 4, 7… 最初の3つの値を入力するだけで、オートコンプリート機能が必要なパターンを識別し、必要なものを得るためにフィルハンドルを使用できるようになります。
例3：曜日と月をセルに入力
バージョン7.5から、ONLYOFFICEスプレッドシートエディタは曜日と月の自動入力もできるようになりました。下の例を見てみましょう。
月でいくつかのセルを完成させたいとします。1月から始める必要はありません。例えば、3月から始めたい場合は、最初のセルを埋めて、上で説明したオートコンプリートの基本操作を実行するだけです。すべての月が、指定した月から順に表示されます。
同じ原理が曜日にも当てはまります。オートコンプリート機能の優れた点のひとつは、略語を認識できることです。
例4: 複数の行または列を入力する
オートコンプリート機能でテキストや数値を別々の行や列にコピーするのは簡単です。しかし、複数の行や列のデータを扱うことはできるのでしょうか？答えはイエスです。
従業員とその休日の表があるとします。いくつかの行や列を選び、フィルハンドルをドラッグしてみましょう。必要なデータがすべてコピーされました。
例 5: ドロップダウンリストから必要な値を使用してセルを埋める
Excel スプレッドシートの列に複数のテキスト値が含まれている場合、既存のオプションのいずれかを選択することで、それらのいずれかを簡単に置き換えたり、次の空白セルを埋めたりすることができます。そのためには、[ドロップダウン リストから選択] オプションを選択する必要があります。
練習のために、シートの値の一つを置き換えてみましょう。例えば、YellowをBlueに置き換えたいとします。そのためには、黄色を選択し、右クリックしてコンテクストメニューにアクセスし、ドロップダウンリストから選択を選択し、すべての利用可能なオプションから青を選択する必要があります。黄色はすぐに青に置き換えられます。
例 6: 空のセルにデータを入力
オートコンプリート機能では、空のセルにデータを入力することもできます。必要な値とコピーしたい空のセルを選択し、通常の方法でフィルハンドルを使用するだけです。
例7：異なる方向にセルを入力
上記のすべての例では、セルに縦方向にデータを入力しました。しかし、オートコンプリート機能で水平方向にデータを入力することは問題ありません。同じことを行いますが、選択したセル範囲の位置に応じて、塗りつぶしハンドルを左または右にドラッグする必要があります。
1から始まる簡単な数列をいろいろな方向に作ってみましょう：
ONLYOFFICEスプレッドシートエディタでオートコンプリートプラグインを使用する
ONLYOFFICEスプレッドシートエディタには、大きなテキスト値を入力しやすくする特別なプラグインがあります。AutoCompleteプラグインは、単語を入力する際に可能性のある選択肢を提案する入力アシスタントです。
このプラグインを有効にすると、すでに入力した文字を含むすべての単語が自動的に表示されます。つまり、単語全体を入力する必要はありません。最初の数文字を入力し、ドロップダウン・リストから必要なオプションをマウスでクリックするだけです。
たとえば、セルに「月曜日」と入力したい場合は、「月曜日」と入力するだけで十分です。大量のテキスト情報を扱う場合、このツールを使えば少し時間を節約できます。さらに、単語の正しいスペルが分からない場合にも便利です。
オートコンプリートプラグインはデフォルトでは利用できませんので、インストールする必要があります。ONLYOFFICEスプレッドシートエディタのプラグインマネージャーから簡単にインストールできます。「プラグイン」タブにあります：
プラグインマネージャーを開くと、利用可能なすべてのプラグインが表示されます。AutoCompleteを見つけて、インストールをクリックします。これで完了です。
オートコンプリートはシステムプラグインなので、アイコンはありません。インストールすると常に有効になります。この機能が不要な場合は、プラグインを削除する必要があります。プラグインマネージャーから削除できます。AutoCompleteを見つけて、削除ボタンをクリックしてください。
ONLYOFFICEでのプラグインのインストールと削除の方法については、この記事を読むか、下のビデオをご覧ください：
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無料のONLYOFFICE DocSpaceアカウントを作成するか、Windows、Linux、macOS用のONLYOFFICE無料デスクトップアプリをダウンロードすることで、ウェブブラウザ上でオンラインのExcelシートにオートコンプリート機能を使って好きなようにセルを入力することができます：
ONLYOFFICEスイートの最新バージョンv7.5の新機能をビデオでご覧ください：
