ONLYOFFICE DocSpaceとHubSpotの連携：すぐに使えるZapierテンプレートでより良い顧客体験を提供

HubSpotユーザーに朗報です!

ONLYOFFICE DocSpaceをHubSpotプラットフォームに簡単に接続し、Zapier のすぐに使えるテンプレートを使用して、CRM ワークフローに自動化を導入できるようになりました。この投稿をお読みいただき、この統合の仕組みと、それがユーザーにもたらす可能性についてご確認ください。

ONLYOFFICE DocSpace と HubSpot の統合:概要

HubSpotは、あらゆる規模の企業がマーケティング、セールス、カスタマーサービスチームを1か所で連携できる柔軟な顧客プラットフォームです。HubSpotとAI搭載のツールを使用すると、顧客との関係を深め、優れた顧客体験を提供することができます。

ONLYOFFICE DocSpaceは、カスタマイズ可能なルームでチームメンバー、パートナー、顧客をつなげる包括的なドキュメント管理およびコラボレーションプラットフォームです。ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォーム、PDFの作成、編集、共有、共同編集ができる集中型コラボレーションハブを提供します。

ONLYOFFICE DocSpaceとHubSpotを統合することで、強力なドキュメント管理とコラボレーション機能により、CRM プロセスを強化することができます。効率的な電子文書ワークフローを構築し、オフィスファイルの作成を容易にし、必要に応じてチームメンバーだけでなく顧客ともリアルタイムで共同作業を行うことができます。

この統合により、ファイル管理に関連する反復的な作業が自動化され、手作業が削減されます。これにより、少ない労力で最高クラスの顧客体験を提供できるようになります。例えば、HubSpot案件ごとにDocSpaceルームを作成し、契約書、販売注文書、請求書、その他の文書を一元的に作成することができます。また、DocSpaceを使用してコンテンツマーケティング戦略を合理化し、ブログやソーシャルメディア用のコンテンツを共同作業で簡単に作成することができます。

すぐに使えるZapテンプレートによる統合

ONLYOFFICE DocSpaceとHubSpotの統合は、コーディングなしで複数のアプリケーション間の反復的なタスクを自動化する強力なツールであるZapier経由で動作します。 このような自動化は、Zapと呼ばれ、あるアプリケーションで何かが起こると、ZapierがZap経由で別のアプリケーションに特定のアクションを実行させるというシンプルな構造のワークフローです。

ONLYOFFICE DocSpaceは、HubSpotの他に、Slack、Trello、Zoom、Pipedrive、Discord、OneDrive、Telegram、Asana、Gmail、Google Drive などとも統合できます。これらのソリューションのそれぞれについて、すぐに使える Zapier テンプレートが公式のDocSpaceページにあります。

DocSpace Zaps for HubSpot

現在、ONLYOFFICE DocSpace と HubSpot の統合用に20以上のZapが用意されています。 その一部を紹介します。

• ONLYOFFICE DocSpaceの新しいフォルダからHubSpotの案件を作成する。
• ONLYOFFICE DocSpaceの新しいルームからHubSpotの案件を作成する。
• ONLYOFFICE DocSpaceに新規追加されたファイルについて、HubSpotチケットを作成する。
• ONLYOFFICE DocSpaceの新しいルームのHubSpotチケットを作成する。
• 新しいONLYOFFICE DocSpaceユーザーをHubSpotリストに追加する。
• ONLYOFFICE DocSpaceの新しいフォルダに対してHubSpotチケットを作成する。
• 新しいONLYOFFICE DocSpaceルームからHubSpot企業を作成する。
• ユーザーがONLYOFFICE DocSpaceのルームに新規参加した際に、HubSpotのリストにユーザーを追加する。
• 新しいHubSpot案件用のフォルダをONLYOFFICE DocSpaceに作成する。
• 新しいHubSpot案件用のルームをONLYOFFICE DocSpaceに作成する。
• HubSpotの新しい連絡先をONLYOFFICE DocSpaceにフォルダを作成する。
• 新しいHubSpotの連絡先をONLYOFFICE DocSpaceのルームに招待する。
• HubSpotの新規企業用にONLYOFFICE DocSpaceにルームを作成するなど、その他にもあります。

