PDF vs DOCX: quali sono le differenze?
Oggi confrontiamo due dei più diffusi formati di file per ufficio, PDF e DOCX. Sebbene entrambi siano utilizzati principalmente per lavorare con i testi, le differenze tra i file, la loro applicabilità e le loro caratteristiche sono notevoli. Continua a leggere per maggiori dettagli.
Che cos’è DOCX?
DOCX è un formato di documento di testo aperto originariamente inventato da Microsoft utilizzato per la creazione di file di testo modificabili. È uno dei formati più popolari per lavorare con i documenti d’ufficio, insieme ai suoi predecessori DOC e ODT.
A causa della compatibilità variabile tra i diversi software e le specifiche di sistema degli utenti, l’apertura di DOCX può fornire risultati diversi con distorsioni o perdite di contenuto. Ecco perché la scelta del software giusto per lavorare con DOCX è una questione di grande importanza.
Che cos’è PDF?
PDF (Portable Document Format) è il formato di file creato da Adobe. Il PDF contiene anche testi, immagini e altri elementi e viene utilizzato per visualizzare contenuto di testo formattato, tuttavia non supporta completamente la modifica del contenuto. I PDF vengono solitamente creati da altri formati di testo per trasformare i file in elementi più universalmente compatibili che più persone possono sfogliare.
Anche se non c’è molta libertà di modifica e design in PDF, può comunque essere interattivo con campi modulo applicati, contenuti multimediali, livelli e persino oggetti 3D.
Ora confrontiamo DOCX e PDF e decidiamo quale formato è giusto per la tua prossima attività.
Specifiche del file: composizione, dimensione dei file e altro
Il contenuto PDF è una composizione di grafica e testi vettoriali e bitmap in una forma stabile e portatile, il che significa che può essere aperto con qualsiasi software di supporto senza distorsioni del contenuto.
DOCX è una raccolta di file XML con diversi tipi di contenuto compressi in un archivio. Richiede un software specifico con capacità di leggere correttamente i contenuti XML e le loro dipendenze. DOCX può essere aperto con applicazioni di elaborazione dei documenti come Microsoft Office, ONLYOFFICE, LibreOffice e altri, che hanno tutti un supporto vario per le funzionalità e i contenuti del formato.
Sebbene sia il formato creato da Microsoft e quindi elaborato con la massima compatibilità in Office, suite come ONLYOFFICE, anch’esse basate su OOXML, offrono una visualizzazione accurata dei contenuti per i file DOCX creati con diverse app.
PDF è supportato da molte altre applicazioni, inclusi browser Web, app di messaggistica e, naturalmente, visualizzatori PDF speciali come Adobe Acrobat, PDFelement, Foxit reader e molti altri. Puoi anche leggere e navigare nei PDF utilizzando app per ufficio come ONLYOFFICE.
In poche parole, DOCX fornisce la creazione e la modifica di documenti con un’ampia gamma di strumenti, mentre, a differenza del PDF, richiede software specifici la cui varietà è molto più limitata. Il PDF è un formato portatile in base alla progettazione costituito da contenuti meno complessi e organizzati e può essere aperto con un’ampia varietà di app.
Un’altra differenza che riguarda gli utenti è la dimensione del file. Qui, le probabilità non sono a favore del PDF: un file con lo stesso contenuto sarà più grande della versione DOCX. Ad esempio, questo articolo in formato DOCX occupa 754 KB di spazio, mentre la sua versione PDF raggiunge 1,3 MB.
Funzionalità di modifica
DOCX consente di applicare una formattazione complessa a testi come font e stili, layout di pagina ed elementi. Supporta immagini, forme automatiche, grafici, equazioni e molti altri tipi di oggetti.
Ciò rende DOCX un formato ideale per la redazione di tutti i tipi di informazioni di testo, da semplici newsletter a materiali pubblicati come giornali e riviste. A loro volta, i file DOCX possono essere successivamente condivisi nella loro forma originale, stampati o convertiti in altri formati come PDF a seconda del loro scopo.
Il ciclo di utilizzo del formato PDF è più breve. È pensato per condividere file pronti per la visualizzazione e la revisione e, talvolta, per la compilazione per finalizzare accordi e contratti. Le funzionalità di modifica offerte da vari software PDF includono principalmente annotazioni, commenti, compilazione di moduli, disegno e aggiunta di oggetti visivi, con diverse iterazioni ed estensioni.
Collaborazione
DOCX collaborativo dalla progettazione. Altri utenti possono modificare i documenti creati aprendoli nel software che supporta DOCX, indipendentemente o in modalità condivisa nel cloud. I collaboratori hanno pari opportunità di modificare e formattare il contenuto del documento, a meno che il file non sia condiviso con restrizioni aggiuntive.
La gamma di strumenti aggiuntivi utili nella collaborazione varia da un software all’altro. Ad esempio, ONLYOFFICE supporta due modalità di co-editing, commenti con menzioni dell’utente, cronologia delle versioni, traccia delle modifiche per la revisione e altri strumenti. In ONLYOFFICE Workspace e alcuni altri ambienti in cui la suite può essere integrata, è possibile applicare restrizioni per i collaboratori, limitando le loro azioni a commenti, revisione e compilazione di moduli.
I documenti PDF supportano principalmente la collaborazione attraverso la revisione e l’annotazione, il che conferisce loro un ruolo completamente diverso nei flussi di lavoro dei documenti.
