كيف قمنا بأتمتة عملية طلب الإجازة باستخدام “ONLYOFFICE DocSpace”

اعتبارًا من الإصدار 2.6، قدمت منصة “ONLYOFFICE DocSpace” غرفًا مخصصة لملء النماذج بهدف تسهيل التعامل مع الوثائق القابلة للتعبئة. وباستخدام هذه الميزة، قررنا أتمتة عملية طلب الإجازة لدينا، مما جعلها أكثر كفاءة وسهولة لكل من الموظفين وقسم المحاسبة.

اطلعوا على المقال لمعرفة كيفية إعادة تصميم عملية طلب الإجازة والفوائد التي حصلنا عليها.

المشكلة: عملية يدوية لطلب الإجازات

بعد الجائحة، انتقل فريقنا بالكامل إلى العمل عن بُعد. وبالإضافة إلى ذلك، تعمل منظمتنا في عدة مكاتب حول العالم، ولم تكن جميع المواقع مجهزة بحلول جاهزة لأتمتة هذه المهام. على سبيل المثال، في مكتبنا في صربيا، كانت عملية طلب الإجازات تتم يدويًا بالكامل. حيث كان الموظفون يعتمدون على نماذج مطبوعة، وغالبًا ما تُقدم الطلبات شخصيًا.

عملية تقديم طلب الإجازة كانت مرهقة ومضيعة للوقت. النماذج كانت محفوظة في مجلد مشترك متاح لجميع الموظفين، مما يستلزم على الموظف العثور على النموذج المناسب، تعبئته يدويًا أو إلكترونيًا، ثم طباعته وتوقيعه. بعد ذلك، كان عليه مسحه ضوئيًا أو تصويره قبل إرساله إلى قسم المحاسبة، الذي يقوم بدوره بإدخال البيانات يدويًا في جدول بيانات للحصول على صورة كاملة.

كانت هذه العملية غير فعّالة وعرضة للأخطاء ومحبطة لكل من الموظفين وفريق المحاسبة.

الحل: غرف تعبئة النماذج

مع إصدار 2.6 من “ONLYOFFICE DocSpace”، قمنا بتقديم غرف تعبئة النماذج، المصممة لتبسيط عملية ملء وإدارة الوثائق القابلة للتعبئة. تتيح هذه الغرف للمستخدمين تحميل نماذج “PDF” وتقديمها للتعبئة مع منح صلاحيات تقتصر فقط على ملء الحقول المحددة. كما تُسهل متابعة التقدم وتجميع النتائج تلقائيًا في جدول بيانات لإجراء تحليل مفصل.

النتيجة: كيف أصبحت العملية الآن

بعد تطبيق غرف تعبئة النماذج في “ONLYOFFICE DocSpace”، تم تحويل عملية طلب الإجازة بالكامل.

وصول مركزي إلى النماذج: يمكن للموظفين الآن الوصول إلى نماذج طلب الإجازة من خلال غرفة تعبئة نماذج مركزية داخل “DocSpace” الداخلي. يتم ملء الحقول المطلوبة — مثل الاسم، وتواريخ الإجازة، والتوقيع — مباشرة في نموذج PDF داخل الغرفة.

تبسيط عملية التقديم: لم يعد هناك حاجة للتعامل مع الطباعة والتوقيعات اليدوية، حيث يكمل الموظفون النموذج إلكترونيًا ويقدمونه بضغطة واحدة فقط.

إدارة بيانات أكثر كفاءة: بعد استكمال النموذج، يتم تجميع جميع البيانات تلقائيًا في جدول موحد يشمل كل المعلومات اللازمة لحساب مستحقات الإجازة. هذا يلغي الحاجة إلى فتح النماذج الفردية يدويًا ويُسرِّع العملية بشكل كبير.

الفوائد التي جلبتها هذه الأتمتة لمؤسستنا:

•  توفير الوقت: يقل الوقت الذي يقضيه الموظفون والمحاسبون في المهام الإدارية بشكل كبير.
•  تحسين الدقة: يقلل تجميع البيانات من الأخطاء ويُسهّل التخطيط.
•  قابلية التوسع: النظام قابل للتكيف بسهولة مع نماذج وسير عمل أخرى.

خططنا المستقبلية

لقد شجعنا نجاح هذا المشروع على توسيع النظام ليشمل عمليات إدارية أخرى. نحن الآن في مرحلة اختبار أتمتة مشابهة لإجراءات مثل إعداد الشهادات ومعالجة طلبات الموظفين. وفي المستقبل، نخطط لإنشاء سير عمل مترابط — على سبيل المثال، توليد أوامر الإجازة تلقائيًا بناءً على الطلبات المقدمة.

