2023 年度榜单:15 款高效办公应用

2023年10月08日作者: Mona

效率是让个人和团队更为成功的密钥,让大家事半功倍,更快完成工作。如果您想了解如何提升效率,可以在下文中找到答案。这份清单囊括了一众卓越的高效办公工具,适用于不同平台和设备,您可以充分利用它们,优化工作流。

什么是高效办公应用?

高效办公软件是指能帮助大家提升日常工作效率和效果的应用。这类软件如今越来越受欢迎,因为它们能让个人和团队在日常执行任务时提升效率,不论简单还是复杂。您还可以使用它们实现行动的数字化,衡量其效率(例如,您在某项任务上花费了多少时间)。

高效办公应用的一大优势是,能帮助您专注于最重要的事情,而不是将注意力分散到小细节上。

高效办公软件的用途和应用有所不同,通常是指用于各种任务的工具,包括创建和编辑办公文档、文件共享、处理数据和统计、项目管理、日程安排等,也可以包括提升与第三方协作、沟通与互动的工具。

我们来看看 2024 年有哪些卓越的高效办公应用值得关注,就如何选择适合您需求的工具,获取一些建议。

1.ONLYOFFICE 协作空间

ONLYOFFICE 协作空间是一个基于网络的协作平台,可在云端使用,也适合在 Windows 和 Linux 系统的服务器上进行本地部署。这个解决方案适合团队和个人使用,他们可以在可自定义的房间中在线编辑文本文档、电子表格、演示文稿和电子表格,展开协作。它还提供用于编辑 PDF、查看电子书和打开多媒体文件的工具。

ONLYOFFICE 协作空间提供专业的编辑工具,通过 Jitsi 插件支持聊天沟通、音频和视频通话等功能,还有 AI 助手让文本处理更为轻松:例如,您可以生成图像、创建摘要、提取关键字、翻译段落、查找问题的答案、纠正拼写和语法错误、以不同的方式重写文本等等。

您在协作空间的房间中进行协作时,可以为其他用户设置各种级别的访问权限,包括房间管理员、高级用户、编辑者、仅查看、可评论、审阅者和可填写表单等。更重要的是,每种房间类型都有独特的用途。协作房间适合实时共同创作。当您需要与外部用户共享某些内容时,公共房间就很适合。自定义房间具有灵活的设置,因此您可以根据自己的需要对其进行调整,例如审阅或评论。如果您需要从许多人那里收集数据并对其进行分析,表单填写房间效果最好。

ONLYOFFICE 协作空间配备一套安全工具和自定义选项,助力您为文档及文件创建一个安全的协作环境。

适合:与团队成员及外部用户就文档进行实时协作

平台:在线、Windows、Linux、iOS 和安卓移动应用

定价

  • 初创版:免费,高达 2GB 免费空间,最多 12 个房间
  • 企业版:每个管理员/高级用户 20 美元/月起

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2. Evernote

15 best productivity apps 2023
图片来源: evernote.com

Evernote 是一款笔记和任务管理应用,您可以使用它所提供的一众功能,让生活有序,工作高效。您可以使用它来记笔记、规划项目及相应的任务、跟踪会议,甚至可以扫描文档。您也可以使用 Evernote 保存网页、截图、PDF、文章和照片。这款高效办公应用还有一大优点,就是具备出色的跨设备同步功能,因此您什么都不会遗漏。

适合:快速记事和简单的任务管理

平台:在线、macOS、Windows、iOS 和安卓移动应用

价格

  • 免费版,最多支持 2 台设备,每月 60 MB 上传流量
  • 个人版,每月 14.99 美元起
  • 专业版,每月 17.99 美元起

3. Zoom

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图片来源: zoom.us

Zoom 是最受欢迎的高效办公工具之一。它总体上是一个视频会议平台,支持用户在所有常用平台上进行音频和视频通话。Zoom 提供在线交流所需的所有基本功能,包括个人会议、在线网络研讨会和公共活动。您可以与其他人在线交流,也可以使用内置的协作工具召开互动会议、更为高效。Zoom 有一众功能,包括屏幕共享、互动反应、投票、视频录制和转录,以及通过 Gmail 和 Outlook 进行日程安排等等。

Zoom 可以集成到各种业务平台中,让您保持高生产力。您可以将 Zoom 客户端与 ONLYOFFICE 协作空间集成,就能在在线会议种编辑和协作 Office 文件,并在视频通话之间管理文档。

适合:音频及视频通话

平台:在线、macOS、Windows、iOS 和安卓移动应用

价格

  • 免费版,支持 40 分钟会议
  • 专业版,每用户每年 149.90 美元起
  • 商务版,每用户每年 199.90 美元起

4. Toggl Track

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图片来源: toggl.com

Toggl Track 是一款时间追踪应用,您可以使用它的在线时间追踪和报告功能,有网页版,也有移动和桌面应用。您可以使用这款工具保持高效,因为它会计算您在某个项目或任务上花费的每一分钟,让您最大限度减少分心。Toogl Track 使用日历格式,因此可以轻松与 Outlook 及 Google 日历集成。它还有一个有用的功能,就是可以在计时器模式和手动模式之间切换。这就意味着,您可以随时追踪时间,也可以稍后再做添加。

