Cos’è ambiente di lavoro collaborativo nel 2022

Anche quando le aziende sperimentano la combinazione di modelli di lavoro remoti, ibridi e in ufficio, la collaborazione rimane la base per la produttività del team. Scopri i vantaggi di spazi di lavoro collaborativi, confronta pro e contro degli ambiti di lavoro fisici e online e scegli tra le soluzioni software più consigliate.

Definizione dell’ambiente di lavoro collaborativo

Per spazio di lavoro collaborativo, intendiamo un ambiente in cui le persone seguono le attività personali per raggiungere un obiettivo comune.

Pensala come una partita di calcio. Ogni giocatore in una squadra ha una portata limitata di responsabilità: difendere, affrontare, segnare. Combinati e fatti correttamente, questi sforzi aiutano le squadre a diventare vincenti. Allo stesso modo, la mancanza di comprensione tra i giocatori porta a tentativi vani e persino a fallimenti.

Può esserci uno spazio di lavoro fisico e virtuale.

• Spazio di lavoro fisico è un ufficio nel significato tradizionale. Si tratta infatti di stanze o dell’intero edificio occupato da un’azienda. La collaborazione può essere ottenuta tramite lavagne per la pianificazione di eventi, comunicazione faccia a faccia, uffici progettati per un’interazione senza barriere tra i dipendenti.
• Spazio di lavoro virtuale ha notevolmente guadagnato popolarità durante la crisi del COVID-19. Si intende il software per sostituire il lavoro in ufficio creando la sua “versione digitale”. Gli strumenti di collaborazione online aiutano a comunicare, scambiare file, gestire i team senza uscire di casa.

 

Ambiente di lavoro fisico e online: pro e contro

Mentre il lavoro a distanza è conveniente per alcuni dipendenti, altri devono pensare a hardware e apparecchiature enormi che non riescono a localizzare a casa. Questo è uno degli svantaggi comuni degli spazi di lavoro online che impedisce ad alcuni team di passare completamente da remoto.

Tuttavia, se applicato correttamente, uno spazio di lavoro virtuale aumenta la produttività riducendo il tempo necessario per completare le attività quotidiane, eliminando routine, scartoffie ed errori umani. Alcune aziende remote-friendly famose sono Amazon, Upwork, Shopify.

Paradossalmente, molte persone vanno al loro posto di lavoro fisico e trascorrono la maggior parte del tempo lavorando in uno spazio di lavoro online. Anche raramente parlando tra di loro senza messenger. Alcuni team, infatti, vengono a fare il lavoro che potrebbero gestire da casa, senza perdere tempo negli ingorghi di mattina.

Funzionalità di ambiente di lavoro collaborativo online

I requisiti per funzionalità specifiche nel software dell’ambiente di lavoro di collaborazione sono diversi in ogni settore. Tuttavia, ci sono tre requisiti assoluti per qualsiasi team: gestione dei file, comunicazione e gestione dei progetti.

Ogni categoria include una serie di attività in cui potrebbero funzionare app autonome. Avviso spoiler: non è necessario acquistare ciascuna app separatamente — scopri le migliori soluzioni all-in-one.

1. Gestione dei file

Quando si utilizza questo termine generico, in genere si intende la modifica di documenti, la collaborazione su file, l’archiviazione e lo scambio di risorse su uno spazio di lavoro online condiviso.

Modifica dei documenti

Il flusso di lavoro dei documenti esiste in qualsiasi azienda in misura diversa. Alcuni team inviano solo fatture e contratti, mentre per copywriter e giornalisti un file di testo è un prodotto.

Molte soluzioni dedicate consentono di modificare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni.

ONLYOFFICE Docs. Completamente compatibili con tutti i formati di documenti più diffusi, gli editor online di ONLYOFFICE facilitano il lavoro con testo, fogli di calcolo, diapositive e moduli compilabili.

Oltre all’implementazione nel cloud, ONLYOFFICE Docs può essere installato all’interno della tua rete aziendale locale.

Google Docs. La suite per ufficio di Google è ampiamente utilizzata su Internet e preferita dai team remoti più grandi.

La distribuzione on-premise non è disponibile al momento.

Microsoft 365. Famosi Word, Excel e PowerPoint come parte della suite aziendale.

Ideale se abbinato ad altri servizi Microsoft.

Collaborazione

Che si tratti di documenti d’ufficio o di altri tipi di file, il tuo team dovrebbe essere in grado di lavorare insieme in tempo reale. Le soluzioni collaborative per l’ambiente di lavoro online lo rendono possibile per qualsiasi settore, compresi:

• Progettazione e produzione video
• Musica e registrazione vocale
• Sviluppo del codice sorgente
• Gestione di contatti con clienti

Archiviazione e condivisione

Tutti i file devono essere archiviati in modo sicuro da qualche parte e trasferiti se serve. Le opzioni sono o il tuo archivio
o il fornitore di servizi di archiviazione nel cloud, ad esempio:

• Dropbox
• Box
• Google Drive
• ownCloud
• Nextcloud

Tali servizi in genere abilitano una serie di diritti di accesso a un file ogni volta che lo condividi. Ad esempio, puoi condividere un documento sensibile e i destinatari non potranno modificarlo.

