Todo sobre el formato condicional de una celda dependiendo del valor de otra

¿Quieres resaltar algunos datos en tus hojas de cálculo de Excel o diferenciar unas celdas de otras según la información mostrada en cada una de ellas? Entonces el formato condicional es lo que definitivamente necesitas. En este artículo descubrirás qué es el formato condicional de una celda dependiendo de otra y cómo aplicarlo correctamente para conseguir tus objetivos.

¿Qué es el formato condicional?

El formato condicional es una de las herramientas más utilizadas en las hojas de cálculo porque permite aplicar un determinado formato a las celdas según las condiciones que cumplan. De este modo, puedes ver fácilmente si el valor de una celda cumple una serie de requisitos predeterminados de antemano, ya que el patrón de formato elegido se aplicará automáticamente.

Esto te permite identificar tendencias o datos incorrectos a primera vista. Esta herramienta también ofrece la posibilidad de resaltar determinadas celdas, lo que facilita el trabajo con grandes cantidades de datos.

Esto es lo que puedes hacer utilizando esta herramienta:

• Visualizar los valores. Todos los datos de un rango de celdas pueden resaltarse según la correlación entre ellos. En este escenario, que se utiliza con frecuencia en Excel, el aspecto de las celdas se basa en el tamaño de los valores. Si no corresponden al rango establecido, se resaltarán en color.
• Filtrar los valores. Puedes crear una lista de valores únicos ocultando los duplicados que pueden ser eliminados posteriormente si es necesario.
• Comprobar los datos. El formato condicional es ideal si quieres comprobar que los datos de tu hoja de cálculo son correctos. Te permite establecer ciertas condiciones para que sólo se resalten las celdas que quieres encontrar.

Esta herramienta se utiliza en los sectores de finanzas, ventas, administración bancaria, investigación, contabilidad y otros campos de trabajo.

Mira esta breve vídeo que explica cómo procesar los datos numéricos y textuales en ONLYOFFICE Docs:

Aquí puedes ver cómo resaltar las celdas con colores, añadir iconos y barras de datos:

Acerca del formato condicional de una celda dependiendo del valor de otra en hojas de Excel

En el caso de una base de datos enorme, puede ser necesario formatear algunas celdas en función de otras. Para ello, puedes utilizar el formato condicional para comprobar el valor de una celda y aplicar su formato a otras, en función del valor de esa celda. Por ejemplo, si los valores de una columna son mayores o menores que el parámetro requerido, todas las celdas de datos de la misma fila se marcarán con un determinado color.

Esto es lo que se llama el formato condicional igual a otra celda. Utilizando esta función, puedes establecer diferentes reglas de formato para tus hojas de cálculo de Excel.

Ahora vamos a ver cómo aplicar esta herramienta utilizando algunos ejemplos de la vida real.

Formato condicional basado en un número en otra celda

Imagina que diriges una tienda de informática que vende hardware y software. Tienes muchos pedidos de tus clientes y quieres saber cuántos pedidos grandes tienes que completar. Un pedido grande vale 1.000 dólares o más.

Para ello, necesitas un software de edición de hojas de cálculo. Vamos a ver cómo aplicar el formato condicional igual a otra celda en hojas de Excel usando ONLYOFFICE Docs como ejemplo.

La siguiente tabla muestra información sobre los clientes y lo que piden. La columna H muestra la suma de cada pedido. Todas las celdas están resaltadas si sus valores son mayores o iguales a la cantidad de un pedido grande mostrado en la J2.

Para crear esta regla básica, sigue estos sencillos pasos en ONLYOFFICE Docs.

Paso 1. Selecciona las celdas de datos

Para crear una regla, necesitas seleccionar las celdas de datos en el rango requerido (por ejemplo, H2:H23). A continuación, tienes que abrir Formato condicional haciendo clic en el icono correspondiente de la pestaña Inicio. Después, elige Valor es y Mayor o igual que. Dependiendo de tus necesidades, puedes elegir otros parámetros de la lista.

