Cómo añadir un sello a un archivo PDF

Agregar sellos a los archivos PDF es una forma útil de marcar documentos como aprobados, confidenciales, revisados o para agregar otras notas y firmas. Vamos a explorar cómo usar esta función.

Qué son los sellos PDF

Un sello PDF es un elemento visual agregado a un documento para indicar su estado, proporcionar información importante o personalizarlo con una marca. Los sellos pueden incluir texto, fechas, imágenes o una combinación de estos elementos. Funcionan de manera similar a los sellos de tinta tradicionales, pero se aplican de forma digital, asegurando un flujo de trabajo más profesional y eficiente en los documentos.

Para qué se utilizan los sellos PDF 

Los sellos PDF son ampliamente utilizados en procesos empresariales, legales y administrativos. Ayudan a agilizar la gestión de documentos al marcar claramente los archivos con información relevante. Algunos de los casos de uso más comunes incluyen:

• Aprobaciones y revisiones. Sellos como “Aprobado”, “Rechazado” o “En Revisión” indican el estado del documento.
• Avisos de confidencialidad. Etiquetas como “Confidencial” o “Solo para uso interno” ayudan a proteger la información sensible.
• Transacciones financieras. Sellos como “Pagado”, “Vencido” o “Factura Procesada” ayudan en la contabilidad y el registro.
• Sellos oficiales y logotipos. Las empresas utilizan sellos con su marca para dar autenticidad a los documentos digitales
• Fechas y firmas. Los sellos con marcas de tiempo o firmas digitales aseguran la responsabilidad y la verificación.

Sellos populares para documentos PDF 

Existen muchos tipos de sellos PDF, pero los más comúnmente utilizados incluyen:

• Sellos de negocio estándares – Aprobado, Rechazado, Borrador, Final, Copia, Urgente.
• Sellos legales y de cumplimiento – Confidencial, No para Distribución, Firmado y Sellado.
• Sellos financieros – Pagado, Vencido, Factura Procesada.
• Sellos de marca personalizada – Logotipos de empresas, sellos de departamentos y marcas de agua digitales.
• Sellos de fecha y hora  – Añadir automáticamente la fecha actual al documento.

Cómo insertar un sello en un archivo PDF 

ONLYOFFICE PDF Editor incluye un conjunto de sellos predefinidos para necesidades comerciales comunes y te permite insertar sellos en PDF fácilmente. A continuación, encontrarás una guía paso a paso para agregar sellos.

1. Abre tu PDF en ONLYOFFICE PDF Editor. Ya sea en modo de Comentarios o de Edición, podrás agregar un sello. Por lo tanto, no es necesario cambiar de modo.

2. Ve a la pestaña Comentario en la barra de herramientas superior.

3. Haz clic en Sello y elige entre las opciones disponibles.

4. Ajusta la posición y tamaño de los sellos según sea necesario.

5. Guarda el documento para finalizar los cambios.

Cómo crear sellos personalizados 

ONLYOFFICE PDF Editor también ofrece sellos dinámicos con nombres que incluyen automáticamente el nombre de usuario que aplica el sello y la fecha actual. Estos sellos son especialmente útiles para los procesos de aprobación y revisión.

Los sellos con nombre disponibles incluyen Aprobado, Recibido, Revisado y Revisado.

El usuario sigue los pasos mencionados anteriormente para agregar un sello al PDF, y los datos se agregarán automáticamente.

*En los editores de escritorio, puedes definir el nombre de usuario en la ventana de inicio -> Configuración.

Esta función facilita el seguimiento de las aprobaciones y revisiones de documentos, haciendo que los flujos de trabajo sean más transparentes y eficientes.

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