これらのZapierテンプレートはすべて、DocSpaceページでご覧いただけます。

DocSpaceをHubSpotに接続し、最初のZapを有効にする

DocSpaceとHubSpotの統合で何ができるか分かったところで、実際にこの統合を機能させる時が来ました。以下の手順に従ってください。

ステップ 1. Zapier アカウントにサインインするか、新規アカウントを登録します。 完全無料です。

ステップ 2. 左側のパネルにある「アプリ（Apps）」セクションにアクセスし、対応するボタンをクリックして、右上の「+Add connection（接続の追加）」ボタンを押します。 ONLYOFFICE DocSpaceを見つけ、認証ウィンドウでDocSpace URL、電子メール、パスワードを指定します。 「Yes, Continue to ONLYOFFICE DocSpace」をクリックして処理を完了します。

これで、ONLYOFFICE DocSpaceがZapier上のアプリのリストで利用可能になります。

ステップ 3.Zapierアカウントの「Apps（アプリ）」セクションにHubSpotが表示されていない場合は、前のステップの手順に従って追加する必要があります。

ステップ 4. ZapierアプリでONLYOFFICE DocSpaceとHubSpotの両方が利用可能になったので、この統合用にZapテンプレートを1つ有効にすることができます。これを行うには、ONLYOFFICEページでHubSpot用の利用可能なテンプレートをすべて確認し、必要なテンプレートを選択して「詳細」ボタンをクリックします。 その後、「このテンプレートを試す」ボタンをクリックします。

HubSpotのすべての新しい案件について、ONLYOFFICE DocSpaceに会議室を自動的に作成するテンプレートを使用してみましょう。

ステップ 5. Zapierテンプレートはすでに設定済みですが、「アプリ」および「イベント」、「アカウント」、「トリガー」の各セクションでパラメータを確認できます。すべて問題なければ、「続行」ボタンをクリックします。

ステップ 6. テストトリガーボタンをクリックして、Zapが正しく動作しているか確認します。

何も問題がなければ、「選択したレコードで続行」ボタンをクリックします。

ステップ 7. HubSpot側でテンプレートをテストした後、今度はONLYOFFICE DocSpaceでも同じことを行う時が来ました。すてのパラメータをチェックし、DocSpaceに作成される「アクション」セクションで必要なルームタイプを選択することを忘れないでください。

各ルームタイプには独自の目的があります。

• 基本フォームルームは、フォーム記入プロセスを簡単にし、異なる人々からの回答を1か所で収集し分析できるように設計されています。
• コラボレーションルームは、リアルタイムのドキュメントコラボレーションや共同編集に最適です。
• カスタムルームは、閲覧のみやレビューのためのコンテンツ共有など、あらゆるシナリオに合わせてカスタマイズでき、高度なアクセス設定を提供します。
• パブリックルームは、外部ユーザーとのファイル共有を簡素化し、登録なしでファイルを閲覧できるようにします。

HubSpotの案件により適したルームタイプを選択し、アクションをテストします。

ステップ 8. DocSpace側でテンプレートが正常に動作する場合は、対応するボタンをクリックして、最終的に公開することができます。

以上です。これでZapは準備完了です。Zapierアカウントの「Zaps」セクションで、そのステータスを確認できます。オンになっていれば、DocSpaceとHubSpotの統合は期待通りに動作します。

Zapをテストしてみましょう

これで、テンプレートが期待通りに機能しているか簡単に確認できます。この目的のため、HubSpotプラットフォームで新しい案件を作成してください。

新しい案件が作成されたら、DocSpaceにアクセスして「ルーム」セクションを開きます。そこには、HubSpot案件と同じ名前の新しいルームが表示されます。

これで、このルームを使用して案件に関連するすべてのファイルやドキュメントを保存し、同僚や顧客を招待してリアルタイムでドキュメントを共同編集することができます。例えば、案件を成功裏に完了するために必要な見積書、販売注文書、契約書、その他のドキュメントを作成し、共同編集することができます。

これは、ONLYOFFICE DocSpace と HubSpot の統合で利用可能なテンプレートの1つです。 他のすぐに使えるZapを有効化することも、新しいZapを作成して生産性を向上させ、より良い顧客体験を提供することもできます。

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ONLYOFFICE DocSpace v2.6と、このバージョンで追加された新しいルームタイプ(フォーム入力ルーム)について詳しく知るには、このウェビナーをご覧ください。