Stiftung der Deutschen WirtschaftがONLYOFFICEとNextcloudで資金調達のプロセスを管理する方法

Stiftung der Deutschen Wirtschaftは、財団職員、メンター、奨学生間の効率的なワークフローを整理するために、ONLYOFFICE DocsとNextcloudを組み合わせて使用しています。IT管理者であるJean Claude Granval氏が、その経験について語っています。

sdwについて

ドイツビジネス財団（Stiftung der Deutschen Wirtschaft、略称sdw）は、ベルリン発の教育コミュニティ・イニシアチブです。パートナーとともに、若い世代の未来に積極的な責任を負っています。

sdwは、現在ドイツ全土で4,000人以上の若者や青年に奨学金や支援プログラムを提供しており、社会的・民族的背景にかかわらず、人々が自分の可能性を伸ばすことができる社会の実現に取り組んでいます。

ONLYOFFICEへの道

Jean Claude Granvalが振り返るように、彼らはNextcloudで直接オフィス文書を編集するソリューションを探していました。彼らのリサーチでは、Nextcloud用のオフィススイートとして、とりわけONLYOFFICEが挙げられました。

当時、sdwはONLYOFFICE Docsのコミュニティ版をインストールし、Nextcloudとの統合は素晴らしいものだそうでした。その最初のバージョンは、2020年初頭のコロナ危機をきっかけとしたテストと考えるべきでしょう。

現在の計画は、パフォーマンスと安定性を高めるために、とりわけテスト環境を本番環境に移行することです。また、ONLYOFFICEの全機能をより広範囲に使えるようにする必要がありますが、まだ不安を感じている社員もいるようです。そこで、sdwではONLYOFFICE Docs Enterpriseの統合を開始しました。技術的な難しさもありますが、一緒に解決していきましょう。

最も必要とされる機能

Jean Claude Granval氏によると、ONLYOFFICEとNextcloudの組み合わせは、ユーザーの行動に大きな変化をもたらしている。特に、自社のユーザーと外部のユーザー、たとえばメンターやトレーナーとのコラボレーションがより効率的になりました。

sdwには、資金調達のプロセスをカバーする特別な利用シーンがあります：

• 財団は、メンターやスーパーバイザーが同行する高校生、大学生、大学院生に奨学金を授与しています。奨学金受給者ごとに資金調達記録が作成され、そこにメンターやスーパーバイザーが活動内容やメモを記録します。対応する財団職員（地域コーディネーター）は、現在の資金調達記録にアクセスすることができます。
• ONLYOFFICEとNextcloudの組み合わせにより、GDPRに準拠した効率的な方法で連携することが可能です。メンターは、対応するファイルをローカルに保存することなく、オンラインで自分の経験を記録します。地域コーディネーターは、助成対象者の資金調達記録の現状に、リクエストすることなくアクセスすることができます。財団はデータ主権を保持し、情報の流れ全体がGDPRに準拠しています。
• もう一つの利用シーンは、ONLYOFFICEでリアルタイムに整理される文書に関する共同作業です。スプレッドシート、プレゼンテーション、そして多くの場合テキストなど、あらゆるオフィス文書がここで扱われます。この場合、電子メールによる文書の送信や、（Basecamp、Trelloなどのプラットフォームによる）アップロード/ダウンロードの手間を省くことによる効率的なワークフローもまた重要です。

ジャン・クロード・グランヴァル、IT管理者：

ONLYOFFICEは、理想的にはNextcloudと一緒に使うことをお勧めします。この統合は、Microsoft 365や、残念ながら一般的な電子メールによる文書（異なるバージョン）の送信プロセス（多くの人が関与する場合は非常に時間がかかる）に代わる、非常に優れたGDPR準拠の代替手段となっています。