如何在 ONLYOFFICE 协作房间中使用表单填写房间

在2.6版本，ONLYOFFICE 协作空间首次推出了表单填写房间，让表单的填写、管理和填写更简单。能够轻松跟踪作业、问卷调查、调查和其他文档的完成情况。此外，它会自动收集填写的数据到电子表格中，让分析数据更方便。下面一起了解什么是表单填写房间及其使用方法。

什么是表单填写房间

表单填写房间是 ONLYOFFICE 协作空间中专为处理表单而设计的类型。支持上传 PDF 表单并分享填写，用户仅具有字段填写权限。还能跟踪进度、将数据自动收集到电子表格中便于进一步分析。此功能对于以表单为主的任务很实用。

例如，要在会议后收集参会者的反馈，就可以创建表单填写房间，上传表单并与大家共享。还可以跟踪谁已开始填写表单、谁已完成表单，然后自动将所有人填写的数据整合到一个电子表格中，以便查看和分析。

主要功能

共享 PDF 表单

可以将此房间中的表单分享给协作空间用户、以及仅具有填写字段权限的用户。因此，填写表单的人无法更改文档。

对于没有协作空间帐户的外部用户，可以通过分享外部链接为他们提供访问权限。

跟踪表单进度

提交表单后，可以通过两个新文件夹跟踪其进度，它们显示在您的房间中：“完成”和“正在处理中”。根据每个用户的表单完成状态，会将其副本放在相应的文件夹中。

• 正在处理中：显示正在进行填写的表单（用户已开始填写但尚未完成的表单）
• 完成：显示已填写的表单（用户点击了“完成”并“提交”）

所有人完成并提交表单后，这些表单会显示在“完成”板块。这样，您可以在一个地方查看、管理所有提交的表单。

分析数据

所有人填写的数据会自动收集到一个电子表格中，便于数据分析和报告。

在电子表格中，可以呈现数据、过滤数据、使用数据透视表分析数据，并根据数据创建图表。如需更高级的分析，请使用内置的 AI 助手。

如何使用表单填写房间

下面我们以收集应聘人员信息为案例，来展示如何使用表单填写房间。

第一步：准备 PDF 表单

首先，我们需要准备一个 PDF 表单。在 ONLYOFFICE 协作空间中，您可以使用内置的 PDF 编辑器创建具有不同字段的表单：文本、下拉列表、复选框、单选按钮、下拉列表等。

为了让表单填写更快捷，可以进行字段设置。设置字段大小、格式、允许的字符、字符限制、字体和必填字段。也可以为字段设置填写人角色，并以特定颜色突出显示，这样其他用户就能够直观地知道他们应该填写哪些字段。

ONLYOFFICE 还提供免费的表单模板。可以下载后在 PDF 编辑器中进行修改。

第二步：创建表单填写房间

接下来请建立一个新的表单填写房间，在那里管理我们的表单。

单击“新建房间”按钮 -> 表单填写房间。

然后输入房间名称，并按需添加标签和图标。单击创建。

第三步：添加 PDF 表单

在创建的房间中，添加要填写的表单。可以上传自己准备好的 PDF 表单，也可以使用现成的模板。

转到操作 -> 上传 PDF 表单 –> 从协作空间 / 从设备

或者，操作 -> 从模板库中选择

第四步：分享要填写的表单

将用户在表单填写房间中开始填写表单。使用不同选项，邀请内部成员或外部用户。

• 与外部用户共享表单：生成并复制公共链接。将表单上传到房间后，单击“复制公共链接”就可以发给外部用户使用了。任何拥有此链接的用户都可以打开房间并填写表单。

您也可以点击房间名称旁边的“共享房间”。

• 与内部用户共享表单：单击顶部的三点图标 ->邀请用户。

输入电子邮件或用户名，然后从列表中进行选择。

权限请选择“表单填写”。此外，选择用户接收邀请的语言。然后发送邀请。

然后用户将会看到可填写的房间，还有可以的填写表单。

第五步：跟踪表单进度

您可以跟踪正在填写的表单的状态。系统根据表单的完成状态，将表单分为不同的类型：“正在处理中”和“完成”。

可在房间中单独的文件夹里，看到这两个板块。

当用户开始填写表单时，其副本将显示在“正在处理中”。

当用户通过单击“完成并提交”，提交已完成的表单时，表单的副本会自动显示在”完成“板块中。

第六 步：管理数据

如上所述，所有完成的表单将自动显示在“完成”板块中。此外，您还将看到一个电子表格，该电子表格会自动汇总从表单中收集的数据。

在文件中，每一行都反映一个表单的数据，各列对应于字段。然后，在电子表格编辑器中，您可以分析数据，并创建图形和报告。

就是这样，整个过程非常容易。它使数据收集变得更加简单，并使您免于手动处理多个副本。

尝试在 ONLYOFFICE 协作空间中填写表单

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观看下方视频，了解如何使用新功能：