Compilazione moduli
Dovremmo prestare particolare attenzione alla creazione di modelli e moduli, poiché è un processo collaborativo e può essere eseguito utilizzando PDF e DOCX. La creazione di modelli e la redazione di contratti vuoti e altri documenti “multiparti” aiuta ad automatizzare la documentazione e risparmiare tempo in processi strutturati come le vendite e il marketing.
Utilizzando il software PDF, è possibile aggiungere campi a documenti pre-progettati destinati all’archiviazione da parte del destinatario designato, come un contratto di vendita o un ordine di acquisto. Con PDF, puoi assicurarti che i file condivisi e i documenti finali, compilati e firmati, abbiano l’aspetto previsto, senza rischi di perdita di contenuto o di formattazione.
DOCX può essere utilizzato anche per creare modelli e moduli, lasciando campi vuoti nel testo normale o utilizzando funzioni speciali come i controlli dei contenuti.
Alcuni software consentono di creare moduli più avanzati. Ad esempio, la funzionalità di creazione dei moduli di ONLYOFFICE ti consente di costruirli nei formati basati su DOCX DOCXF e OFORM per salvarli come modelli o condividerli per la compilazione utilizzando un’interfaccia intuitiva e una selezione di tipi di campo personalizzabili come rich text, elenchi a discesa, segnaposto di immagini e altro ancora . Questi possono anche essere esportati come PDF compilabili, se necessario.
Sicurezza
Entrambi i formati dispongono di strumenti di sicurezza per proteggere i contenuti e limitare l’accesso a utenti selezionati. Le funzionalità di sicurezza originariamente supportate da entrambi i formati, con possibili differenze nell’organizzazione dell’interfaccia utente, includono:
- Filigrane;
- Protezione con password;
- Firme digitali;
- Restrizioni su copia e stampa.
Ma poiché DOCX offre opportunità di co-editing, alcune fasi del suo ciclo di vita richiedono una protezione aggiuntiva. Ad esempio, agli utenti possono essere concesse autorizzazioni di condivisione avanzate per proteggere i dati da alterazioni o accessi indesiderati, a seconda del software di elaborazione.
ONLYOFFICE Docs offre non solo la crittografia dei documenti pronti con password, ma anche la collaborazione crittografata con Private Rooms, dove ogni modifica apportata dai collaboratori viene crittografata in tempo reale.
Software
Come accennato in precedenza nella discussione delle specifiche dei file, entrambi i formati sono supportati da una serie di app, con DOCX che richiede strumenti più specifici in grado di elaborare i documenti. Ecco gli esempi di software popolari per ogni formato.
DOCX:
- Microsoft Office (desktop)
- Office Online (online)
- ONLYOFFICE Docs (online) / ONLYOFFICE Desktop Editors (desktop)
- LibreOffice (desktop)
- Zoho Docs (online)
- G-Suite (online)
- WPS Office (desktop)
PDF:
- All of the software above, with ability to export to PDF and read PDF files;
- Adobe Acrobat;
- PDFelement;
- Foxit reader;
- Expert PDF reader;
- Nitro Reader;
- Web browsers.
Posso convertire PDF in DOCX e DOCX in PDF?
Come accennato in precedenza in questo articolo, con strumenti di elaborazione testi come ONLYOFFICE, Office e altri, è possibile convertire DOCX in PDF con il minimo sforzo. Ma è possibile generare un file DOCX da PDF?
Poiché i PDF non sono costituiti solo da immagini solide e spesso contengono informazioni di testo e altri elementi, è tecnicamente possibile recuperare questi testi ed elementi e comporre un file DOCX con lo stesso contenuto. Sebbene la formattazione e i dati possano essere a rischio in tale procedura, esistono strumenti che forniscono tale funzionalità.
Ad esempio, ONLYOFFICE può convertire file PDF in DOCX, così puoi modificare e collaborare al contenuto senza copiare o digitare manualmente il nuovo file. La stessa funzionalità è disponibile in Adobe Acrobat, Google Docs, PDFelement e Convert.io.
Riepilogo: vantaggi del PDF rispetto a DOCX e viceversa
I formati PDF e DOCX sono entrambi progettati per l’archiviazione e la condivisione di documenti di testo, tuttavia hanno specifiche diverse e quindi ruoli diversi nei flussi di lavoro giornalieri dei documenti.
Ecco un breve confronto delle funzionalità supportate e delle caratteristiche di DOCX e PDF:
| Funzionalità | DOCX | |
| Modifica e formattazione dei contenuti | + | – |
| Annotazioni e commenti | + | + |
| Co-editing | + | – |
| Creazione e compilazione dei moduli | + | + |
| Strumenti di protezione dei contenuti | + | + |
| Firme digitali | + | + |
| Visualizzazione uguale garantita (WYSIWIG) | – | + |
La funzionalità DOCX, sia nella creazione che nel co-editing, è molto più ricca di quella del PDF, tuttavia la scelta del software che supporta il lavoro con DOCX è limitata, mentre il PDF può essere aperto con un’ampia varietà di app comprese le stesse app per ufficio e persino browser web.
Avendo il software giusto a portata di mano, non solo puoi utilizzare al meglio le capacità di questi formati, ma anche convertirli in entrambi i modi.
Lavora con entrambi i formati in ONLYOFFICE
ONLYOFFICE Docs e ONLYOFFICE Desktop Editors offrono funzionalità avanzate di elaborazione testi e collaborazione per lavorare con DOCX, che è anche il suo formato nativo e ben supportato. Puoi creare PDF da DOCX e viceversa e lavorare comodamente con PDF utilizzando un visualizzatore PDF integrato, senza utilizzare software aggiuntivo.
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