2. Comunicazione

In ogni team, i dipendenti si scambiano messaggi, effettuano chiamate, inviano email. Ogni moderno spazio di lavoro collaborativo estende costantemente le capacità di comunicazione.

Chat

Le soluzioni per ufficio online all-in-one forniscono chat aziendali native o persino social network interni. In alternativa, puoi utilizzare servizi di messaggistica istantanea sicuri come Telegram:

Un’altra opzione per la chat veloce è Signal:

Threema è un messenger open source a pagamento con crittografia end-to-end:

Nella maggior parte dei casi, i messenger funzionano su desktop, dispositivi mobili e nel browser. Possono anche essere integrati con il tuo spazio di lavoro virtuale collaborativo. Guarda il video della integrazione di Telegram in ONLYOFFICE Docs.

Videoconferenze

La chat può essere insufficiente e richiedere molto tempo per discussioni di gruppo di lunga durata. Il software per riunioni video migliora la produttività e può persino ridurre i costi di viaggio.

Zoom è attualmente la soluzione di videoconferenza più popolare al mondo.

Jitsi fornisce una solida alternativa con funzionalità simili per i sostenitori dell’open source.

Microsoft Teams è un esempio di videochiamate software native all’interno della suite collaborativa Microsoft.

Nella maggior parte dei casi, le app di videoconferenza possono essere integrate nell’ambito di lavoro del team online. Ad esempio, Jitsi funziona direttamente da ONLYOFFICE Docs.

Email

Le email sono adatte per discussioni commerciali esterne e interazioni con i clienti. Il sistema di gestione della posta elettronica è presente in quasi tutti gli spazi di lavoro collaborativi digitali. Guarda una panoramica delle email in ONLYOFFICE Workspace:

3. Gestione dei progetti

Quando si tratta di gestire un progetto complesso che coinvolge più team, è necessaria una chiara comprensione delle tappe fondamentali, dell’avanzamento di ogni attività, del budget e della pianificazione.

Gestione delle attività e del carico di lavoro

Una corretta gestione delle attività aumenta la produttività e previene il burnout. Le app di gestione dei progetti di solito ti forniscono una lavagna virtuale per assegnare attività e impostare scadenze.

Ecco come funziona in ONLYOFFICE Workspace:

Altre soluzioni di gestione dei progetti includono Asana, Wrike, Trello ecc.

Planning

I calendari fanno ancora il loro lavoro nella pianificazione di eventi. Ma devono essere calendari di gruppo disponibili per tutti i partecipanti.

Ecco un esempio:

Strumenti di reportistica

Le funzionalità di creazione di report sono vitali quando è necessario inviare lo stato di avanzamento al top management.

Tali funzionalità sono particolarmente utili per prevedere il carico di lavoro futuro e prendere decisioni informate.

 

Ora conosci le caratteristiche fondamentali di uno spazio di lavoro online. Ma l’acquisto di un’app separata per ogni attività è piuttosto costoso.

Diamo un’occhiata a soluzioni complete che offrono la maggior parte delle funzionalità sopra menzionate all’interno di una suite.

I 5 migliori strumenti di collaborazione nell’ambito di lavoro

Questi software all-in-one forniscono le funzionalità necessarie senza la necessità di possedere numerose app autonome.

ONLYOFFICE Workspace

ONLYOFFICE Workspace è un ufficio online che viene fornito con editor collaborativi per documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni, gestione dei progetti, CRM, e-mail e calendario.

Disponibile per la distribuzione on-premise su Windows e Linux, ONLYOFFICE Workspace open source è una soluzione self-hosted per le aziende che necessitano di uno spazio di lavoro collaborativo all’interno di una rete locale.

Puoi comunicare in Telegram e Jitsi, gestire tutte le email da caselle di posta multiple, creare calendari del team, generare rapporti, assegnare attività e altro ancora.

Caratteristiche principali

• Editor di documenti
• Archiviazione di file
• Gestione dei progetti
• Gestione delle mail
• Calendario

Prezzi

Spazio di lavoro collaborativo online gratuito per team fino a 5 utenti. Da $ 4 per utente/mese per altre aziende. Confrontare le tariffe>>

Valutazione

Capterra — 4.5 (309 recensioni)

Software Advice — 4.5 (308 recensioni)

 

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Zoho One

Zoho fornisce una soluzione completa con oltre 40 applicazioni per qualsiasi reparto in team più grandi. Includono monitoraggio del progetto, CRM, automazione della posta elettronica, videoconferenza, social network interno, archiviazione e condivisione di file, modifica di documenti.