نعمل من ناحية التطويرعلى تسريع عملية فتح الجدول الموحّد في برنامج “Excel” ونخطط لتوسيع أنواع التوقيعات المتاحة. في الوقت الحالي، يمكن للموظفين توقيع طلب الإجازة بإدراج صورة، ولكننا نعتزم إضافة توقيعات رقمية في المستقبل.

كيفية إعداد غرفة تعبئة النماذج

لأتمتة العمليات بالكامل، مثل طلبات الإجازة باستخدام غرف تعبئة النماذج في “ONLYOFFICE DocSpace”، يمكنكم اتباع الخطوات التالية المصممة خصيصًا لفريق المحاسبة:

الخطوة الأولى: إنشاء غرفة تعبئة النماذج

قم بتسجيل الدخول إلى “ONLYOFFICE DocSpace” أو أنشئ حسابًا جديدًا. انقر على زر “غرفة جديدة“، ثم اختر “غرفة تعبئة النماذج“.

أدخل اسمًا لغرفتكم مثل “طلبات الإجازة” أو “نماذج الموارد البشرية” لتكون واضحة للموظفين وأضف علامات وأيقونة إذا لزم الأمر. اضغط على “إنشاء“.

الخطوة الثانية: رفع نموذج “PDF”

إذا كان لديكم نموذج جاهز، يمكنكم رفعه إلى الغرفة بسهولة. انتقلوا إلى :الإجراءات -> رفع نموذج “PDF” -> من “DocSpace” أو من الجهاز.

أما إذا لم يكن لديكم نموذج جاهز، فهناك خياران:

•  تصميم نموذج جديد: استخدموا محرري “ONLYOFFICE” لإنشاء نموذج يحتوي على حقول قابلة للتعبئة مثل بيانات الموظفين وتواريخ الإجازات والتوقيعات.
•  استخدام قالب جاهز: يمكنكم استكشاف مكتبة القوالب المجانية المدمجة في “ONLYOFFICE DocSpace”، واختيار القالب الذي يناسب احتياجاتكم، ثم تخصيصه ليتماشى مع سياسات مؤسستكم. على سبيل المثال، يمكنكم استخدام النموذج الجاهز الخاص بمكتبنا في صربيا.

الخطوة الثالثة: مشاركة النموذج

لتسهيل مشاركة النموذج مع الموظفين بسرعة، يمكنكم توليد رابط عام ونسخه مباشرة بعد رفع النموذج إلى الغرفة. ستظهر هذه الخاصية في النافذة التي تظهر بعد عملية الرفع. يكفي النقر على “نسخ الرابط العام” لنسخه إلى الحافظة. يمكن لأي مستخدم يمتلك هذا الرابط فتح الغرفة وتعبئة النموذج.

الخطوة الرابعة: متابعة التقدم

يمكنكم متابعة عملية تعبئة النماذج مباشرةً من غرفة تعبئة النماذج. بمجرد رفع ملف PDF الخاص بالنموذج، يتم إشعار قسم المحاسبة تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني.

تحتوي الغرفة تلقائيًا على مجلدين: “قيد التنفيذ“، الذي يخزن نسخ النماذج التي بدأ الموظفون تعبئتها، و”مكتملة“، الذي يحتفظ بنسخ النماذج التي قام الموظفون بإرسالها.

الخطوة الخامسة: الاستفادة من البيانات المجمّعة

يتم تلخيص جميع البيانات المقدمة تلقائيًا في ملف “Excel” واحد يمكنكم العثور عليه في مجلد “مكتملة”. يمكن استخدام هذا الملف لحساب مستحقات الإجازات وأغراض المحاسبة الأخرى.

هذا الإجراء يلغي الحاجة إلى فتح نماذج منفصلة ويوفر الوقت ويضمن الدقة.

جرّب “ONLYOFFICE DocSpace”

بفضل غرف تعبئة النماذج، يمكنكم تحسين ليس فقط عملية طلب الإجازات، بل أي سير عمل يعتمد على النماذج في مؤسستكم. جرّبوا هذه الميزة واكتشفوا فوائد “DocSpace”:

جرّبوا النسخة السحابية

إذا كنتم ترغبون في الحفاظ على التحكم الكامل ببيانات موظفيكم وشركتكم، يمكنكم تنزيل النسخة الخاصة بالخادم:

نسخة الخادم