セキュアなコラボレーションの強化：ONLYOFFICE DocSpaceのVDRが業界全体のデータ処理を変える方法

情報が重要な資産である今日の急速に変化する世界では、機密データの保護は絶対的な必要条件となっています。重要な文書が保護されているだけでなく、容易にアクセスでき、コラボレーションも簡単にできる安全なワークスペースを想像してみてください。ONLYOFFICEの最新バージョンが提供するのは、まさにこれです。バーチャルデータルーム（VDR）です。

この記事では、バーチャルデータルーム（VDR）の主な機能、ONLYOFFICE DocSpace 3.0 への統合、新バージョンのその他の優れた機能、およびさまざまな業界におけるセキュアなコラボレーションの強化への影響について詳しくご説明します。

ONLYOFFICEの機能を探求し理解することは、継続的な旅です。各バージョンには革新的なツールが導入されています。多くのユーザーがONLYOFFICE DocSpaceに慣れ親しんでいる中、バージョン3.0のデビューでは、すでにバーチャルデータルーム（VDR）が導入され、安全なドキュメント管理とコラボレーションに革命をもたらしました。

VDRのコンセプト

バーチャルデータルーム（VDR）は、機密情報を保存、管理、共有するための安全なデジタルリポジトリです。 厳格なセキュリティを維持しながら、権限のあるユーザーが機密文書上で共同作業を行うことができるデジタルワークスペースです。

VDRは、財務取引、法務、企業統治など、高度なセキュリティと説明責任が求められるビジネスプロセスで一般的に使用されています。

VDRの使用

バーチャルデータルームは、さまざまな業界やシナリオで使用されています。

• M&A（合併・買収）。デューデリジェンス（買収監査）における機密情報の安全な共有
• 訴訟手続きおよびコンプライアンス。法律事務所がコンプライアンスのための監査ログとともに、案件ファイルを安全に確認・共有
• 不動産取引。スムーズな協議のための不動産関連書類の安全な共有
• 金融取引。新規株式公開（IPO）、資金調達、組織再編のための財務記録の安全な交換
• 企業統治。説明責任と透明性を高めるための取締役会議資料への安全なアクセス

VDRの特性

バーチャルデータルーム（VDR）が安全で効率的なコラボレーションに最適な理由となる主な特徴をいくつかご紹介します。

• 高度なセキュリティ。データの暗号化、2要素認証、ユーザー権限によりデータを保護
• 役割ベースのアクセス制御。ユーザーの役割によってアクセスを定義し、ダウンロードや編集などの操作を制限
• アクティビティの監視。監査ログでユーザーの操作を追跡し、透明性とコンプライアンスを確保
• コラボレーションの容易性。ユーザーはリアルタイムでの編集やコメントの追加を体験でき、セキュリティを損なうことなくチームワークを促進できます
• カスタマイズされたインターフェース。フォルダにドキュメントを整理し、ブランディングをカスタマイズすることで、プロフェッショナルな外観を実現できます
• 規制への準拠。VDRは、GDPR、HIPAA、FINRAなどの法的基準を満たしています
• 拡張性とアクセス性。VDRは、あらゆる規模のプロジェクトに対応し、世界中のどこからでもアクセスできます

ONLYOFFICE DocSpaceのバーチャルデータルーム：その仕組みと提供する機能

ONLYOFFICEのVDRは、組織が機密情報を管理し共有する方法を変える革新的なソリューションです。 合併、法務ファイル、企業決定の管理など、チームの協力を高めながら、安全なデータ処理を保証します。

ONLYOFFICE DocSpace 3.0 は、新しいアップデートでバーチャルデータルーム (VDR) を導入し、機密性の高いビジネス情報の管理に安全で効率的なソリューションを提供します。 これらのルームの機能と際立った特徴について見ていきましょう。

ONLYOFFICE DocSpaceにおけるVDRの動作

目的

VDRは、機密文書の安全な保管、共有、管理のために設計されています。

アクセス制御

招待されたユーザーとゲストは、特定のルームのみにアクセスできます。

役割に応じた操作

ユーザーは、管理者、ルーム管理者、コンテンツ作成者など、割り当てられた役割に基づいて操作します。

ONLYOFFICE DocSpaceにおけるVDRの作成

ONLYOFFICE DocSpace でのバーチャルデータルーム (VDR) の作成は、簡単なプロセスです。 セットアップの手順を以下に示します。

ステップ 1: DocSpace にアクセス

ONLYOFFICE DocSpace アカウントにログインするか、こちらから無料で新規アカウントを登録します。

スペースと権限を管理するダッシュボードに移動します。

ステップ 2: 新しいONLYOFFICE DocSpaceルームを作成

「DocSpaceルームを作成」ボタンをクリックするか、インターフェース内の同等のオプションをクリックします。DocSpaceの種類として「バーチャルデータルーム（VDR）」を選択します。

