ONLYOFFICE DocSpaceのフォーム記入ルームの使い方

バージョン2.6から、ONLYOFFICE DocSpaceはフォーム記入ルームの最初のバージョンを導入しました。これらのルームは、記入可能な文書の記入と管理を簡素化するために設計されています。課題、アンケート、調査、その他の文書の記入を簡単に整理し、追跡することができます。さらに、自動的に回答をスプレッドシートに収集し、データを簡単に分析することができます。それでは、フォーム記入ルームとは何か、どのように使用するのかを探ってみましょう。

フォームフィリングルームとは

フォーム記入ルームは、ONLYOFFICE DocSpaceの中でも、特にフォームを扱うために設計されたルームタイプです。ユーザーは、PDFフォームをアップロードし、フィールドに記入するためのアクセス権のみを持つフォームを提出することができます。進行状況の追跡と結果のスプレッドシートへの自動集計は、詳細な分析を容易にします。この機能は、フォームベースのタスクを整理・管理するのに便利です。

例えば、ワークショップ後に参加者からフィードバックを集める必要がある場合、フォーム記入ルームを作成し、フィードバックフォームをアップロードして、参加者と共有します。フォーム記入ルームでは、誰がフォームの記入を開始し、誰が記入を完了したかを追跡することができ、すべての回答を 1 か所に集約して簡単に確認および分析することができます。

主な機能

PDFフォームの共有

フォーム記入ルームのフォームは、DocSpaceユーザーまたはフィールドに記入する権限のみを持つユーザーグループと共有することができます。そのため、フォームに記入した人はドキュメントを変更することはできません。

DocSpaceアカウントを持っていない外部ユーザーがフォームに入力する場合は、外部リンクからアクセスすることができます。

フォームの進行状況の追跡

フォームを送信すると、ルームに表示される「完成」と「処理中」という、2つの新しいフォルダで進捗状況を追跡できます。各ユーザーの案件のコピーは、完了ステータスに基づき、適切なフォルダに配置されます。

• 「処理中」には、処理中の案件（ユーザーが記入を開始したが、まだ完了していない案件）が含まれます。
• 「完成」には、完了したフォームが含まれます（「完成＆送信」をクリックした場合）。

参加者が書式に記入し、提出すると、「完成」セクションに表示されます。これにより、提出されたすべてのフォームを一箇所で管理できるため、記入済みの各フォームを簡単に確認することができます。

回答の分析

回答は自動的にスプレッドシートにまとめられ、データ分析やレポート作成が簡単に行えます。

スプレッドシートでは、データの表示、フィルタリング、ピボットテーブルによる分析、データに基づくグラフの作成が簡単に行えます。より高度な分析には、内蔵のAIアシスタントをご利用ください。

フォーム記入ルームを使い始めるには

フォーム記入ルームの使い方を説明するために、雇用証明書を収集する必要があるシナリオを考えてみましょう。

ステップ1. PDFフォームの準備

まず、PDFフォームを用意します。ONLYOFFICE DocSpaceでは、内蔵のPDFエディタを使って、テキスト、ドロップダウンリスト、チェックボックス、ラジオボタン、ドロップダウンリストなど、さまざまなフィールドを持つフォームを作成することができます。

フォームへの入力プロセスを簡単にするために、ニーズに応じてフィールド設定をカスタマイズしてください。フィールドのサイズ、フォーマット、許容文字数、文字制限、フォント、必須フィールドを設定し、フィールドに入力する異なるロールを割り当てます。他のユーザーは、自分の役割に応じて記入すべきフィールドを視覚的に判断することができ、特定の色で強調表示されます。

ONLYOFFICEでは、既成のフォームテンプレートも無料で提供しています。あなたのニーズに合ったものをダウンロードし、必要であればPDFエディターで修正してください。

ステップ2. フォーム記入ルームの作成

次に、フォームを管理できる新しいフォーム入力ルームを設定します。まず、適切なルームタイプを選択し、使用できるように準備します。

フォーム記入室を作成するには、「新しいルーム」ボタン ->「フォーム記入ルーム」をクリックします。

次に、ルーム名を入力し、必要に応じてタグとアイコンを追加します。「作成」をクリックします。

ステップ3. PDFフォームの追加

作成されたルームに、記入されるフォームを追加します。作成したPDFフォームをアップロードするか、既成のテンプレートライブラリから選択します。

アクション -> PDFフォームのアップロード -> DocSpaceから/デバイスから。

または、アクション -> テンプレートから選択。

ステップ4. 記入用フォームの共有

このステップでは、ユーザーをフォーム記入ルームに呼び込み、フォームへの入力を開始します。社内のチームメンバーを招待する、または社外の参加者とアクセス権を共有するオプションがあります。

• 外部ユーザーとフォームをすばやく共有するには、すぐに公開リンクを生成してコピーします。このオプションは、フォームをルームにアップロードした後のウィンドウで利用できます。クリップボードにコピーするには、「公開リンクをコピー」 をクリックするだけです。このリンクを持つユーザーは、ルームを開き、フォームに記入することができます。

ルームウインドウの会議室名の隣にある「ルームを共有する」ボタンをクリックすることでも、この操作を行うことができます。

• 社内ユーザーの場合は、上にある3つの点のアイコンをクリック -> ユーザーを招待します。

メールアドレスまたはユーザー名の入力を開始し、候補リストから選択します。

フォーム記入者の権利を選択していることを確認してください。また、ユーザーが招待状を受け取る言語を選択します。次に、対応するボタンをクリックして招待状を送信します。

利用可能なルームのリストに記入するルームが表示され、フォームに記入することができます。

ステップ 5. フォームの進捗状況の監視

現在、記入中のフォームのステータスを追跡することができます。システムは、フォームを完了ステータスに基づいて「処理中」と「完了」という異なるセクションに分類します。

これらのセクションは、あなたのルームで別々のフォルダとして表示されます。

ユーザーがフォームの記入を開始すると、そのコピーが処理中セクションに表示されます。

ユーザーが「完成＆送信」をクリックして完了したフォームを送信すると、フォームのコピーが自動的に「完成」セクションに表示されます。

ステップ 6. 回答の整理

前述のとおり、記入済みのフォームはすべて自動的に「完成」セクションに表示されます。さらに、フォームから収集した回答を自動的に集計するスプレッドシートも表示されます。

ファイルでは、各行が1つのフォームのデータを反映し、列がフィールドに対応します。そして、スプレッドシート・エディタで、データを分析し、グラフやレポートを作成することができます。

これだけです。プロセス自体は見た目以上に簡単です。データ収集がより簡単になり、複数のコピーを手作業で処理する手間が省けます。

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