适合:时间追踪

平台:在线、macOS、Windows、iOS 和安卓移动应用

价格

  • 免费版,可为多达 5 名用户提供不限时追踪功能
  • 初创版,每用户每月 10 美元起
  • 高级版,每用户每月 20 美元起

5. Slack

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图片来源: slack.com

Slack 是一款高效办公应用,助力团队和公司高效沟通。它是一个企业平台,使用非常容易创建和加入的频道,来取代传统的电子邮件沟通。您可以为项目、团队、办公室和部门创建单独的频道。每个 Slack 频道是一个专有空间,参与者可以在其中沟通和交流信息。您只需在现有频道中添加新成员,他们就可以阅读之前的对话,这样就可以节约大量时间。

Slack 还能与 ONLYOFFICE 协作空间进行集成。此集成通过 Zapier 进行,让您在 Slack 频道中与队友交流时组织有效的文档管理和协作。

适合:团队沟通

平台:在线、Windows、iOS 和安卓移动应用

价格

  • 免费套餐,可访问最近 90 天的消息历史记录
  • 专业套餐,每个活跃用户每月 7.25 美元起
  • 企业增强,每个活跃用户每月 12.50 美元起

6. Box

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图片来源: www.box.com

Box 是一款基于云的高效办公内容管理平台。您可以使用 Box,将所有重要文件集于一处,使用聊天、便笺、投票等功能,与其他用户展开协作。重要的是,Box 提供电子签名和易用的自动化工具,帮助您轻松加速工作流。在安全性方面,这个平台提供权限控制的文件共享功能,安全无虞。遗憾的是,Box 没有免费版。

如果您需要一个办公套件来存储 Box 以提高您的工作效率,您可以选择 ONLYOFFICE 文档,它是 Box App Center 中的一款免费应用,可让您轻松编辑现有的文本文档、电子表格、演示文稿和 PDF,并与其他 Box 用户共享。

适合:安全文件共享和内容管理

平台:在线、Windows、macOS、iOS 和安卓移动应用

价格

  • 商务版,每用户每月 15 美元起
  • 商务增强版,每用户每月 25 美元起
  • 企业版:每用户每月 35 美元起

7. Pipedrive

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图片来源: www.pipedrive.com

Pipedrive 是一款基于网络的 CRM 工具,用于渠道管理和高效办公。团队和企业可以使用 Pipedrive 规划销售活动、控制交易。Pipedrive 解决方案具备与销售管理、销售预测和销售线索管理相关的所有基本功能;此外,它还就 400 多个常用业务应用提供集成能力,让您轻松简化工作流。

Pipedrive 用户可以集成第三方工具,来简化他们的销售工作流程。例如,通过在 Zapier 的 ONLYOFFICE 协作空间集成,可以根据 ONLYOFFICE 协作空间中的变化自动执行任务,例如在 Pipedrive 中创建或更新销售机会。这意味着您可以将销售文档与 Pipedrive 中的相关交易链接,或者在协作空间中更新文档时在 Pipedrive 中自动创建新任务和提醒。

适合:客户关系管理和渠道管理

平台:在线

价格

  • 基本版,每用户每月 14.90 美元起
  • 高级版,每用户每月 27.90 美元起
  • 专业版,每用户每月 49.90 美元起

8. Clean Email

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图片来源: clean.email

Clean Email 是一款高效办公工具,轻点几下,即可高效管理海量电子邮件。您可以使用这款应用,通过电子邮件清理流程自动化,让收件箱保持整齐有序、井井有条。Clean Email 支持您一次管理或删除数千封电子邮件,创建电子邮件群组,应用各种电子邮件筛选条件,取消订阅不需要的电子邮件发件方。内置的安全工具会定期检查您的电子邮件帐号,防止数据泄露,并在您的个人信息被盗时通知您。

适合:电子邮件管理

平台:在线、macOS、iOS 和安卓移动应用

价格

  • 1 个帐号每月 11.89 欧元
  • 5 个帐号每月 23.79 欧元
  • 10 个帐号每月 35.69 欧元

9. ProofHub

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图片来源: www.proofhub.com

ProofHub 是一款项目管理和团队协作软件。它适合各种规模的团队,为他们提供甘特图、看板、任务管理、时间跟踪和自定义报告等高效办公功能。ProofHub 具备强大的协作功能,支持团队成员实时协作、沟通,共享文件,就任务和项目交换反馈意见。这个平台可与许多业务工具集成,如 Google 云端硬盘、Dropbox 和 Slack。

适合:项目和任务管理

平台:在线、iOS 和安卓移动应用

价格:

  • 基础版,每月 45 美元起
  • 终极操控版,每月 89 美元起

10. Trello

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图片来源: www.atlassian.com

Trello 是一款基于网络的看板式高效办公应用,您可以使用它组织任意事项,从个人任务到公司项目。这款应用界面结构清晰,有三个主要组件:任务、卡片和列表。您可以使用这些组件,轻松直观地查看项目和任务,以及所取得的进展。如要提高工作效率,您还可以将 Trello 平台连接到 Slack、Dropbox、Outlook、Gmail 等解决方案。

