如何在 ONLYOFFICE 中协同编辑 PDF 表单：简明指南

8.2的更新显著改善了 ONLYOFFICE PDF 编辑器的功能，并带来了多项实用功能，如直接编辑原始 PDF 文件而无需另存副本，以及实时 PDF 协作功能。这些更新同时也极大地简化了 PDF 表单的共同编辑过程。在本文中，您将了解如何快速创建 PDF 表单并实现实时协作。

准备

要开始使用 ONLYOFFICE PDF 表单，最简单的方法是注册一个免费的 ONLYOFFICE 协作空间帐户，并登录云端个性化文档管理平台。如果您对数据安全及隐私有更高要求，也可以选择在 Linux 或 Windows 服务器上部署协作空间：

注册在线版         本地部署版

另外，如果您集成了 ONLYOFFICE 文档，可以在现有平台内直接共同编辑 PDF 表单。目前，我们提供超过 40 种可用的集成，例如 Netxcloud、ownCloud、Redmine、WordPress、Alfresco、Confluence、Odoo 等。您可以从我们的网站下载适用于您平台的即用型连接器，如果尚无集成应用程序，也可通过 API 或 WOPI 接口集成 ONLYOFFICE 套件。

现在，让我们以 ONLYOFFICE 协作空间为例，了解在线协作的流程以及如何共同编辑 PDF 表单。

步骤 1. 创建 PDF 表单

ONLYOFFICE 协作空间作为基于房间的协作平台，要求您先创建一个房间，在该房间中协作编辑 PDF 表单并邀请其他用户加入。为此，请转到“房间”部分，并单击左上角的“+”图标。

接下来，选择合适的房间类型。对于协作目的，建议选择“协作房间”。输入房间名称，根据需要添加标签或图片，然后点击“创建”。

创建协作房间后，即可创建 PDF 表单。您可以从本地设备上传文件，或点击左上角的 + 图标，并选择 “PDF 表单”来新建文件。如果选择新建，系统将提示您：创建空白 PDF 表单，将现有的 DOCX 文件转换为表单，或从表单模板库中选用模板。

ONLYOFFICE 库包含大量 PDF 模板，适用于各类商务场景，如法律合同、协议、简历和待办事项列表等。如果您喜欢其中任一模板，只需右击并选择“创建”即可。

无论您选择哪种方式创建 PDF 表单，都需输入其名称并点击“创建”。至此，您的首个 PDF 表单已创建成功，可以继续后续操作。

步骤 2. 邀请其他人一起协作

现在，您的 PDF 表单已就绪，接下来邀请其他人加入协作房间。受邀者将能访问房间内的所有文件，并根据其权限执行相应操作。

要邀请他人，请点击左上角的三个点图标，选择“邀请用户”。在新窗口中，您可以通过自我授权链接邀请，也可手动输入已加入协作空间用户的姓名，或未注册用户的电子邮件进行邀请。

在这两种邀请方式中，都需要为每位受邀者分配权限。协作空间提供多种权限选项：

• 房间管理员：可管理房间、邀请新用户并为其分配角色；
• 高级用户：可在房间中创建新文件，但没有管理用户的权限；
• 可编辑：可对现有文件执行编辑操作，但不能创建新文件；
• 可查看：只能查看文档。

请注意，部分权限需付费使用。要了解有关协作空间权限的更多信息，请访问帮助中心查阅本指南或观看以下视频：

完成邀请并设定好访问权限后，即可开始共同编辑。

步骤 3. 编辑 PDF 表单

使用 ONLYOFFICE PDF 编辑器，您可将 PDF 表单轻松转换为文本文档。借助各种编辑和样式工具，您可以自定义表单外观，如使用不同字体、调整字号、选择预设样式、插入表格、图片、形状等元素，设置边距，添加目录和交叉引用等功能。

ONLYOFFICE 表单创建工具的一大亮点在于其支持多种字段类型。编辑表单时，您可以从“表单”选项卡中选择以下字段类型：

• 文字段落；
• 下拉式方框；
• 下拉菜单；
• 复选框；
• 单选按钮；
• 图片；
• Email 地址；
• 电话号码；
• 日期和时间；
• 邮编；
• 信用卡；
• 复杂字段。

此外，8.2 版本新增签名字段类型，让您能够使用图片在 PDF 表单上签名。

每个字段均设有占位符或提示等属性，便于我们快速填写表格。此外，还能为字段分配收件人角色，即指定谁需填写 PDF 表单中的特定字段。每个收件人角色以不同颜色标记，用户可直观识别需填写的字段。

步骤 4. 使用 ONLYOFFICE 协作功能

与其他人共同编辑表单时，“协作”选项卡上提供的各种功能，能让共同编辑过程更加方便。在 ONLYOFFICE 中，您可以：

1.在两种共同编辑模式之间切换。您可以使用快速模式实时在线共同编辑表单，该模式会在更改后即刻显示所有更改，或者在严格模式下私下工作，并在点击“保存”后向他人显示您的编辑。

2.发表和管理评论。协作时，您可以发表评论以进行讨论，并通过 @ 符号提及其他用户。同时，您还可以管理评论，对其进行排序或删除。

3.与其他协作用户交流。沟通是成功合作的关键，因此 ONLYOFFICE 让您能在表单内通过集成聊天直接发送文本消息与协作用户交流。此外，您还可以启用 Jitsi 或 Rainbow 插件，进行实时视频会议。

4.实时跟踪更改。使用“跟踪更改”功能，您可以实时查看其他协作者的修改，并逐个或批量接受或拒绝这些更改

5.管理 PDF 的所有版本。借助版本历史记录功能，您可以查看各个版本的创建者及其创建时间，并在需要时恢复之前的版本。

步骤 5. 将表单复制到表单填写房间

现在，您的 PDF 表单已准备就绪，可将其复制到协作空间中的表单填写房间。此房间类型是在 ONLYOFFICE 协作空间 2.6 中引入的，以便简化可填写表单的过程。用户可在表单填写房间中上传或复制 PDF 表单并提交。使用时，只需填写字段并发送完成的表单即可，所有结果和收集到的回复都会自动汇总到单独的电子表格中。此功能非常适合组织和管理基于表单的任务。

要将表单复制到表单填写房间，只需点击右上角的“共享和收集数据”按钮即可，然后选择或新建一个房间并点击“在此复制”。

要了解有关 ONLYOFFICE 协作空间中的表单填写房间及其工作原理的更多信息，请阅读我们博客中的相关文章。

如何在其他集成中共同编辑 PDF 表单

ONLYOFFICE 协作空间并非协作处理 PDF 表单的唯一途径。如果您通过相应的连接器将 ONLYOFFICE 文档实例与业务平台集成，也可实现此功能，但操作方式略有不同。

要开始协作过程，您只需创建 PDF 表单，并通过平台的共享设置与其他人共享即可。例如，ONLYOFFICE 文档和 ownCloud 集成，能让您轻松创建空白 PDF 表单，或将 DOCX 文件转换为 PDF 表单。创建后，利用 ONLYOFFICE 编辑器提供的协作功能，可与其他 ownCloud 用户实时共同编辑它。

8.2 版本：新功能

想探索最新版本 ONLYOFFICE 文档的更多功能吗？阅读本文或观看以下视频：