如何使用 ONLYOFFICE 协作空间，让休假申请流程自动化

自 2.6 版本起，ONLYOFFICE 协作空间引入了表单填写房间，旨在简化可填写文档的处理流程。我们决定使用此房间来让休假申请流程自动化，从而提升员工及会计部门的工作效率。

阅读本文，了解如何实现休假申请流程自动化以及其带来的诸多益处。

问题：手动申请流程

疫情结束后，我们的团队全面转向远程工作模式。此外，由于我们公司在全球各地开展业务，并非所有地点都具备现成的自动化流程解决方案。以塞尔维亚分公司为例，整个休假申请流程就完全依赖手动操作，员工不得不使用打印的表格，并且通常需要亲自提交申请。

因此，提交休假申请是一个繁琐且耗时的过程。员工需从共享文件夹中找到模板，通过电子或手写形式进行填写，然后打印并签名，接着将签署好的文档扫描或拍照，最后发送给会计部门。会计部门则需手动将这些信息录入电子表格以存档。

整个过程不仅效率低下，而且容易出错，让员工和会计团队感到头疼不已。

解决办法：表单填写房间

ONLYOFFICE 协作空间 2.6 版本引入了表单填写房间，旨在简化可填写文档的流程。用户可上传 PDF 表单并提交填写，期间仅能编辑可填写字段。该功能支持进度追踪，并能自动汇总结果至电子表格中，便于详细分析。

成果：目前流程是如何运作的

在 ONLYOFFICE 协作空间中引入表单填写房间后，我们完全改变了休假申请的流程。

模板集中访问：员工现可通过内部协作空间中的表单填写房间，直接访问并填写申请表。在房间内，他们可以在 PDF 表单中填写必填字段，例如姓名、休假日期和签名。

简化提交流程：员工无需打印、手动签名，只需点击一下即可在线填写表格并提交。

简化数据管理：填写完表格后，所有数据会自动汇总到一个表格中，该表格收集了计算休假开支所需的所有数据，省去了手动查阅单个表格的步骤，显著提升了处理效率。

这种自动化流程为我们公司带来了诸多好处：

• 节省时间：员工和会计的行政工作时间显著缩短。
• 提高准确性：整合的数据降低了错误率并简化了规划流程。
• 可扩展性：表单填写房间能够轻松适配其他表格和工作流程。

展望未来

该项目的成功促使我们进一步扩展系统。目前，我们正在测试其他管理流程的自动化方案，例如证书生成与员工订单处理。未来，我们计划创建互联的工作流程。例如，根据提交的休假申请自动生成表单。

在开发方面，我们计划提升在 Excel 中打开合并表的速度。此外，我们正在努力增加签名类型。目前，员工可通过插入图片来签署休假申请，未来我们将增加数字签名选项。

如何设置表单填写房间

如需使用 ONLYOFFICE 协作空间中的表单填写房间来自动化休假申请流程，可参照以下专为会计团队设计的步骤：

步骤 1：创建表单填写房间

登录 ONLYOFFICE 协作空间或创建新帐户，然后点击“新建房间” -> “表单填写房间”。

输入房间名称，例如“请假申请”或“人力资源表单”，并根据需要添加标签和图标。完成后，点击“创建”。

步骤 2：上传 PDF 表单

如果已有现成的表单，请上传到相应房间。步骤：操作 -> 上传 PDF 表单 -> 来自协作空间/来自设备。

如果没有表单，您有两种选择：

• 设计新表单：使用 ONLYOFFICE 编辑器创建一个带有可填写字段的表单，用于填写员工信息、休假日期和签名。
• 使用模板：浏览 ONLYOFFICE 协作空间中集成的免费模板库，选择相应需求的模板并进行自定义，以符合您公司的政策。对于塞尔维亚分公司，可直接使用我们提供的现成表单。

步骤 3：共享表单

为快速共享表单给员工，您可在上传表单至房间后，立即生成并复制公共链接，该选项会显示在窗口中。只需点击“复制公共链接”即可将其复制到剪贴板。拥有此链接的用户均可访问房间并填写表单。

步骤 4：跟踪进度

在表单填写房间中管理归档流程：PDF 表单上传后，会计部门将自动接收电子邮件通知。

房间默认设有两个文件夹： “正在处理中”文件夹用于存放员工填写中的表格副本；“完成”文件夹则用于存放员工已提交的表格副本。

步骤 5：利用合并数据

所有数据将自动汇总到一个 Excel 表格中。您可在“完成”文件夹中找到此文档，轻松计算休假工资及进行其他会计操作。

如此一来，您便无需打开单独的表格，既节省了时间又确保了准确性。

试用 ONLYOFFICE 协作空间

使用表单填写房间，您不仅可以更方便地进行申请流程，还可以优化组织中任何与表单相关的工作流程。试用协作空间，亲自体验它的优势：

免费试用云端版

如果您想全面管理公司数据及员工信息，请下载服务器版本：

服务器版本