Kinderhaus BerlinがONLYOFFICE DocSpaceで機密ファイルを共有し、共同作業する方法

Kinderhaus Berlinは、文書ワークフローを整理する時間を節約するためにONLYOFFICE DocSpaceサーバー版を導入しました。ITヘルプデスクのTimo Petersohn氏がその経験について語っています。

Kinderhausについて

Kinderhaus Berlin – Mark Brandenburg e.V.（ベルリン児童養護施設）は、ドイツのベルリン地方にある公的な組織で、約45の独立したプロジェクトを持っています。デイグループ、外来ケア、自立グループ、宿泊型教育グループ、家族統合グループなど、さまざまなサブプロジェクトがあります。

0歳から18歳までの子どもたちや若者たちがここで生活し、組織の職員が彼らの人生の歩みに寄り添っています。

ONLYOFFICE DocSpaceを選んだ理由

ケアに費やす時間を増やし、ケースファイルの文書化に費やす時間を減らすために、Kinderhausは使いやすいオフィススイートを探していました。

Petersohn氏によると、彼らは特に機密性の高いデータを収集しています。そのため、セルフホスト型のソリューションが必要でした。とはいえ、キンダーハウスは時代に対応し、青少年福祉事務所の従業員にデジタルファイルで作業する機会を提供したいと考えていました。これは、ONLYOFFICE DocSpaceの部屋と柔軟な権限によって可能になりました（より構造化された組織では、個々のユーザーに特定のフォルダのみを許可することが最適です）。

これはパイロットプロジェクトであり、それほど多くの従業員が参加しているわけではありません。テスト段階で、ONLYOFFICE DocSpaceサーバー版はオールインワンパッケージの良い候補であることが明らかになりました。

効果的なコラボレーション

Petersohn氏によると、すべての事務処理はDocSpace上で行われ、従業員は同時にファイルに取り組むことができます。

文書の編集やフォームへの記入がより迅速かつ簡単になりました。すべてが1つの場所で管理されているため、より多くの時間を業務活動に充てることができます。

最初は、従業員がDocSpaceとその機能に慣れる必要がありましたが、今ではオフィス文書を電子メールで送信する必要がなくなり、複数の異なるバージョンの文書が存在しなくなりました。

また、ONLYOFFICEデスクトップアプリからKinderhausサーバーに簡単にアクセスできます。青少年福祉事務所の外部職員は、インストールなしで特定の文書にアクセスできます（2要素認証用のスマートフォンを持っていることが条件）。

Martina氏、社会教育職員：

ネットワークストレージを使うことで、以前よりずっと速く簡単に仕事ができるようになりました。