ONLYOFFICE Docs Cloudで文書管理を改善したGRE’SY協会の事例

特定非営利活動法人GRE’SYでは、Nextcloudに統合されたONLYOFFICE Docs Cloudを事務処理にご活用いただいています。この記事でONLYOFFICEを選ばれた理由と、その活用方法をご紹介します。

GRE’SYについて

GRE’SY は、Abbé Pierre氏が始めた「Emmaüs (エマユス)」運動に似た、寄付されたものの回収・再生・再販を実践する小さな組織です。回収した衣類やランジェリー、靴などを海外に送るのではなく、回収・選別・保管・再販する作業を再開します。

すべての工程がフランスの一地方で行われるため、リサイクルの各段階で新たな雇用を創出することができます。例えば、次のような仕事があります。

• グルノーブルとシャンベリーの間にある回収センターからドンを回収する（運転手・配達員）
• 工場跡地での在庫管理（荷役、整理整頓、保管）（ロジスティクス）
• 回収した衣料をどうするか、品質別に分類する
• 洋服に手を加え、カスタマイズする（縫製）
• ボロ布に再生する
• 地元のお店で再販売する（ショップアシスタント）

GRE’SYは、ボランティアといくつかのスポンサーのおかげで、非常に大きな成果を上げています。2022年には400トンの繊維廃棄物を処理しました。このリサイクルによって廃棄物が削減され、現在25人の従業員に資金を提供し、44人が持続可能な雇用を見つけることができるようになりました。さらに、6年間の活動で7店舗をオープンさせました。

地域全体、さまざまな産業地域、7つの店舗、または自宅（テレワーク）で働くチームメンバーを持つ同協会は、ボランティアの一人が管理するNextcloudクラウドに文書共有とメールボックスを組織しています。ドキュメントに関する共同作業（物流、ボランティア管理など）のために、NextcloudはONLYOFFICE Docsを含むいくつかのソリューションを提供しています。

なぜONLYOFFICE Docs Cloud？

GRE’SYチームは、信頼性の高いツールで、複数の人が同じドキュメントで作業できるように共同作業がしやすく、複数のフォーマットに対応し、自社のクラウドに統合されているものを探していました。データへのアクセスを制御し、その持続性を確保するために、電子メール、カレンダー、連絡先と同様に、ドキュメントも自分たちのクラウドにホストされる必要があります。

当初は、協会のコストを削減し、その結果、活動の発展と雇用の創出を促進するために、Nextcloudに統合された無料のソリューションを試しました。それでも満足できず、フランス政府から送られてくるLibreOffice文書や、パートナーから送られてくるMicrosoft Office文書を簡単に扱えるONLYOFFICEを試してみることにしました。

また、ONLYOFFICE Docs Cloudは、アップデートの管理やサーバーへの負荷がかからないことも魅力的でした。

高度なドキュメントコラボレーション

以前、チームは別のコラボレーションツールを使用していました。特にONLYOFFICEがLibreOfficeやMicrosoft Officeのフォーマットと完璧な互換性を持っていたおかげで、移行は非常にうまくいきました。

ONLYOFFICEは、協会が望んでいた、習慣を変えずにデータへのアクセスをコントロールすることを可能にしました。以前は、GRE’SYのメンバーは、コラボレーションモードで作業するために、外部プロバイダー（例えば、Google Drive）に文書を保存することを受け入れざるを得ませんでした。何らかの理由で従業員やボランティアが活動できなくなった場合（病気や事故など）、データの一部を復元する際に大きな困難に遭遇する可能性がありました（例：アカウントへのアクセスをリセットする可能性がないなど）。

GRE’SYのクラウドに保存されたデータを使った共同作業では、データへの永続的かつ安全なアクセスが保証されます。これは、協会の持続可能性にとって非常に重要なことです。

ONLYOFFICEエディタが使われている機能は以下の通りです。

• テーブルの共同編集：ボランティアの出席と計画、販売チームの組織、在庫など
• コミュニケーション・キャンペーン（プレゼンテーション）の準備
• 請求書、取引先とのやり取りなど

GRE’SYの創設者兼会長であるRobert Reynaud氏は次のように述べています。

ONLYOFFICEは優れた製品であることが証明されており、私たちの従業員にも勧めていくつもりです。