¿Qué es una suite ofimática?

A todo el mundo le suena el término “suite ofimática”, pero con la cantidad de aplicaciones que existen en el mercado, es difícil saber qué es exactamente. Vamos a descubrir qué hace que una aplicación sea una suite ofimática y cómo elegir la mejor para tus tareas.

Suite ofimática: definición

El software ofimático es un conjunto de programas de productividad que se utilizan habitualmente para tareas laborales en un entorno de oficina, estudio, proceso creativo y otros fines. La suite ofimática te permite crear, gestionar y compartir documentos, comunicarte con tu equipo y organizar tu productividad.

En el trabajo, la gente utiliza las suites ofimáticas para crear y compartir todo tipo de documentos empresariales, crear contenidos creativos, gestionar y calcular datos, gestionar procesos legales y organizar todos los aspectos de la comunicación y la colaboración dentro y fuera de la organización.

En el ámbito de la educación y la investigación, las suites ofimáticas ayudan a redactar artículos, crear y realizar presentaciones, completar y revisar tareas, trabajar con datos de investigación y practicar diversas materias.

Incluso en casa, este tipo de software también encuentra su nicho. Por ejemplo, puedes organizar las finanzas domésticas, crear listas de la compra, gestionar documentos personales importantes, diseñar presentaciones de diapositivas con fotos familiares o incluso escribir tus propios e-books.

¿Cuáles son las suites ofimáticas más populares?

ONLYOFFICE Docs

ONLYOFFICE Docs es una suite ofimática colaborativa de código abierto que combina editores para documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. Tiene la máxima compatibilidad con los archivos de MS Office y ofrece todas las características profesionales de edición y colaboración que puedas necesitar en el trabajo, los estudios, la investigación o para uso personal.

ONLYOFFICE Docs se puede utilizar en la nube o desplegado en el entorno local, e integrado en cualquier plataforma de uso compartido de archivos. Si quieres añadir correo, gestión de proyectos, gestión de documentos, CRM y otras herramientas, puedes optar por una oficina colaborativa completa llamada ONLYOFFICE Workspace. Tienes a tu disposición aplicaciones de escritorio y móviles adicionales para trabajar desde donde quieras, en línea y sin conexión.

Hay disponibles tanto soluciones gratuitas para equipos pequeños como ediciones para empresas con escalabilidad, asistencia profesional y características de personalización.

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Google Workspace

Google Workspce, anteriormente conocido como G-Suite, es una oficina en línea de Google que incluye aplicaciones ofimáticas colaborativas que funcionan conjuntamente dentro de un ecosistema de herramientas de productividad.

Incorpora aplicaciones como Gmail para la comunicación por correo electrónico, Google Drive para almacenar y compartir archivos, y Google Docs, Sheets y Slides para crear y editar documentos, hojas de cálculo y presentaciones con múltiples herramientas de colaboración entre las que elegir.

Google Workspace está basado en la nube y ofrece tanto soluciones gratuitas para la colaboración individual y en equipo como planes de pago.

Microsoft Office

El ecosistema de aplicaciones ofimáticas de Microsoft es un popular software que ofrece programas para la edición de documentos y la colaboración, el almacenamiento de archivos, el correo, la gestión de proyectos y otras tareas. Hay dos ediciones del paquete ofimático diseñadas para diferentes estilos de trabajo.

La aplicación de escritorio llamada Office ofrece una funcionalidad más amplia e incluye todas las herramientas profesionales que puedas necesitar para editar tus archivos. Sin embargo, no es conveniente para la colaboración diaria en tiempo real. Office se ofrece como compra única bajo un plan de pago.

Office Online, que también forma parte de Microsoft 365 basado en la nube, tiene una funcionalidad limitada pero está diseñado para la colaboración en la nube. Puedes utilizarlo gratis con tu cuenta de Microsoft. Si necesitas otras aplicaciones de colaboración y productividad para tu empresa, puedes optar por la solución empresarial de pago Microsoft 365.

LibreOffice

LibreOffice es una suite ofimática gratuita y de código abierto que incluye un conjunto de aplicaciones: Writer para documentos de texto, Impress para edición de presentaciones, Calc para hojas de cálculo y Draw para diagramas y organigramas.

LibreOffice es gratuito y de código abierto, lo que lo convierte en la opción preferida de muchas personas y organizaciones. Sus formatos principales son OpenDocument, lo que garantiza la mejor compatibilidad posible con ODT, ODP y ODS, y también es compatible con los formatos de Microsoft.

LibreOffice no tiene características de colaboración y funciona estrictamente sin conexión y desde la interfaz de escritorio. Si necesitas trabajar de forma colaborativa, puedes optar por una suite en línea basada en LibreOffice llamada Collabora.

Zoho Docs

Zoho Docs es una suite ofimática colaborativa en línea para trabajar con documentos de texto (Writer), hojas de cálculo (Sheet), presentaciones (Show) y notas (Notebook). Se integra con otras aplicaciones de Zoho como Zoho CRM y Zoho Projects dentro de una plataforma unificada para la colaboración y la productividad.

