Wie die Stiftung der Deutschen Wirtschaft mit ONLYOFFICE und Nextcloud ihre Förderverläufe verwaltet

Die Stiftung der Deutschen Wirtschaft benutzt ONLYOFFICE Docs in Kombination mit Nextcloud, um einen effizienten Arbeitsfluss zwischen Mentoren und Stipendiaten/Stipendiatinnen zu organisieren. Jean Claude Granval, IT-Administrator, berichtet über die Erfahrungen seines Teams.

Über die sdw

Die Stiftung der Deutschen Wirtschaft (sdw) ist eine Gemeinschaftsinitiative für Bildung aus Berlin. Als Bildungsstiftung der Wirtschaft übernimmt die sdw gemeinsam mit ihren Partnern aktive Verantwortung für die Zukunft der jungen Generation.

Die sdw bietet bundesweit Stipendien- und Förderprogramme für aktuell über 4.000 Jugendliche und junge Erwachsene an und setzt sich für eine Gesellschaft ein, in der Menschen unabhängig von ihrer sozialen oder ethnischen Herkunft ihr Potenzial entfalten können.

Der Weg zu ONLYOFFICE

Jean Claude Granval erzählt, dass sie eine Lösung gesucht haben, um Office-Dokumente über die Nextcloud zu bearbeiten. Die Recherche ergab u.a. ONLYOFFICE als eine App für die Nextcloud.

Damals installierte die sdw die Community Version von ONLYOFFICE Docs und die Integration in die Nextcloud war hervorragend. Diese erste Version muss als Test betrachtet werden, ausgelöst durch die Corona-Krise Anfang 2020.

Geplant ist nun die Testumgebung in eine produktive Umgebung zu migrieren, unter anderem um die Performance und Stabilität zu steigern. Damit einhergehend sollen die Funktionen von ONLYOFFICE umfangreicher nutzbar werden, da einige Mitarbeiter aufgrund dessen noch Vorbehalte haben. Deshalb hat die sdw mit der Integration von ONLYOFFICE Docs Enterprise begonnen. Hier gibt es einige technische Schwierigkeiten, welche wir zusammen beheben werden.

Am meisten benötigte Funktionen

Laut Jean Claude Granval hat ONLYOFFICE im Zusammenspiel mit der Nextcloud zu einer deutlichen Veränderung des Benutzerverhalten geführt. Gerade die Zusammenarbeit zwischen ihren Benutzern und externen, beispielsweise Mentoren und Trainer, ist dadurch effizienter geworden.

Die sdw hat spezielle Nutzungsszenarien, zum Beispiel ihre “Förderverläufe”:

• Die Stiftung vergibt Stipendien an Schüler, Studenten und Doktoranten, die von Mentoren und Betreuern begleitet werden. Für jeden Stipendiaten wird ein Förderverlauf erstellt, in dem die Mentoren und Betreuer ihre Aktivitäten und Notizen protokollieren. Die entsprechenden Mitarbeiter der Stiftung (Regionalkoordinatoren) haben Zugriff auf die aktuellen Förderverläufe.
• Durch ONLYOFFICE innerhalb der Nextcloud kann man DSGVO-konform und effizient zusammen arbeiten – die Mentoren protokollieren ihre Erfahrungen online, ohne die entsprechenden Protokolle lokal zu speichern. Die Regionalkoordinatoren haben Zugriff auf den aktuellen Stand der Förderverläufe ihrer Stipendiaten ohne diese Anfragen zu müssen. Die Stiftung behält die Datenhoheit und der gesamte Informationsfluss ist DSGVO-konform.
• Ein weiteres Nutzungsszenario ist die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, die mit ONLYOFFICE in Echtzeit stattfinden kann. Hier ist die gesamte Bandbreite an Office-Dokumenten vertreten – Tabellen, Präsentationen, aber überwiegend Texte. Auch in diesem Fall ist der effiziente Arbeitsfluss durch den Wegfall des Versenden der Dokumente per Mail oder dem Up-/Download (über Plattformen wie Basecamp, Trello usw.) entscheidend.

Jean Claude Granval, IT-Administrator:

Ich würde ONLYOFFICE auf jeden Fall weiter empfehlen, idealerweise zusammen mit der Nextcloud. Dieses Zusammenspiel ist eine sehr gute DSGVO-konforme Alternative zu bspw. Microsoft 365 oder dem leider üblichen Prozess Dokumente (in verschiedenen Versionen) per Mail zu verschicken – ein Grauen und Zeitfresser wenn mehrere Person involviert sind.