スタートアップ企業に適したクラウド型オフィス「ONLYOFFICE」がM365、GWS以外の選択肢として優れている理由

2023年12月7日、弊社主催で「セキュリティ強化にコストをかけづらいスタートアップ企業に適したクラウド型オフィスとは ～【M365, GWS以外の選択肢】コストを抑えてセキュリティを高めるONLYOFFICE～」というセミナーを開催しました。

スタートアップ企業向けのクラウドスペースのオフィススイートと、そのセキュリティの高いレベルを維持するとともに、そうしたソフトの運営に必要なコストを抑える方法について講演しました。今回は、その講演内容のポイントをご紹介します。

ビジネス利用拡大中のクラウド型オフィススイート、セキュリティ強化にコストをかけづらいスタートアップ企業の課題

まず初めに、クラウド型オフィスのセキュリティ強化にコストがかけづらいスタートアップ企業が抱える課題について整理しました。その課題は大きく5つの観点で捉えることができます。

1つ目が「限られた資金」です。多くのスタートアップ企業では、限られたリソースの中でビジネスの展望を切り開くことが求められています。2つ目が「市場競争」です。スタートアップ企業が鎬を削る業界の多くが、イノベーションを鍵とする競争の激しい市場であり、自社のメリットや強み、力を示すことが大事になってきます。

3つ目が「顧客獲得」。業界がダイナミックに進化する市場である中で、より強固な顧客基盤を構築することが大切です。4つ目が「事業拡張」です。自社の成長を管理して、そのオペレーションを効率的に拡大していく必要があります。

そして、最後5つ目が「経験不足」という課題です。業界経験の少なさから生じる課題を克服することが重要です。

多くのスタートアップ企業が、様々なビジネスシーンで活用できるクラウド型オフィススイートを利用しています。クラウド型オフィススイートは、上記の課題を克服するための重要な役割を担うため、そこに求められるニーズを満たすことが大切です。

たとえば、限られた資金っていう課題からは、手ごろなソリューションというニーズがあり、予算の節約に沿った「費用対効果の高いツール」が求められます。また、市場競争の課題から「迅速なコラボレーション」が必要になっています。さらに、顧客獲得という観点では、顧客とのコラボレーションを簡単かつ迅速にできるソリューションが求められます。

加えて、事業拡張という観点では「スケーラブルなソリューション」が必要です。スタートアップ企業の事業が拡大するとともに、ソフトベースのソリューションにはスケーラブルであることが重要となります。最後に経験不足という課題を克服するためには、ユーザーフレンドリーなインターフェースと、業界の最新情報を踏まえた使い方やヒントを提供するソフトウェアが必要になってきます。

スタートアップ企業のニーズに合致した「起業家向けクラウドオフィス」の姿

次に、スタートアップ企業のニーズに合致したクラウドベースのソリューションの特徴を解説しました。さらに市場をリードする2つのソリューション「Microsoft 365」「Google Workspace」と弊社が提供する「ONLYOFFICE」の3製品の機能を比較しました。

スタートアップ企業のニーズを確認した上で、クラウド型オフィススイートを選択することが戦略的な決定となる理由を見ていきたいと思います。

「なぜ、クラウドベースなのか？」という点では、クラウドベースのソリューションの特徴が、先ほどのスタートアップ企業のニーズに合致しているからです。

たとえば、「手頃なソリューション」というニーズに応えられる点が、クラウドベースのソリューションの特徴の1つです。クラウドベースのソリューションは、サーバーのメンテナンスが不要であり、サーバーの費用がかからないため、スタートアップ企業に適していると言えます。また、実際に使用するリソースにのみ料金が発生することから、使用していないリソースへの支払いは不要です。

続いて「迅速なコラボレーション」というニーズに関しては、クラウドベースのソーソリューションがインターネットに接続できる場所やデバイスがあれば利用可能である点が当てはまります。

さらに「顧客とのコラボレーションを簡単かつ迅速にする」という点では、リンクを通じてファイルを共有する機能の提供が当てはまります。クラウドベースのソリューションでは、例えばドキュメントなどを共有したい際には、そのリンクを共有したい相手に送ることで、リンクからファイルへのアクセスができるようになります。

また、「スケーラブル」という観点では、クラウドベースのソリューションは、非常に拡張しやすい点が適しています。最後に「ユーザーフレンドリーなインターフェース」という観点では、クラウドベースのソリューションは非常に使いやすく、しかもバックアップも作成できる点も優れた特徴の1つです。

現在、利用可能なソリューションとしては、一般的であるMicrosoft 365、Google Workspace、ONLYOFFICEに加え、オープンソースソフトウェアやフリーソフトなどが多数存在します。それぞれ様々な機能を持つソリューションです。スタートアップ企業はそこから自社のニーズに沿った必要なソリューションを選択することが大事になってきます。