Zoho Docs ofrece opciones gratuitas y de pago, por lo que es accesible para personas y empresas de todos los tamaños. El plan gratuito ofrece características básicas para uso personal, mientras que los planes de pago ofrecen características más avanzadas y almacenamiento adicional para empresas con mayores necesidades.

¿Qué programas incluye una suite ofimática?

Las suites ofimáticas suelen combinar varias aplicaciones o componentes que funcionan juntos y ayudan a crear y gestionar información con facilidad y eficacia. A menudo, su funcionalidad no se limita a la edición de documentos.

Procesador de textos

Se trata de la aplicación ofimática más utilizada, que permite crear archivos de texto en varios formatos, aplicar diseños y añadir objetos gráficos.

Editor de documentos en ONLYOFICE Docs:

Editor de hojas de cálculo

El editor de hojas de cálculo es un programa que permite organizar y visualizar datos electrónicos en formato de cuadrícula escalable, realizar cálculos, ordenar y filtrar información, construir gráficos y automatizar tareas mediante fórmulas y funciones.

Editor de hojas de cálculo en ONLYOFFICE Docs:

Editor de presentaciones

El editor de presentaciones es un programa informático que permite crear diapositivas para presentar información visual y textual a un público y hacer diapositivas con herramientas del presentador y distintos efectos.

Editor de presentaciones en ONLYOFFICE Docs:

Software para formularios digitales

Algunas suites incluyen una herramienta para crear formularios y plantillas utilizando campos configurables y proporcionando herramientas para rellenar estos documentos de forma cómoda y segura.

Creador de formularios en ONLYOFFICE Docs:

Visor de PDF

El visor de PDF es un software para visualizar e interactuar con archivos PDF (Portable Document Format) diseñado para una cómoda visualización de medios digitales y equipado con herramientas para anotar, revisar, rellenar y firmar digitalmente.

DMS

El sistema de gestión de documentos (“DMS” en inglés) es un lugar para almacenar, gestionar y compartir los archivos en línea.

Cliente de correo electrónico

El software para trabajar con el correo proporciona una interfaz para crear y agregar buzones electrónicos, recibir, enviar y gestionar correos electrónicos y contactos.

Calendario

El calendario en línea es una herramienta de planificación con calendarios personales y de grupo para programar y ver eventos, reuniones y plazos.

Otros instrumentos de la suite ofimática pueden incluir herramientas para la gestión de tareas, CRM, características sociales, mensajería instantánea, videoconferencia y muchos más.

¿Cómo elegir una suite ofimática?

Según las tareas, las necesidades de colaboración, el entorno de trabajo típico y el presupuesto, todo el mundo puede encontrar una solución óptima. Estos son los factores esenciales que hay que tener en cuenta a la hora de elegir el software más adecuado:

Funcionalidad

Debes tener claro qué aplicaciones y características necesitas para tu trabajo. En primer lugar, decide si necesitas aplicaciones de productividad y comunicación en un combo con las características de edición de documentos.

Compatibilidad

¿Con qué tipos de archivos trabajas más y qué contenido sueles utilizar en ellos? La compatibilidad de formatos es lo que afecta a la decisión final de la mayoría de los usuarios.

Características de colaboración

Antes de elegir un software con características de colaboración, debes saber a qué tamaño de equipo debe adaptarse y qué características de colaboración y comunicación necesita tu equipo.

Acceso en línea y desde escritorio

Algunas suites ofimáticas se ofrecen en línea con acceso a través del navegador, y otras existen como aplicaciones de escritorio. Aplicaciones como ONLYOFFICE Docs están disponibles en ambos formatos.

Aplicaciones móviles

Si viajas mucho y a veces necesitas ponerte al día urgentemente con tus tareas, una solución también debe incluir aplicaciones móviles conectables a tu nube.

Integración

¿Hay otras aplicaciones que te gustaría integrar con tu suite ofimática? Algunas ofrecen la posibilidad de conectar almacenamiento de terceros, exportar datos a sistemas CRM, enviar documentos con un cliente de correo personalizado y otras opciones.

Licencia y presupuesto

Hay aplicaciones gratuitas para el trabajo individual o en equipo, y planes de negocio para empresas y usuarios con mayores requisitos de seguridad, soporte técnico y mayor tamaño de almacenamiento. Las aplicaciones de pago pueden ofrecerse con una suscripción o una compra única.

No hay que olvidar que la mayoría de las aplicaciones de código abierto son gratuitas y ofrecen características muy adecuadas para las necesidades de las empresas.

Resumen

Las suites ofimáticas son nuestras herramientas cotidianas, ya sea en el trabajo o en casa. Con tantas formas de utilizar una, existen muchos tipos de aplicaciones ofimáticas que te ayudan a realizar todo tipo de tareas cotidianas que no se limitan a la edición de documentos y la colaboración.

Esperamos que esta guía básica te haya ayudado a entender qué es una suite ofimática y que ahora no te equivoques al elegir la que mejor se adapta a ti.