ONLYOFFICE Workspaceの導入事例：KMF社内の効果的なコラボレーションプロセス

カザフスタンの大手マイクロファイナンス機関であるKMF社は、数年前にONLYOFFICE Workspaceを導入し、従業員に社内コラボレーションのための安全なオールインワンプラットフォームを提供しました。KMFのサービスサポート部ディレクターであるDenis Mantel氏は、その経験について次のように述べています。

KMF社について

KMF社は、25年以上にわたって市場で事業を展開しているMFI（マイクロファイナンス機関）です。KMF社の主なミッションは、カザフスタンにおける起業の促進、農村ビジネスの支援、女性起業家へのマイクロファイナンスの提供です。

1997年に設立されたKMF社は、現在、市場で主導的な地位を占める国内最大の企業です。KMF社のネットワークには15の支店と117の販売拠点があり、2,000人以上の従業員が働いています。

興味深いことに、KMF社はカザフスタンで国際的な資金援助を受けている数少ないMFIの1つである。同社は、グリーン・エコノミー・ファイナンス・プログラムにおいて、欧州復興開発銀行の最初のパートナーになりました。KMF社はまた、アジア開発銀行、国際金融公社（IFC）、プロパルコやその他の国際機関とも連携しています。

組織内の主な課題・要件

KMF社が2019年にONLYOFFICE Workspaceを導入する以前は、スタッフの作業時間の非効率的な使い方が大きな問題の一つでした。関連部署から多数のメールを受信した後、手作業でデータを入力することが多くありました。

この問題に効果的に対処するため、同社は従業員間のコラボレーションを促進する「Office 365」、「SharePoint」、「Citrix ShareFile」、「ONLYOFFICE Workspace」、4つのソフトウェアソリューションを検討しました。

同社は、適切なコラボレーションツールを選択する際に、以下の要素に注目しました：

• 社内ネットワーク内にデータを保存できること；
• Active Directoryをベースにした柔軟なアクセス権設定；
• 使いやすさと直感的なインターフェイス；
• 費用対効果やライセンス条件などです。

また、KMF社は独自のセキュリティ基準を持っているため、適切なソフトウェアには、統合ドメイン認証、ユーザーとグループに対する異なるレベルのデータアクセス、暗号化されたデータ転送のためのツールなどが期待されました。

各ソリューションの長所と短所を比較検討した結果、同社はONLYOFFICE Workspaceをテストし、その後購入することを決定しました。

ONLYOFFICE Workspaceが選ばれた理由

2019年の導入にあたり、ONLYOFFICEプラットフォームは、1年間の同時接続数200回という条件で、競合他社より数倍安かったです。これは、KMF社にとって重要な要素でした。

ONLYOFFICE Workspaceは、費用対効果の高さ以外にも、社内のセキュリティ基準に準拠し、共同作業に不可欠なツールをすべて提供していました。

そのため、テスト期間終了後、ONLYOFFICE Workspaceはユーザーから好評を博し、KMF社のローカルサーバーに導入されました。

ONLYOFFICE Workspaceが実現すること

現在、KMF社の従業員は、ONLYOFFICE Workspaceを利用して、各種報告書や業務計画書などの重要書類の作成・編集、規制文書のリアルタイムでの共著、タスクやプロジェクトの管理など、さまざまな業務に取り組んでいます。

その結果、スタッフがデータや文書を処理したりまとめたりする時間が大幅に短縮され、社員がより多くの時間を業務に充てることができるようになりました。社内の各部門がより早く情報を入手し、実際のデータに基づいてより迅速に意思決定を行うことができるようになりました。これらはすべて、会社の効率にプラスの影響を与える。

KMF社のスタッフにとって、このソリューションの最も便利な機能は以下の通りです：

• リアルタイムの文書共同編集；
• 柔軟なアクセス権限；
• プロジェクト管理。

成功への道のりの問題点

ONLYOFFICE Workspaceはスタッフから好評を博し、その有効性が証明されましたが、いくつかの問題もあります。

まず、数式対応に難がありました。ONLYOFFICEでさらに多くの作業を行うために、表計算機能の充実とExcelの数式への対応に期待しているようです。

第二に、クラスタを設定できるようにするには、別の種類のライセンスが必要であることです。

三つ目は、テクニカルサポートを別途Webサイトで購入することができない点で、これは必ずしも同社に適しているとは言えません。

しかし、これらの問題はすべて、文書コラボレーションとプロジェクト管理に関しては、車輪にスポークを入れるものではありません。

今後の予定

現在、KMF社におけるONLYOFFICEプロジェクトは、安定した足取りで進んでいます。ONLYOFFICE Workspaceの既存機能を利用し、今後は既存のONLYOFFICEコネクタを介してJira SoftwareやConfluenceなどの他サービスとの連携を検討していく予定です。

Denis Mantel氏は次のように述べています：

これまでのところ、ONLYOFFICE WorkspaceはKMF社の標準的なコラボレーションツールとなっています。社員は使い方を理解し、可能であれば日々の業務で使っています。我々は、他の組織にもONLYOFFICE Workspaceを間違いなく推薦しますし、すでに何度もそうしています。