その中から、市場をリードするソリューションとしてMicrosoft 365、Google Workspace、ONLYOFFICEの3つの提供機能を比較して紹介いたします。

まずは「文章、編集」機能です。代表的な例は、テキスト文書とプレゼンテーション、スプレッドシートとデジタルフォームなどのエディターです。Microsoft 365とGoogle Workspaceではテキスト文書プレゼンテーションとスプレッドシートのドキュメントを作成、編集、共有することができます。

また、デジタルフォームについては、Microsoft 365とGoogle Workspaceが提供しているのはWebフォームのみです。ドキュメントとして送信したい場合は適しているとは言えません。

一方で、ONLYOFFICE のデジタルフォームは、普段使っているテキスト文書と同じくテキスト文書を作成してからそこに入力できるフィールドを追加できます。また、デジタルフォームを作成してPDFに書き出すことも可能です。

続いて「PDFエディター」で比較してみましょう。Microsoft 365とGoogle WorkspaceではPDFファイルの閲覧のみです。ONLYOFFICEはPDFファイルを閲覧するのみだけでなく、コメントの追加、そして必要な情報のハイライトも可能です。

3つのソリューションの「対応ファイル形式」をご紹介します。OOXMLメールは、一般的なファイル形式であり、Microsoft365は対応しています。Google Workspaceの場合は、Google独自のフォーマット形式を使っています。例えば、「.DOCX」ファイルはGoogleのファイル形式に変換してから編集することができるようになります。

コストを抑えてセキュリティを高めるクラウド型オフィス「ONLYOFFICE」の特徴的な機能とは？

続いて、セキュリティとコストの最適なバランスが魅力のONLYOFFICEの2つのソリューションの特徴や代表的な機能を紹介しました。

オープンソースプロジェクトであるONLYOFFICEは、様々な国にオフィスがあり、国際的な開発者の貢献コミュニティが存在しています。ONLYOFFICEのソースコードは公開されており、GitHubの公式ページから入手できます。ONLYOFFICEは「GNU AGPLv3」ライセンスの下でリリースされているため、完全無料で利用できるソフトウェアです。

ONLYOFFICEには、文書エディターである「ONLYOFFICE Docs」と社内外コラボレーションプラットフォームである「ONLYOFFICE DocSpace」という2つの主要製品があります。

ONLYOFFICE Docsは、テキスト文書やスプレッドシート、プレゼンテーション、フォーム、PDFなどのドキュメントを作成、編集、共同編集できるツールです。テキスト文書、プレゼンテーション、スプレッドシート、デジタルフォーム、PDFなどのエディターで構成されます。

文書の作成と編集する際は、様々なプラグインも利用可能です。そちらのプラグイン集は、エディターのインターフェースから追加したり、アンインストールできます。また、ONLYOFFICE Docsには「AIヘルパー」が備えられていて、ChatGPTのプラグインも提供しています。どちらのエディターのインターフェースからでもChatGPTを利用可能です。

さらに、オープンソースプロジェクトであるONLYOFFICE Docsでは、サードパーティ製プラットフォームへのコネクタも提供しており、サードパーティのプラットフォームへの統合も可能です。加えて、様々なセキュリティツールも提供している安全なソフトウェアです。

もう1つの主力製品であるONLYOFFICE DocsSpaceは、クラウドベースのファイルストレージという形で提供される社内外コラボレーションプラットフォームです。ONLYOFFICE DocsSpaceでは、全てのDocsの機能が利用できるようになっています。

また、柔軟なファイルアクセスの設定ができるファイルストレージであり、デジタルフォームテンプレート集なども利用できます。さらに、ONLYOFFICE Docsのセキュリティツールを拡張セットとして提供しているので、よりセキュリティに適しているソリューションだと言えます。

ここからは、ONLYOFFICE Docsのエディターについてより詳しく紹介していきます。

テキスト文章エディターでは、フォントやスタイル、段落やテキストの書式設定に関する全ての操作が可能です。また、あらゆる書類のオブジェクトの作成やカスタマイズができ、図形・チャート、グラフ、表、テキストボックスなども追加可能です。様々なプラグインを提供しており、ChatGPTのプラグインも利用できます。さらに、脚注、注、目次、ブックマークなどのフォーマットとナビゲーションにも対応しています。

続いて「スプレッドシートエディター」を紹介したいと思います。スプレッドシートエディターは400以上の関数と数式を提供しており、データ分析にも適しています。ピボットテーブルやスライサー、スパークラインなどの様々な種類のデータ分析が利用できますので、ぜひお試しください。

また、データ検証などの機能も提供しており、様々な図表とか方程式、図形、画像、テキストアートとYouTube動画などのビジュアルを追加可能です。さらに「シートビュー」機能では、印刷する前にスプレッドシートがどのように印刷されるのかを確認できる「シートビュー」という機能も提供しています。もちろんマクロによる自動化という機能も備えているため、様々なマクロを使って仕事を効率的に行うこともできます。

