如何创建可填写的表单

今天我们来介绍一下 ONLYOFFICE 表单。而且，您将学会如何在 ONLYOFFICE 中从头开始制作可填写的表单，以销售协议为例。

ONLYOFFICE 表单是什么

ONLYOFFICE 表单允许您更容易创建并填写模型文件。您可以在线或在本地创建、编辑并共同编辑带有可填写字段的文件，并将其发给他人填写。它消除了打印、存储和分发文件的成本，减少了处理时间，并有助于避免重复的数据输入和相关错误。

下面是一些可填写表单的例子，以及其用法领域：

• 销售： 采购订单、销售协议；
• 人力资源： 考勤表、就业协议、招聘模板、休假申请；
• 会计： 支出申请、报销、费用报告；
• 法律文件：贷款协议、保密协议、遗嘱；
• 其他领域： 报告、录取表、调查表。

您来看看如何使用不同类型的可填写字段创建销售协议表。

1. 创建表单模板

首先，您需要创建 .docxf 格式的表单模板。有两种方法：

• 从头开始创建
• 从现有的 .docx 文件创建

我们来使用没有字段 .docx 格式的销售协议。

在“我的文档”中点击“操作” —> “表单模板” —> “来自文本文件”。 选择必要的文件。

您的 .docx 文件将转换为. docxf 格式。在白皮书中了解更多关于格式规范。

2. 添加表单字段

表单的内容准备完毕之后，我们就可以添加可填写的字段。 单击”表单”选项卡以找到。

*请注意，只有您创建表单模板或打开现成docxf格式的表单，表单选项卡才可用。

文本字段

首先，我们来添加普通文本字段。我们用它们来记录少量信息，如双方姓名、地址和日期。

单击“表单”选项卡 —> “文本字段”

默认情况下，您可以在一个标准大小的输入区输入任何数量字符。要自定义字段，请打开右侧边栏的字段属性。

在本文件中有两个包含卖方姓名的字段。为了简化这些字段的填写过程，避免打字错误，我们可以使用密钥参数来链接这些字段。因此，我们创建“卖方”密钥，并为必要的字段选择它。这样，当用户填写一个字段时，另一个字段的数据将自动出现。

为了给收件人提示，我们将输入“卖方姓名”作为占位符，将“约翰·史密斯”作为贴士（将光标悬停在上面就看得见）。

在格式字段中，我们规定答案只能包含字母。

勾选“必填”以使该字段必须填写的。锁定字段参数，以避免非故意的改变。

同样，我们来创建其他文本字段。

带有独立单元格的字段

文本字段可以划分为每个字符的独立单元。此功能会帮您强调每个字符，避免错误。例如，在姓名或身份证号码中也可以使用。

像上一步一样，创建文本字段。在右侧边栏勾选“固定填充框大小”，并将“字数限制”设置为12。然后，选择“字符组合”，定义单元格的宽度和边框颜色。这样，每个数字属于单独的单元格。

在占位符中，我们设置输入身份证号的格式。

日期

您还可以添加特殊字段来指定日期。转到表单选项卡 -> 选择“日期与时间”。

在右侧工具栏中，自定义字段设置。设置密钥、占位符和提示。

在默认值字段中，输入字段默认显示的值。

像这样显示日期：选择字段的格式，如XX日XX月XXXX年、周一、xx.xx.xxxx等。日期默认设置为日/月/年。

电话号码

电话号码字段用于输入与给定任意掩码相对应的电话号码。默认设置为 (999)999-9999。

要插入电话号码字段，请单击表单选项卡上的“电话号码”字段。

在格式下拉列表中选择任意掩码，然后在下面选择合适的显示电话号码的选项。

单项选择

如果需要从预定义列表中只选择一个选项，您可以使用单选框。

为了用该功能来排版采购价格条款，需要将光标放在必要的行中并点击“单选框”。 所有创建的按钮都会自动合并到第一群中。 用户在具有相同群组密钥的按钮中只能选择一个。也可以重新命名群组，并在右侧边栏重新分组按钮。

对于这些按钮，我们定义了“购买价格”群组密钥。

在下面的付款条款中，我们也要添加单选框。在按钮的属性中，我们创建新的群组密钥，即 “付款选项”，并为其他按钮也选择此群组。这样一来，每群单选框都有自己的名字，而且按钮不会与其他按钮混合。

多项选择

与单选框不同，多选框允许选择几个选项。在我们的销售协议中，可以应用几个付款程序。因此，在这里我们在需要的行中添加多选框。

下拉列表

为了创建包括自作选项的列表，我们可以使用组合框或候选列表。有什么区别？组合框允许填表者输入选项，而候选列表只让填表者从现有的选项中选择。

我们来创建组合框。

为了添加选项，我们在右侧边栏的“值设置”中输入选项的内容，然后点击加号。用上下箭头可以改变列表中选项的顺序。

所有的字段都添加好了。在工具栏中，我们为所有字段选择同一个颜色，使其可见。

默认情况下，字段中的文本是Arial字体，大小为11。如果有必要，可以按照您需求进行文本格式化。

3. 管理角色

您可以创建并设置不同的收件人角色来填写字段，以简化表单填写。这样，用户就可以根据匹配角色的颜色直观地确定他应该填写哪些字段。

要创建新角色，请转到表单选项卡 -> 管理角色 -> 新建。

键入角色名称，选择其颜色。也可以单击相应的菜单项创建自定义颜色。单击确定。

关闭”管理角色”窗口。

现在，您可以在每个字段的设置中为填写该字段的用户选择一个角色。

为某个字段定义了角色之后，该字段就会相应着色。

4. 创建的表单预览

要看到准备完毕的表单，请单击“表单”选项卡-> “预览表单”。这个功能允许预览您创建的表单，像有填写访问权的用户一样。

此外，您还可以从下拉列表中选择一个角色，查看具有特定角色的人的表单外观。

5. 保存可填写的表单

我们的销售协议已准备完毕，可以让他人来填写。将表单模板另存为 PDF 格式，与他人分享并让他们在线填写它。

请点击“另存为 PDF”按钮，并与表单填写访问权限共享。也可以在任何支持处理 PDF 文件的应用程序中提交完成。

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