什么是PDF文件？

PDF 是有史以来最常用的文件格式之一，它可以允许共享和访问文档，同时保持其内容完好无损。阅读本文，了解如何打开、创建、编辑和转换 PDF 文件。

PDF 是如何产生的？

PDF 代表可移植文档格式。它是 Adobe 在 1990 年代开发的一种文件格式，用于以独立于应用程序软件、硬件和操作系统的方式呈现文档，包括文本格式和图像。

PDF 的想法来自于需要在不同的计算机系统之间共享文档，而不会丢失原始文档的格式或布局。在使用 PDF 之前，由于不同的系统使用不同的字体和格式方法，因此在不同系统之间共享文档通常会导致格式问题。Adobe 开发了 PDF 来通过创建通用格式来解决这个问题。

PDF 格式的优缺点

有人可能更喜欢 PDF 而不是其他文件类型有几个原因：

• 通用兼容性：PDF 可以在任何系统上打开和查看，无论软件或硬件如何。这使它们成为跨不同系统共享文档的理想格式。
• 保留格式：PDF 保留原始文档的格式和布局，包括字体、图像和颜色。这可确保文档在任何系统上看起来都一样。
• 安全性：PDF 可以加密和密码保护，使其成为共享敏感文档的安全格式。
• 交互式元素：PDF 可以包含交互式元素，例如超链接、按钮和表单，使其成为各种文档的通用格式。
• 可打印：PDF 可以轻松打印，使其成为需要打印的文档的便捷格式。
• 数字签名：PDF 可以进行数字签名，使其成为以电子方式签署文档的安全格式。

尽管我们必须了解这种格式的一些缺点：

文档转换：从 PDF 转换为其他格式（如 MS Word 或纯文本）可能会导致格式化挑战。复杂的布局、字体和图像可能无法准确翻译，需要手动调整并消耗宝贵的时间。

编辑 PDF 是一项挑战，因为它们专注于保留原始布局和格式。这种保留使得在没有专门软件的情况下很难进行快速修改，从而导致挫败感和需要事先转换为可编辑的格式。

当不同的软件版本与 PDF 文档交互时，可能会出现兼容性问题。较旧的阅读器可能不支持最新的 PDF 功能，从而导致潜在的渲染问题。

从 PDF 中提取数据（如表格或表单）并不简单。这种限制限制了它们在高级用途上的实用性，通常需要手动输入数据或额外的软件工具进行自动处理。

如何打开 PDF？

打开 PDF 文件非常容易。如果您已经在 PC 上下载了文档，则可以决定是使用适当的程序打开它还是在网页上显示它，但是现在大多数浏览器都会在新窗口中打开该文件，因此您不需要安装任何 PDF 查看器。这意味着，如果您需要查看在网络上找到的 PDF 文件，您不一定需要将其下载到您的计算机上才能查看它，从而节省时间和空间。

不过，如果您的计算机已经足够旧，您可以考虑购买 PDF 阅读器。PDF 文件的创建者 Adobe 提供了本机软件 Acrobat Reader，它显然可以很好地使用这种格式，但其附加选项大多是收费的。

还有数以千计的其他选项，最常用的选项是SumatraPDF，LightPDF和 Nuance PDF 阅读器。

ONLYOFFICE 提供了一个 PDF 编辑器，可以在线和离线打开和阅读文件：即在 PC 上下载编辑器或直接在 ONLYOFFICE 协作空间中工作。

如何编辑 PDF？

正如我们之前所说，PDF 主要用于阅读和共享，但有时您可能需要编辑文件以填写表单、签署文档、为部分文本添加下划线等。为此，有一些解决方案可以帮助大家。

同样，Adobe 的原生 Acrobat 可以执行所有任务，但在购买额外功能时，该程序非常昂贵。

Canva 是另一个受欢迎的网站，还有 Sejda PDF 编辑器和 PDFgear。

ONLYOFFICE 的 PDF 编辑器是一个有效的替代方案，支持突出显示、下划线和划掉文本，留下评论并直接在 PDF 上绘图。在此编辑器中还可以填写现成的 PDF 表单。

从头开始创建

创建 PDF 很容易，并且有不同的方法可以做到这一点，具体取决于编辑器和您使用的设备。

让我们用 ONLYOFFICE 文档编辑器举一个例子。

最简单的方法是通过单击选项卡将文档另存为PDF 文件->另存为 -> PDF。

第二种方法不仅对编辑器有用，而且当您想从网络上下载文档时也很有用，那就是打印方法。

在“文件”选项卡中，我们单击“打印”，然后单击“打印为PDF”。在浏览器中，单击打印机图标，然后单击目的地 ->另存为 PDF。

如何在 PDF 中使用可填写的表单？

创建一个 PDF 表单，让大家可以填写他们的信息。ONLYOFFICE 文档有一个 PDF 表单生成器，可以帮助您轻松快速地创建表单。让我们看看如何做到这一点。

在编辑器中，选择创建新的 PDF 表单。

打开文档后，创建文档的文本布局，然后添加在“表单”选项卡的工具栏中找到的可填写表单。

添加字段后，您将在右侧边栏上看到字段属性。在这里，您可以调整参数以确定可以在字段中输入哪种类型的文本（或仅数字）。

文档准备就绪后，将其另存为 PDF。在工具栏中，您将找到此选项以使该过程更容易。

观看有关最新版本 ONLYOFFICE 的视频，其中添加了我们刚才提到的功能。

如何转换 PDF 文件？

正如我们在 ONLYOFFICE 编辑器的例子中看到的那样，从文本文档创建 PDF 文件非常简单;只需将文件保存为所需的格式即可。然而，相反的做法，即将 PDF 转换为 DOCX 文本文档，并不是一个立竿见影的过程，因为 PDF 包含的元素可能无法保持完整。

有一些特殊的工具可以让您毫无风险地将 PDF 转换为 DOCX，同时保留格式。其中一些是原生的 Adobe Acrobat、PDFelement、Xodo 等。

除了已经提到的 PDF编辑器外，ONLYOFFICE 还有一个完全免费的在线转换器，您可以在其中将DOCX文档转换为PDF，反之亦然。

如何用密码保护PDF？ 

正如我们一开始所说，PDF 文件可以加密和密码保护以增加安全性，对于那些必须共享机密信息的人来说，这是一个非常必要的功能。设置密码后，您和接收文件的人只能通过输入此代码来打开文档。

让我们看看如何使用 ONLYOFFICE 文档对 PDF 进行密码保护。

首先，打开要保护的文件。

然后单击“文件”->“保护”->“添加密码”。

输入所需的密码，在下方字段中再次输入，然后单击“确定”。

您已设置密码。下次打开文件时，系统会要求您输入代码。如果需要，可以在文件 -> 保护 -> 更改密码/删除密码中更改或删除它，但您必须先输入旧密码。如果您忘记了密码，您将无法再访问该文件。

现在您对 PDF 格式、它是什么、何时以及为什么使用它以及如何创建它有了更多了解。如果您需要使用这种格式，您可以立即使用 ONLYOFFICE 编辑器提供的工具。

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