Alternativamente, puedes seleccionar los datos en el rango requerido y acceder al formato condicional a través del menú contextual.

Paso 2. Establece la nueva regla de formato

El paso 1 te permite abrir la ventana Nueva Regla de Formato. Aquí puedes elegir los criterios de resaltado y los parámetros necesarios.

Haz clic en Seleccionar datos para elegir el valor de la celda de comparación. Puedes introducir =$J$2 en el cuadro de entrada o elegir la celda J2 manualmente con el ratón. Haz clic en OK.

Después, puedes elegir uno de los preajustes listos para usar o crear un patrón de formato único ajustando la fuente, el color del texto y la configuración de los bordes. La opción de vista previa te permite ver el aspecto que tendrá tu patrón. Cuando todo esté listo, haz clic en OK.

Eso es todo. Ahora todos los pedidos que valen 1.000 dólares o más están resaltados, y puedes contarlos fácilmente.

Cómo trabajar con el texto

El formato condicional también permite trabajar con valores de texto. Vamos a analizar un ejemplo. Imagina que necesitas formatear una determinada columna o varias columnas cuando otra celda de la misma fila contiene una determinada frase o palabra. En este caso, puedes utilizar la fórmula SEARCH, que no distingue entre mayúsculas y minúsculas, o la fórmula FIND, que distingue entre mayúsculas y minúsculas. Estas fórmulas son ideales para las coincidencias parciales.

Por ejemplo, necesitas encontrar la palabra “licencia” para saber cuántas licencias de diferentes tipos (ilimitadas, de 3 años, de 1 año, etc.) han pedido tus clientes. Para dar formato a las celdas o filas seleccionadas si una celda correspondiente de la columna C contiene la palabra “licencia”, utiliza la siguiente fórmula:

=SEARCH("license", $C2)>0

Para ello, selecciona las celdas necesarias, elige Formato condicional en la pestaña Inicio, selecciona Fórmula, introduce la fórmula anterior en el campo correspondiente, selecciona uno de los preajustes y haz clic en OK. Ten en cuenta que esta fórmula encontrará todas las celdas de este tipo, y no importa dónde se encuentre el texto especificado en una celda.

Ahora puedes ver que todas las celdas que contienen la palabra “licencia” están resaltadas, por lo que puedes contar fácilmente el número total de las distintas licencias que hay que comprar.

Cómo eliminar una regla de formato condicional en una hoja de Excel

Con ONLYOFFICE Docs, puedes crear varias reglas y editarlas en cualquier momento. Por ejemplo, si ya no necesitas el formato condicional y quiere eliminar la regla existente, sigue estos pasos:

• Abre Formato condicional en la pestaña Inicio o utiliza el menú contextual;
• Selecciona Gestionar reglas en la parte inferior de la lista;
• Haz clic en Mostrar reglas de formato para y selecciona Esta hoja;
• Elimina la regla requerida haciendo clic en el botón correspondiente;
• Haz clic en OK.

Como alternativa, puedes borrar todo el formato condicional de tu libro de Excel utilizando la opción Borrar Reglas. Para acceder a ella, haz clic en Formato condicional en la pestaña Inicio y elige lo que necesites:

• Selección actual;
• Esta hoja;
• Esta tabla;
• Este pivote.

ONLYOFFICE Docs viene con un potente editor de hojas de cálculo que te permite aplicar varios estilos de formato (color, fuente, bordes), resaltar y ordenar los datos según los criterios requeridos, así como crear tus propias reglas de formato para diferentes ocasiones. Prueba ONLYOFFICE Docs ahora y haz uso del formato condicional igual a otra celda:

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Conclusión

Como puedes ver, el formato condicional de una celda dependiendo del valor de otra no es tan difícil de dominar como podría parecer. Todos los principios básicos son bastante simples, y un poco de práctica te ayudará a especificar tus propias condiciones y aplicarlas a ciertos rangos de celdas con facilidad.