PDFとDOCX：どう違うのか？

今日は、最も一般的なオフィスファイル形式の2つ、PDFとDOCXを比較します。どちらも主に文章を扱うファイルですが、その適用範囲や特徴の違いがいくつかあります。詳しくはこの記事をご覧ください。

DOCXとは？

DOCXは、もともと編集可能なテキストファイルを作成するために使用されるMicrosoftによって開発されたオープンテキスト文書形式です。その前身であるDOCとODTとともに、オフィス文書で作業するための最も一般的な形式の1つです。異なるソフトウェアとユーザーのシステム仕様の間で可変の互換性のために、DOCXを開くと、コンテンツの歪みや損失と異なる結果を提供することがあります。そのため、DOCXを扱うための適切なソフトウェアを選択することは、非常に重要な問題になります。

PDFとは？

PDF（Portable Document Format）は、Adobe社によって開発されたファイル形式です。PDFは、テキスト、画像、およびその他の要素も含まれており、フォーマットされたテキストコンテンツを表示するために使用されますが、それは完全にコンテンツの編集をサポートしていません。PDFは通常、他のテキスト形式から作成され、より多くの人が閲覧できるような汎用性の高いものに変換されます。PDFで編集やデザインの多くの自由がありませんが、それはまだ適用されたフォームフィールド、リッチメディア、レイヤー、さらには3Dオブジェクトとインタラクティブにすることができます。それでは、DOCXとPDFを比較して、次のタスクにどちらのフォーマットが適しているかを判断してみましょう。

ファイルの仕様：構成、ファイルサイズ、その他

PDFコンテンツは、ベクターおよびビットマップのグラフィックスとテキストを安定したポータブルな形式で構成したもので、コンテンツの配信に歪みを与えることなく、あらゆるサポートソフトウェアで開くことができます。DOCXは、さまざまな種類のコンテンツを含むXMLファイルの集合体で、アーカイブに圧縮されています。そのため、XMLコンテンツとその依存関係を正しく読み取る機能を持つ特定のソフトウェアが必要です。DOCXは、Microsoft Office、ONLYOFFICE、LibreOfficeなどの文書処理アプリケーションで開くことができ、これらはすべて、このフォーマットの機能とコンテンツにさまざまなサポートを持っています。DOCXはMicrosoft社が作成したフォーマットであるため、Officeで最大の互換性を持って処理されますが、ONLYOFFICEなどのOOXMLに基づくスイートは、異なるアプリケーションで作成されたDOCXファイルに対して正確なコンテンツ表示を実現します。PDFは、ウェブブラウザ、メッセージングアプリ、そしてもちろんAdobe Acrobat、PDFelement、Foxit Readerなどの特別なPDFビューアなど、さらに多くのアプリケーションでサポートされています。また、ONLYOFFICEのようなオフィスアプリを使ってPDFを読んだり操作したりすることも可能です。一言で言えば、DOCXは様々なツールを使って文書の作成と編集を行うことができますが、PDFとは異なり、特定のソフトウェアを必要とし、その種類はかなり限定されています。PDFは、あまり複雑でなく、整理されたコンテンツで構成されるポータブルなフォーマットであり、多くのアプリケーションで開くことができます。もう一つの違いは、ファイルサイズです。同じ内容のファイルは、DOCXバージョンよりも大きくなります。例えば、この記事のDOCXファイルは754KB、PDFファイルは1.3MBの容量があります。

編集機能

DOCXでは、フォントやスタイル、ページレイアウトや要素など、テキストに複雑な書式を適用することができます。画像、オートシェイプ、チャート、方程式など、さまざまな種類のオブジェクトをサポートしています。

このため、DOCXは、簡単なニュースレターから論文や雑誌などの出版物に至るまで、あらゆる種類のテキスト情報を起草するのに適した形式となっています。また、DOCXファイルは、そのままの形で共有したり、印刷したり、PDFなどの他の形式に変換したりと、目的に応じて使い分けることができます。PDF形式は、使用サイクルが短い。それは、表示およびレビューのための準備ファイルを共有するためのものであり、時には契約や契約を確定するためにファイリングアウトするためのものです。様々なPDFソフトウェアによって提供される編集機能は、主に注釈、コメント、フォーム入力、描画、およびそれらの異なる反復と拡張で、視覚的なオブジェクトを追加することが含まれています。

コラボレーション

DOCXは設計上、コラボレーションが可能です。作成された文書は、他のユーザーがDOCX対応ソフトウェアで開くことで、単独またはクラウド上の共有モードで編集することができます。共同作業者は、ファイルが制限付きで共有されていない限り、ドキュメントの内容を編集したり書式設定したりする機会を平等に持つことができます。

コラボレーションに役立つ追加ツールの範囲は、ソフトウェアによって異なります。例えば、ONLYOFFICEでは、2つの共同編集モード、ユーザーによる言及を含むコメント、バージョン履歴、レビューのための変更履歴、その他のツールをサポートしています。ONLYOFFICE Workspaceやその他の統合可能な環境では、共同作業者に制限をかけ、コメントやレビュー、フォームへの入力に行動を限定することが可能です。PDF文書は、主にレビューやアノテーションによってコラボレーションをサポートするため、文書ワークフローにおいて全く異なる役割を果たします。

