Disponible ONLYOFFICE DocSpace 3.1: rellenado de formularios basado en roles en salas VDR, plantillas de salas, gestión de invitados mejorada y mucho más

La actualización ONLYOFFICE DocSpace llega con unas 40 novedades y mejoras en toda la plataforma diseñadas para llevar tu experiencia de colaboración y gestión de documentos al siguiente nivel. Sigue leyendo para descubrir todas las novedades.

Rellenado de formularios basado en roles en salas de datos virtuales

Las funciones avanzadas basadas en roles han hecho su debut en las salas de datos virtuales, añadiendo una sólida seguridad a la vez que optimizan la eficiencia.

Invita fácilmente a los miembros de tu equipo y asígnales roles que se ajusten perfectamente a la estructura de tu empresa.

Dónde encontrar: VDR -> Formulario -> Empieza a rellenar

Controla el progreso en tiempo real con el seguimiento de rellenado de formularios. Sigue informado de los formularios que se han rellenado y los que quedan pendientes con facilidad.

Dónde encontrar: VDR -> Formulario -> Estado de rellenado

Finaliza los formularios sin esfuerzo y recupera las versiones completadas, garantizando siempre un proceso fluido y sin complicaciones.

Dónde encontrar: VDR -> Completado

Plantillas de salas que facilitan la usabilidad

Agiliza tu flujo de trabajo creando plantillas reutilizables directamente a partir de las salas existentes. Con unos pocos clics, puedes generar sin esfuerzo nuevas salas a partir de estas plantillas guardadas, ahorrando tiempo y aumentando la eficacia.

Dónde encontrar: Menú contextual de la sala -> Guardar como plantilla

Accede fácilmente a todas tus plantillas a través de la nueva pestaña específica de la sección Salas.

Dónde encontrar: Salas -> Plantillas

Uso compartido de salas más sencillo

Las salas públicas, personalizadas y para rellenar formularios ahora incluyen parámetros clave en sus URL para compartirlas al instante: ¡simplemente copia la URL del navegador y listo!

Dónde encontrar: Copia de la URL de la sala deseada

Mejor gestión de invitados

Uso compartido de invitados entre equipos. La colaboración con usuarios externos es ahora más eficaz. Comparte a los invitados con otros miembros del equipo generando y enviando un simple enlace. Aprueba o rechaza a los invitados compartidos y, una vez confirmados, aparecerán en tu lista de invitados para una comunicación y colaboración fluidas.

Dónde encontrar: Contactos -> Invitados -> Compartir invitado

Gestión dinámica de los roles de los invitados. Gestiona de forma flexible los privilegios de los invitados para mejorar el control. Cambia el tipo de invitado a Usuario, Administrador de sala o Administrador de DocSpace.

Dónde encontrar: Contactos -> Invitados -> Cambiar tipo

Del mismo modo, puedes convertir un Admin en Usuario o Invitado si es necesario. Al actualizar un tipo de Admin, sus salas y archivos se reasignan a otro contacto.

El nuevo Invitado tendrá acceso limitado a la sección Documentos, restringido a la lectura, descarga y borrado, permaneciendo esta sección accesible solo durante 30 días. Transcurrido este periodo, la sección Documentos dejará de estar disponible para los Invitados.

Más información sobre la gestión de usuarios e invitados en el Centro de ayuda

Gestión de archivos mejorada

Uso compartido rápido de formularios PDF. Comparte formularios PDF para rellenar directamente desde el gestor de archivos, sin necesidad de crear o compartir una sala. Esto ayuda a simplificar el proceso y acelera los flujos de trabajo.

Dónde encontrar: Documentos -> Formulario -> Rellenar -> Uso compartido rápido

Gestión de versiones de archivos y descargas

Elimina fácilmente las versiones de archivos específicos en el panel Historial de versiones.

Dónde encontrar: Menú contextual del archivo -> Mostrar historial de versiones -> Eliminar

Maneja con mayor flexibilidad los archivos protegidos por contraseña al descargarlos en un formato distinto al original:

• elimina el archivo de la lista de descargas;
• introduce la contraseña para continuar la descarga;
• descarga en el formato original (no se necesita contraseña).

Dónde encontrar: Archivo -> Descargar como -> Selecciona un formato distinto del original

Operaciones más fluidas. Disfruta de la visualización mejorada del progreso de las operaciones con archivos, que te mantiene informado en todo momento. Además, ahora tienes la opción de desactivar las ventanas emergentes de confirmación al cancelar subidas, lo que facilita aún más el proceso.

Dónde encontrar: Perfil -> Gestión de archivos -> No volver a mostrar la notificación de cancelación

Nuevos ajustes y personalización

Cifrado de almacenamiento. Activa el cifrado AES-256 para los datos en reposo en entornos autoalojados para garantizar la máxima seguridad.

Dónde encontrar: Administración de espacios (Servidor DocSpace) -> Configuración -> Almacenamiento

Integración de usuarios más rápida. Desactiva la verificación del correo electrónico para los usuarios añadidos a través de LDAP o Single Sign-On.

Dónde encontrar: Integración -> LDAP / Single Sign-On

Región de almacenamiento de datos. Comprueba fácilmente la región de almacenamiento de datos designada para tu nube de DocSpace para una mayor transparencia.

Dónde encontrar: Gestión de almacenamiento

Configuración profunda de enlaces. Al trabajar con documentos en navegadores móviles, los usuarios pueden elegir entre abrir los archivos en el navegador o directamente en la aplicación móvil, o agilizar la experiencia al desactivar esta opción.

Dónde encontrar: Personalización -> General

Nuevos ajustes para desarrolladores

Desencadenadores para webhooks. Utiliza desencadenadores de lectura para acciones como la creación de usuarios o salas, la carga o eliminación de archivos, el desplazamiento de carpetas, etc. Además, ahora los administradores pueden ver fácilmente todos los webhooks creados en un solo lugar.

Dónde encontrar: Herramientas de desarrollo* -> Webhooks

Ajustes mejorados para la incrustación. Elige entre integración HTML, JavaScript o NPM para obtener más flexibilidad y simplicidad que se adapte a las necesidades de tu proyecto.

Dónde encontrar: Herramientas de desarrollo* -> SDK de JavaScript

*Ojo: La sección Herramientas de desarrollo es ahora accesible a todos los usuarios, excluidos los invitados.

Nombre de marca. Personaliza DocSpace en varios clics: introduce el nombre de tu marca para que se muestre y genera logotipos personalizados directamente a partir del texto para una experiencia personalizada.

Dónde encontrar: Personalización -> Marca

Cómo utilizar las nuevas funciones

Ve gratis nuestro webinar detallado para aprender a trabajar con las nuevas funciones:

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