このタイプは、機密文書の安全な共有とレビュー用に特別に設計されています。

ステップ 3: VDRをカスタマイズ

VDR用のユニークな名前をルームに指定します（例：「Project ONLYOFFICE – VDR」）。

アクセスのルールを設定し、ルームにアクセスできるユーザーを定義します。特定のユーザー、グループ、または外部コラボレーターにアクセス権を付与するオプションがあります。

セキュリティ機能を有効にします。例えば、文書への透かし、ダウンロード制限、アクセス有効期限、自動インデックス作成などです。

ステップ4：ファイルのアップロード

必要な書類をVDRに追加します。

ファイルをドラッグ＆ドロップするか、手動でアップロードします。

ファイルをフォルダに整理して、より簡単にナビゲートできるようにします。ファイルのアクセス権を確認し、機密ファイルが意図したユーザーのみにアクセスできるようにします。

ステップ5：参加者を招待する

「ユーザーを招待」オプションを使用して、参加者に招待状を送信します。社内のチームメンバーや社外の利害関係者をメールで招待することができます。

必要なインタラクションのレベルに応じて、閲覧者、エディタ、コメンテータなどの役割を割り当てます。ユーザーの役割とアクセス権限については、このガイドで詳しく説明しています。

ステップ6：VDRルームを共有

外部からのアクセスが必要な場合は、セキュアなリンクを作成します。適切なパスワード保護と有効期限の設定が有効になっていることを確認しながら、リンクを共有します。

ステップ 7：アクティビティの監視

監査ログまたは分析ツールを使用してユーザーのアクティビティを追跡します。これにより、透明性と説明責任が確保されます。必要に応じてアクセス権限を調整したり、アクセスを無効にします。

その他のヒント

• データ損失を避けるために、定期的にVDRコンテンツをバックアップしてください。
• スムーズな運用を確保するために、ストレージの制限に気を配ってください。
• コミュニケーションを効率化するために、ONLYOFFICE DocSpaceで利用可能なコラボレーションツールを活用してください。

バーチャルデータルームの主な機能

セキュリティの強化：

• 透かし機能により、無断共有を防止します。
• ファイル有効期限の設定 – ファイルの有効期限を設定してアクセスを制限します。
• ダウンロードとコピーの制限 – 非公式なファイル共有や複製を防止します。

効率的な整理：

• 自動化されたファイルインデックス作成 – 素早くファイルを見つけ、整理できます。
• コンテンツの追跡 – ルームのアクティビティを追跡し、効果的な管理を実現します。
• ファイル構造の概要レポート – ファイル構造の詳細なレポートにより、詳細な記録管理が可能です。

シームレスな統合:

• VDR は ONLYOFFICE DocSpace プラットフォームにシームレスに統合され、ユーザーはセキュリティを維持しながら、通常の共同作業と並行して機密情報を扱うことができます。

企業における VDR の利点

• 重要なプロジェクトにおける重要な情報の保護
• 直感的なツールでドキュメント管理を簡素化します。
• 詳細な追跡とレポートにより、コンプライアンスと透明性を確保します。

ONLYOFFICE DocSpace 3.0 の VDR は、安全なコラボレーションのための堅牢で使いやすいソリューションを提供します。

ONLYOFFICE DocSpace 3.0: 包括的なアップグレード

バーチャルデータルームとともに、ONLYOFFICE DocSpace 3.0 は、ユーザーエクスペリエンスとセキュリティを向上させる多数の新機能と拡張機能をお届けします。

• すべてのユーザーとゲストは、現在無料です。
• バーチャルデータルーム。
• 新しいユーザーロール。
• OAuth2.0のサポート。
• ルームとファイル管理の改善。
• 開発者向け特別版 — ONLYOFFICE DocSpace Developer。

ONLYOFFICE DocSpace V3.0 についての詳細は、公式ブログをご覧ください。

これらのアップグレードにより、ONLYOFFICE DocSpace 3.0 は、安全で柔軟かつユーザーフレンドリーなコラボレーションソリューションを求める企業にとって強力なツールとなります。

ONLYOFFICE DocSpace 3.0 の詳細については、以下のビデオをご覧ください。

ONLYOFFICE DocSpace 3.0: 強化された機能でコラボレーションを効率化

VDRは、機能性を損なうことなく強固なセキュリティを必要とする組織にとって重要な基盤であり、機密データを扱う現代のビジネスにとって不可欠なツールです。

ONLYOFFICE DocSpace 3.0の強化されたVDR機能は、ルームのカスタマイズ、高度なファイル管理、サードパーティの統合とともに、より安全で効率的、かつコラボレーションに適したワークスペースを実現します。

今回のアップデートでは、ユーザーの柔軟性とコンプライアンスに重点を置いて、文書管理を再定義しています。ONLYOFFICE DocSpaceのVDR機能を今すぐお試しください。

無料クラウドを作成する                オンプレミスで展開する