GRE’SY 如何使用 ONLYOFFICE 文档云改善文档管理工作

GRE’SY 是一个非营利组织，其选择在 Nextcloud 集成 ONLYOFFICE 文档云以助力开展管理工作。继续阅读以了解 GRE’SY 为何选择使用 ONLYOFFICE，以及其会如何使用 ONLYOFFICE。

关于本组织

GRE’SY 是一个小型组织，隶属于 Abbé Pierre 发起的 Emmaüs 运动，从事捐赠物资的回收、翻新以及转售工作。该组织建立了收集、分类、储存和重新分配衣物、内衣与鞋子的全流程，而不是简单地将所有收集品送往国外。

这一流程发生在法国地区，且能够在回收的各个阶段创造全新就业机会。例如，此倡议可在以下领域创造职位：

• 从格勒诺布尔和尚贝里的收集中心处收取捐赠物（司机送货员）；
• 工业区（场地已装修）库存管理（处理、清洗、储存、物流）；
• 根据品质进行排序以确定如何处理收集到的衣物
• 衣物的修改和定制（缝纫）；
• 将衣物回收为纺织品布料；
• 当地商店转售（店员）。

在志愿者与多名赞助商的帮助下，GRE’SY 实现了非常棒的成绩。2022 年间，GRE’SY 处理了 400 吨织物废料。这样的回收活动降低了浪费的产生，同时还为现在的 25 名员工提供了资金并使之得以助力 44 人找到可持续的就业机会。更重要的是，他们在 6 年的运营过程中开办了 7 家店面。

GRE’SY 的团队成员遍布整个地区。组织在多个工业区中建立了 7 处店铺，成员可在家中远程工作。GRE’SY 选择了在 Nextcloud 中组织文件共享和邮件工作，并由一名志愿者负责管理。对于文档的协同工作（物流、志愿者管理等），Nextcloud 提供了包括 ONLYOFFICE 文档在内的多个选项。

为什么选择 ONLYOFFICE 文档云

GRE’SY 团队当时正在寻找一种易于以协作方式使用的可靠工具，其需要允许多人同时处理同一文档、兼容多种格式并能够集成至云端。文档、邮件、日历以及联系人应托管至自建云中，以便对数据的访问权限进行控制并保证其连续性。

首先，他们尝试了集成至 Nextcloud 的免费解决方案（为了降低成本，同时推动举措的发展并创造就业机会）。不过这样的尝试让人并不满意，所以他们决定尝试 ONLYOFFICE——完美兼容由法国政府发送的 LibreOffice 文件以及来自合作伙伴的 Microsoft Office 文件。

此外，ONLYOFFICE 文档云还在一定程度上解决了对于更新的管理需求以及服务器过载的问题。

高级文档协作

此前，团队使用的是另一款协作工具。迁移工作进行得十分顺利——多亏了 ONLYOFFICE 与 LibreOffice 和 Microsoft Office 格式的完美兼容性。

您可在完全不改变习惯的前提下使用 ONLYOFFICE，控制数据访问权限。这也正是 GRE’SY 所需要的功能。GRE’SY 成员之前只能接受将文档存储至外部供应商（如：Google 云端硬盘）以在协作模式下开展工作。如果出于任何原因（如：疾病、事故等），员工或志愿者无法再进行运营工作，则其可能会在恢复部分数据时遇到重大困难（比如：无法重置账户访问权限）。

存储在 GRE’SY 云端的数据确保了其可随时开展协作工作，也确保了对于数据的永久性安全访问权限。这对于组织的可持续发展非常关键。

以下是团队成员在使用 ONLYOFFICE 编辑器时用到的功能：

• 表格协同编辑：志愿者考勤和规划、销售团队组织、库存等；
• 传播活动准备（演示文稿）；
• 通讯信息准备：发票、供应商沟通等；

Robert Reynaud，GRE’SY 创始人与主席

毫无疑问，ONLYOFFICE 是一款出色的产品。我们会将其推荐给员工使用。