App aggiuntive aiutano a potenziare il social media marketing, la gestione delle risorse umane, la contabilità, ottimizzare i tassi di conversione su una pagina Web, raccogliere i feedback dei clienti nei sondaggi e altro ancora.

Zoho One è completamente basato su cloud e adatto a team senza la propria infrastruttura IT.

Caratteristiche principali

• Editor di documenti
• Gestione dei progetti
• Archiviazione di file
• Videoconferenze
• Gestione email
• Automazione marketing
• Calendario
• Analitica

Prezzi

Nessun piano gratuito fornito, ma Zoho offre 30 giorni di periodo di prova. Puoi acquistare una licenza per ogni dipendente a $ 37 per dipendente/mese. Un’altra opzione è una licenza per qualsiasi numero di utenti per $ 90 per utente/mese.

Valutazione

Capterra — 4.4 (73 recensioni)

Software Advice — 4.3 (73 recensioni)

Google Workspace

Precedentemente noto come G Suite, Google Workspace offre agli utenti aziendali la modifica di documenti di testo, fogli di lavoro e presentazioni, calendario, Gmail e archiviazione estesa di file nel cloud. Tuttavia, le funzionalità di gestione del progetto non sono incluse.

Gli strumenti di comunicazione sono chat e video meeting tramite Google Meet. 30 GB di spazio di archiviazione file sono forniti nel piano di base.

Google Workspace è interamente basato su cloud, l’installazione on-premise va oltre le priorità di Google.

Caratteristiche principali

• Editor di documenti
• Archiviazione di file
• Videoconferenze
• Gestione email
• Calendario

Prezzi

Nessun piano gratuito, ma Google offre 14 giorni di periodo di prova. Il piano di base costa $ 6 per utente/mese e comprende tutte le funzionalità. I piani più costosi estendono il numero di partecipanti e il volume dello spazio di archiviazione.

Valutazione

Capterra — 4.7 (11130 recensioni)

Software Advice — 4.6 (11130 recensioni)

Microsoft 365

La suite per ufficio di Microsoft offre editor di documenti nativi, inclusi Word, Excel e PowerPoint, oltre a 1 TB di spazio di archiviazione. L’app di gestione della posta elettronica è il popolare Outlook.

However, not all plans include video conferencing and task scheduling via MS Teams. Project management is also unavailable but can be additionally purchased as a cloud-based solution from $10 per user/month. On-premise deployment of Microsoft Projects costs from $679.99.

Caratteristiche principali

• Editor di documenti
• Archiviazione di file
• Videoconferenze
• Gestione email
• Calendario

Prezzi

Nessun piano gratuito, ma Microsoft offre un periodo di prova di 1 mese. Il piano di base costa $ 5 per utente/mese, ma non include alcune funzionalità importanti. La maggior parte dei piani sembra priva di funzionalità di protezione dalle minacce.

Valutazione

Capterra — 4.6 (12362 recensioni)

Software Advice — 4.6 (12360 recensioni)

Bitrix24

Bitrix24 è potente nella collaborazione e offre chat, videochiamate, feed, spazio di lavoro aziendale e knowledge base.

Puoi gestire progetti, delegare e impostare attività, navigare tra attività e progetti utilizzando diverse visualizzazioni: Scadenza, Planner, Lavagna Kanban, Diagramma di Gantt o Calendario. Ogni account ha una memoria di file fino a 1 TB.

Tuttavia, la maggior parte delle fantastiche funzionalità di Bitrix24 sono disponibili solo nei piani costosi.

Caratteristiche principali

• CRM
• Gestione dei progetti
• Automazione dei processi aziendali
• Editing di documenti
• Archiviazione di file

Prezzi

Uno spazio di lavoro collaborativo online gratuito fornito. Tutte le funzionalità partono da $ 79 al mese: il numero di utenti è illimitato.

Valutazione

Capterra — 4.0 (497 recensioni)

Software Advice — 4.0 (497 recensioni)

Le ultime parole

Abbiamo imparato cos’è uno spazio di lavoro collaborativo, abbiamo esaminato i suoi componenti necessari e alcune soluzioni consigliate per organizzare il lavoro a distanza. Tutti hanno vantaggi e svantaggi, offrono diverse funzionalità collaborative. Un buon modo per scegliere il software giusto è fare un brainstorming e annotare le funzionalità, suddividendole in tre categorie:

• Funzionalità ad alta priorità. Sono necessari per completare i tuoi compiti principali.
• Caratteristiche promettenti. Sono belli da avere, ma la loro assenza non influirà sulle prestazioni della tua squadra.
• Funzionalità a bassa priorità. Una soluzione li offre, ma tali funzionalità sono irrilevanti per il tuo team.

Presta attenzione anche ai piani tariffari: costoso non è sempre meglio. Inoltre, non dimenticare di iniziare una prova gratuita e raccogliere feedback da un team prima di acquistare qualsiasi spazio di lavoro collaborativo.