次に、プレゼンテーションの「スライドエディター」を紹介します。編集とフォーマットツールを全てのセットで提供しているため、あらゆる種類のオブジェクトの作成とカスタマイズが可能です。また、トランジションやアニメーションなど豊富なコレクションを提供しています。そして図形やチャート、グラフ、表と方程式なども利用可能です。

また、記入可能なデジタルフォームのエディターも提供しています。デジタルフォームはテキスト文章とほぼ同じエディターですが、フォームのタブから様々なフィールドを追加でき、全てのデジタルフォームの編集も可能です。フィールドの種類としては、テキストフィールドはもちろん、コンボボックス、ラジオボタン、ドロップダウンリスト、チェックボックスなどが用意されています。

各フィールドにはフィールドの「プロパティ」機能があり、フィールドには幅広い設定が可能です。さらにPDFへの書き出しが可能です。その他にも、英語や日本語、中国語などの様々な言語で提供しているデジタルフォームのテンプレートライブラリーも提供しています。

さらに「PDFエディター」では、テキスト文書、スプレッドシート、スライドからPDFを作成可能です。コメントのタブからコメントの追加、ハイライトができるようになっています。また、ファイルの変換ツールも提供しているため、PDFファイルをdocx形式に変換することも容易です。

加えて、ONLYOFFICE Docsのプラグインのコレクションでは、ChatGPTやJitsi、Google translate、DeepLなど様々なプラグインを提供しています。ぜひお試しください。

ONLYOFFICE Docsには、ONLYOFFICEや公式パートナーが豊富なコネクタを開発しています。例えば、ownCloud やNextcloudなどのクラウドストレージに接続して文章を編集することも可能です。

ONLYOFFICE Docsのセキュリティツール

次に、ONLYOFFICE Docsのセキュリティツールをご紹介します。シングルサインオンなどの機能を提供しており、GDPR/HIPAA/コンプライアンスなどもサポートしています。また、アクセス権管理機能では、end-to-end暗号化なども提供しています。さらにJWTパスワードによる暗号化、ウォーターマーク、電子透かしなどの機能を提供しています。これらの機能は、クラウド版だけではなくてセルフホスティング版でも利用可能です。

クラウドベースのDocSpace

続いて、クラウドベースのONLYOFFICE DocSpaceについて紹介します。DocSpace ではルーム形式を採用しています。現在、「コラボレーションルーム」「パブリックルーム」「カスタムルーム」の3種類のルームを提供しています。次回のアップデートでは、よりセキュアな「プライベートルーム」を提供予定です。

ONLYOFFICE DocSpaceは、ONLYOFFICE Docsの全ての機能が利用でき、全ての種類のドキュメントのエディターがそのまま利用できます。また、ルーム管理者、パワーユーザー、編集者、フォーム記入用、レビュー用、コメンテータとビューアーなど柔軟なファイルアクセスを設定できます。

さらに、セキュリティツールの拡張セットでは、二要素認証（2FA）、信頼できるメールドメインの設定、IPセキュリティなどのセキュリティ機能を利用でき、データバックアップにも対応しています。

デモ事例で解説、スタートアップ企業の営業部門に最適な解決策である理由

さらに、スタートアップ企業の営業部門におけるONLYOFFICE活用のデモンストレーションを交えて、ONLYOFFICEが最適な解決策である理由を紹介しました。

営業部では顧客データや販売戦略など様々な重要な情報扱っています。そのため、データ漏えいリスクなどに対するセキュリティが必要です。クラウドサービスの利便性は否定できないメリットですが、顧客情報や営業ドキュメントをクラウド上で管理することは、セキュリティリスクを伴います。

また、競争力を維持するためには、できるだけ使いやすく、直感的な操作が可能なインターフェースが求められます。特に営業部門にとってはセキュアな文書コラボレーションは必要不可欠な要素です。

講演内では、ルームの作成、ユーザーの招待、社内コラボレーションなどの活用デモンストレーションを実施し、プレゼンテーションの作成、スプレッドシートでの顧客情報を管理する事例を紹介しました。

ONLYOFFICE DocSpaceでは様々なセキュリティ設定可能で、安心して利用可能です。その他にもユーザーの成功ストーリーを公式ブログでご紹介しています。興味がありましたら、ぜひご覧ください。

ONLYOFFICEの料金プランとしては、ONLYOFFICE DocSpaceが完全無料の「STARTUP」プラン、1管理者で1カ月当たり20ドルのクラウド版「BUSINESS」プランと1サーバー当たり6550ドルからの「ENTERPRISE」プランの3種類を用意しています。ENTERPRISEでは、接続数とサポートレベルによって料金が異なります。

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