フォーム記入

テンプレートの作成と空白の契約書やその他の「複数当事者」の文書の起草は、販売やマーケティングなどの構造化されたプロセスにおける文書の自動化と時間の短縮に役立ちます。PDFソフトウェアを使用すると、販売契約書やPOなど、指定された受信者が提出することを意図して事前に設計された文書にフィールドを追加することができます。PDFを使用すれば、共有ファイルや、最終的に記入・署名された文書が、コンテンツや書式が失われることなく、意図したとおりに表示されることを確認することができます。DOCXは、テンプレートやフォームの作成にも使用でき、プレーンテキストの空白フィールドを残したり、コンテンツコントロールなどの特別な機能を使用したりすることができます。

ソフトウェアによっては、より高度なフォームを作成することができます。例えば、ONLYOFFICEのフォーム作成機能では、DOCXベースのフォーマットDOCXFやOFORMで作成し、テンプレートとして保存したり、直感的なインターフェースとリッチテキスト、ドロップダウンリスト、画像プレースホルダーなどのカスタマイズ可能なフィールドタイプの選択を使って記入するために共有することができます。また、必要に応じて、記入可能なPDFとしてエクスポートすることができます。

セキュリティ

両フォーマットは、コンテンツを保護し、特定のユーザーへのアクセスを制限するためのセキュリティツールを備えています。UIの構成に違いはありますが、両フォーマットが元々サポートしているセキュリティ機能には、以下のようなものがあります。

• ウォーターマーク
• パスワードによる保護
• デジタル署名
• コピーや印刷の制限

しかし、DOCXは共同編集の機会を提供するため、そのライフサイクルのいくつかのステージでは、追加の保護が必要です。例えば、高度な共有権限をユーザーに与えることで、処理ソフトウェアによって異なるデータの改ざんや不要なアクセスから保護することができます。ONLYOFFICE Docsは、パスワードによるレディドキュメントの暗号化だけでなく、プライベートルームによる暗号化コラボレーションも提供しており、共同作業者が行うそれぞれの変更がリアルタイムで暗号化されます。

ソフトウェア

ファイルの仕様で述べたように、両フォーマットは多くのアプリケーションでサポートされていますが、DOCXは文書処理が可能なより特殊なツールを必要とします。以下は、各フォーマットに対応した一般的なソフトウェアの例です。

DOCX:

• Microsoft Office (デスクトップ)
• Office Online (オンライン)
• ONLYOFFICE Docs (オンライン) / ONLYOFFICE Desktop Editors (デスクトップ)
• LibreOffice (デスクトップ)
• Zoho Docs (オンライン)
• G-Suite (オンライン)
• WPS Office (デスクトップ)

PDF:

• 上記のすべてのソフトウェアに、PDFへの書き出しとPDFファイルの読み込みの機能を加えたもの;
• Adobe Acrobat;
• PDFelement;
• Foxit reader;
• Expert PDF reader;
• Nitro Reader;
• Web browsers.

PDFからDOCX、DOCXからPDFへの変換は可能か？

この記事で前述したように、ONLYOFFICEやOfficeなどのワープロソフトを使えば、ほとんど手間をかけずにDOCXをPDFに変換することが可能です。しかし、PDFからDOCXファイルを生成することは可能なのでしょうか？PDFはベタ画像だけで構成されているわけではなく、テキスト情報などを備えていることが多いため、これらのテキストや要素を取り出して、同じ内容のDOCXファイルを構成することは技術的に可能です。その場合、書式やデータが危険にさらされる可能性がありますが、そのような機能を提供するツールもあります。例えば、ONLYOFFICEはPDFファイルをDOCXに変換することができるので、新しいファイルに手動でコピーや入力をすることなく、コンテンツの編集や共同作業を行うことができます。同じ機能は、Adobe Acrobat、Google Docs、PDFelement、Convert.ioでも利用可能です。

要約：DOCXに対するPDFの利点とその逆

PDFとDOCX形式は、どちらもテキスト文書の保存と共有のために設計されていますが、仕様が異なるため、日常の文書ワークフローにおける役割も異なります。ここでは、DOCXとPDFの対応機能や特徴を簡単に比較します。

機能	DOCX	PDF
コンテンツの編集とフォーマット	+	–
注釈とコメント	+	+
共同編集	+	–
フォームの作成と記入	+	+
コンテンツ保護ツール	+	+
電子署名	+	+
異なるソフトで同じく表示する (WYSIWIG)	–	+

DOCXの機能は、作成も共同編集もPDFよりはるかに豊富ですが、DOCXでの作業をサポートするソフトウェアの選択肢が限られているのに対し、PDFは同じオフィスアプリやウェブブラウザを含む膨大な種類のアプリケーションで開くことができます。しかし、DOCXは対応するソフトウェアが限られており、PDFは同じオフィスアプリやウェブブラウザなど、非常に多くのアプリケーションで開くことができます。

ONLYOFFICEで両方のフォーマットで作業する

ONLYOFFICE DocsとONLYOFFICE デスクトップエディタは、ネイティブでサポートされているフォーマットでもあるDOCXで作業するための豊富なワープロとコラボレーション機能を提供します。DOCXからPDFを作成したり、PDFに戻したり、内蔵のPDFビューアーを使って、追加のソフトウェアを使うことなく、快適にPDFで作業することができます。

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