德国商业基金会如何借助 ONLYOFFICE 与 Nextcloud 管理其资助流程

德国商业基金会（Stiftung der Deutschen Wirtschaft）在业务实践的过程中搭配使用了 ONLYOFFICE 文档与 Nextcloud。这一举措帮助其在基金会员工、导师以及资助对象间建立起了高效工作流。IT 管理员 Jean Claude Granval 将在本文中介绍相关经验。

关于 SDW

SDW，即“德国商业基金会”，全称为“Stiftung der Deutschen Wirtschaft”，是发源于德国柏林的教育社区倡议。基金会与其合作伙伴携手，积极地承担起推动年轻一代实现发展的责任。

SDW 目前正在为全德国范围内的 4000 多名青年和年轻人士提供奖学金与支持计划。基金会的愿景是“建立人人都能发展自己潜力的社会，无论其社会或种族背景如何”。

ONLYOFFICE 之路

Jean Claude Granval 回忆，当时他们正在寻找一种能够直接在 Nextcloud 中编辑办公文档的解决方案。一番调查后，他们在一众选项中选择了 ONLYOFFICE 来作为 Nextcloud 中的办公套件。

当时，SDS 安装了社区版本的 ONLYOFFICE 文档，并且实现了与 Nextcloud 良好集成。首个版本可以视为是一次由于 2020 年初新冠疫情引发的测试。

现在的计划则是迁移至生产环境中，从而提高性能和稳定性。此外，所有 ONLYOFFICE 功能都应更具广泛可用性——部分员工目前仍然有些顾虑。因此 SDW 开始了 ONLYOFFICE 文档企业版的集成工作。目前确实遇到了一些技术困难，不过我们正在克服这些困难。

需求最盛的功能

据 Jean Claude Granval 称，ONLYOFFICE 与 Nextcloud 的协同作用已经显著改变了用户行为。特别值得一提的是，用户与外部人员（例如：导师、培训师）之间的协作变得更加高效。

SDW 的部分使用场景比较特殊，涵盖了其资助流程：

• 基金会会为由导师和监督员指导的高中生、大学生以及研究生提供奖学金。在此过程中还会为每位奖学金接收者创建一条资助记录，导师和监督员将在其中记录相关活动和笔记。相应的基金会员工（区域协调员）则可访问最新版本的资助记录。
• 感谢 ONLYOFFICE-Nextcloud 这一套组合拳，基金会在符合 GDPR 要求的前提下实现了高效的协作方式——导师可以在线记录相关信息，无需在本地存储相应文件。区域协调员可以查看被资助人资助记录的当前状态，不用每次都去申请这些数据。整个信息流都是完全符合 GDPR 要求的，基金会保留着对于其数据的自主权。
• 另一个使用场景是文档的协作工作。ONLYOFFICE 能够以实时方式组织此类工作。这里涉及的办公文件类型有电子表格和演示文稿，不过大部分通常都是文本。现在，由于消除了通过邮件发送文档，或在平台（如：Basecamp、Trello 等）中上传/下载文档的步骤，基金会的工作流程效率得到了极大提升。这一点十分关键。

IT 管理员 Jean Claude Granval 这样说道：

毫无疑问，我会全心全意地推荐 ONLYOFFICE，尤其是需要搭配 Nextcloud 一起使用时。与 Microsoft 365 以及更加常见却又非常低效的通过邮件发送文档的方式（涉及的人员一多就很浪费时间）相比，这样的集成方式无疑是十分优秀的替代方案，同时也符合 GDPR 要求。