Trello 提供了许多集成选项,以便用户可以在 Trello 平台中使用他们最喜欢的工具。一个很好的例子是在 Zapier 中与 ONLYOFFICE 协作空间集成。此集成通过自动化工作流减少了手动工作,增强了实时协作,并提供了对项目进度的更好可见性。

适合:项目和任务管理

平台:在线、macOS、Windows、iOS 和安卓移动应用

价格

  • 免费版,不限量存储
  • 标准版,每用户每月 5 美元起
  • 高级版,每用户每月 10 美元起
  • 企业版,每用户每月 17.50 美元起

11. Calendar

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图片来源: www.calendar.com

Calendar 是一款基于网络的日程安排软件工具,适用于团队和个人使用。您可以使用这款应用,将所有日历置于一个仪表板上,于一处跟踪您的活动和会议。您可以轻松查找空闲时段,向其他人发送会议链接,允许任何人随时与您安排约会。Calendar 可以与其他各种日历集成,包括 Google 日历和微软日历。您还可以通过分析功能,了解所有会议的详细分解,以及如何更好地安排与其他人的会议。

适合:在线日程安排和日历

平台:在线、iOS 和安卓移动应用

定价

  • 免费版,包含一个基本工作区
  • 标准版,每用户每月 20 美元起
  • 专业版,每用户每月 240 美元起

12. Miro

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图片来源: miro.com

Miro 是一款电子白板,您可以使用它与他人协作,提升工作效率。有了这款工具,您可以创建笔记和设计,移动白板元素,通过视频通话或在线聊天进行实时交流。Miro 提供一套即用型模板,供您在项目中使用。Miro 的电子白板是通过创造性方式实现数据和项目可视化。

适合:内容和数据可视化

平台:在线、MacOS、Windows、iOS 和安卓移动应用

价格

  • 免费版,可使用带有三个可编辑白板的工作区
  • 入门版,每用户每月 8 美元起
  • 商务版,每用户每月 16 美元起

13. Notion

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图片来源: www.notion.so

Notion 是一个高效办公平台,您可以通过多种方式使用它。它有四个核心组件,您可以根据自己的需求对每个组件做调整。您可以使用 Wikis,为您的知识创建一个集中式数据库;通过项目,您可以创建、配置并有效管理项目和任务;通过文档,您可以实时创建、存储、共享文档,展开协作。还有最新的组件 Notion AI,支持您实现任务自动执行,利用 AI 的强大功能提升工作效率。

适合:团队协作

平台:在线、macOS、Windows、iOS 和安卓移动应用程序

价格

  • 免费版,可为最多 10 位访客提供协作工作空间
  • Plus 版,每用户每月 8 美元起
  • 商务版,每用户每月 15 美元起

14. Bitwarden

15 best productivity apps 2023
图片来源: bitwarden.com

Bitwarden 是一款开源应用,您可以用它就所有帐号生成、保存和自动填充安全密码。有了这款高效办公工具,您就无需再记住密码了,因为 Bitwardden 都可以搞定了,无论在什么设备上、身在何处。这款密码管理器还有一项功能,就是支持您使用端到端加密安全机制,将数据直接传输给其他用户。

适合:密码管理

平台:在线、macOS、Windows、Linux、iOS 和安卓移动应用

价格

  • 个人用户可选择免费版,密码和设备数量均无限制
  • 企业用户可选择团队版或企业版,起价分别是每用户每月 3 美元和 5 美元

15.Canva 可画

15 best productivity apps 2023
图片来源: www.canva.com

Canva 可画是一款功能强大的图形设计软件,个人和团队用户均可使用,为任意类型的视觉内容创建专业设计,包括广告小册子、信件、横幅、演示文稿、报告、视频、徽标等。Canva 可画提供大量现成可用的模板,因此您不必从头开始创建。此外,您也可以使用内置的 AI 助手,提升工作效率,比如编辑照片、生成新图片,甚至生成自定义设计。

适合:视觉内容创作

平台:在线、macOS、Windows、iOS 和安卓移动应用

价格

  • Canva 可画免费版,提供 5 GB 云存储空间、250,000 个免费模板
  • Canva 可画高级版,每人每年 119.99 美元起
  • Canva 可画团队版,每年 300 美元起

如何选择最适合自己的高效办公应用?

上面提到的应用只是几个例子,都是市场上非常实用的高效办公软件。在选择适合自己的工具时,最好是考虑以下因素:

  • 预算和付款条件:虽然我们列表中多数选项都提供免费版,但如果您想获得更高级的办公功能,就要做好付费的准备;
  • 支持的平台:确保您要使用的解决方案与您所使用的设备和操作系统兼容;
  • 软件类型:您需要了解,哪种高效办公软件适合你。

好消息是,几乎所有的高效办公应用都是免费的,或者有免费的试用期。也就是说,您可以都试用一下,看看它们是否能帮您提升效率。如果您觉得有用,就可以选择付费版本了。

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