Excel表格中打印预览的完全指南

今天我们来看看如何调整电子表格打印设置，使用打印预览，并获得优秀准确的电子表格打印效果。

Excel电子表格中的打印预览是什么？

打印预览是打印设置中的一项功能，用于预先查看文档的打印效果。它有助于正确地调整所有的打印设置，使打印的内容准确无误，并包含您所需要的内容，让您确保打印后不会出现扭曲或格式丢失的情况。

电子表格中的打印预览功能更有用。Excel表格内容比较丰富，没有预先定义的边框和结构，而且缩放设置与其他的调整也要配合，以保持内容的简洁性和可读性。

哪里可以找到打印预览设置？

打印预览位于Excel电子表格编辑器的设置中。在ONLYOFFICE Docs中，您可以点击主工具栏上的重做/撤销和保存按钮旁边的打印机图标，也可以使用”文件”选项卡中的菜单。

要获得初始预览，您不需要做任何准备，带有默认参数的预览可以直接使用。您也不需要每次都保存设置以看到更新的预览，您每次改变什么，它都会自动刷新。

如何在Excel表格中设置并预览打印

在准备您的页面打印时，可以使用以下参数：

• 打印区域；
• 打印范围；
• 单个页面设置；
• 页面大小；
• 页面方向；
• 缩放；
• 标题；
• 边距。

我们一起来看看如何使用这些参数，使excel页面看起来很准确，并获得优秀的打印预览效果。

1. 选择打印区域（可选）

这一步是可选的，然而，这可能有助于您预先定义电子表格的部分，并剪掉所有不必要的部分。

打印区域位于“布局”选项卡中。首先，选择页面中要包括的区域，然后点击“打印区域”按钮。您会看到工作表中的虚线边界表示所选择的打印区域。

您也可以点击同一菜单中的 “添加到打印区域 “来做另一个选定，并将其添加到之前定义的区域。

2. 定义一般的打印范围

在设置中第一个需要定义的参数是打印范围。它与打印区域的功能不同：在这里，您可以选择打印所有的工资表、当前的工作表或当前的选择。

然而，它确实与打印区域的选择有关系。如果您不想使用选定的区域，而想，例如，打印整个工作表，请勾选打印范围设置下面的”忽略打印区域 “方框。

请注意：如果您不勾选这一框，说明您之前应用了打印区域功能，会有两种情况。如果定义的区域在您的范围内（例如，如果您选择了整个工作表作为范围），预览将只显示打印区域的内容。如果该区域在范围以外（例如，您选择了 “当前选择”范围，而区域的内容在该范围之外），预览将优先显示范围的设置而不是区域的设置。

3. 应用工作表设置

当您在范围的下拉列表中选择 “所有工作表”时，您需要对每个工作表进行单独设置。要选择需要的工作表来进行设置，在下拉菜单中选择它。

4. 设置页面大小

如果您对页面有大小的需求，在下拉菜单中选择页面大小参数。

5. 改变页面方向

默认情况下，您的页面被设置为纵向方向。如果您需要展示水平方向的表格，我们建议您选择横向方向，这样您的内容就不会被剪切。

6. 应用缩放设置

有时候，调整页面方向并限制打印范围之后，表格的数据也不在同一个页面上显示。您需要仔细检查是否有部分页面被剪切，并滚动它，看哪些内容被自动定位到下一页。

如果您仍然需要把所有的内容都放在同一个页面上，但又不能隐藏范围内的任何数据，可以应用缩放功能。在这里，您可以保持默认的实际大小，将整个范围放在一个页面上，或者将所有列或行在同一个页面上显示。此外，您可以使用自定义缩放选项来设置宽度和高度，并调整缩放的百分比。

如果您的表格太长或太宽，无法把所有的数据在同一个页面上显示，并您不想把它缩放得太厉害，以保持您的数据可读性，您可以在每一页上添加表格标题，这样就可以易于了解哪些数据属于哪些标题。

选择 “在顶部重复一行 “或 “在左边重复一列 “来显示相应的标题。您可以手动选择要重复的范围，或者从选项列表中选择所需项目：保持冻结的行，只重复第一行/列。

7. 设置边距

您可以手动设置边距，改变顶部、底部、左侧和右侧字段。

8. 自定义布局

在设置中，您还可以改变显示的电子表格元素，如单元格和行/列标题。

此外，您还可以在页面上添加自定义的页眉和页脚，以便附带赠送的信息，例如，数据资源、作者、日期和其他信息。

9. 检查预览

您可以随时滚动Excel文件的打印预览，确保所做的设置对每一个页面应用好了，并检查是否有些内容弄乱。打印之前，必须最后一次仔细检查预览。

准备好了吗？按下“打印”吧！

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