O que é espaço de trabalho colaborativo em 2025

Mesmo quando as empresas experimentam combinar modelos de trabalho remoto, híbrido e presencial, a colaboração continua sendo a base da produtividade da equipe. Descubra os benefícios de um espaço de trabalho colaborativo, compare os prós e os contras dos espaços de trabalho presenciais e online e escolha entre as soluções de software mais recomendadas.

O que é espaço de trabalho colaborativo?

Por espaço de trabalho colaborativo, entendemos um ambiente onde as pessoas realizam tarefas individuais para atingir um objetivo comum.

Pense nisso como uma partida de futebol. Cada jogador de um time tem um escopo limitado de responsabilidades — defender, desarmar, marcar gols. Quando combinados e bem executados, esses esforços ajudam os times a se tornarem vencedores. Da mesma forma, a falta de entendimento entre os jogadores leva a tentativas inúteis e até mesmo a fracassos.

Pode haver um espaço de trabalho físico e virtual.

• Espaço de trabalho físico é um escritório no sentido tradicional. Na verdade, são salas ou o prédio inteiro ocupado por uma empresa. A colaboração pode ser alcançada por meio de quadros brancos para agendamento de eventos, comunicação presencial e escritórios projetados para interação sem barreiras entre os funcionários.
• O espaço de trabalho online ganhou popularidade significativa durante a crise da COVID-19. Ele descreve um software que substitui o trabalho presencial, criando sua “versão digital”. Ferramentas colaborativas online ajudam a comunicar, trocar arquivos e gerenciar equipes sem sair de casa.

Espaço de trabalho físico vs. online: prós e contras

Embora o trabalho remoto seja conveniente para alguns funcionários, outros precisam lidar com hardware e equipamentos enormes que não conseguem encontrar em casa. Essa é uma das desvantagens comuns dos espaços de trabalho online, impedindo que algumas equipes se tornem totalmente remotas.

Quando aplicado corretamente, um espaço de trabalho virtual aumenta a produtividade, reduzindo o tempo gasto na conclusão de tarefas diárias e eliminando rotinas, burocracia e erros humanos. Algumas empresas populares que trabalham remotamente são Amazon, Upwork e Shopify.

Ironicamente, muitas pessoas vão para seus locais de trabalho físicos e passam a maior parte do dia trabalhando em um espaço de trabalho online. Elas também raramente se comunicam sem mensagens. Na verdade, muitas equipes vêm para fazer o trabalho que poderiam realizar em casa, sem perder tempo em engarrafamentos pela manhã.

Características de um espaço de trabalho online colaborativo

Os requisitos para funcionalidades específicas em softwares de ambiente de trabalho colaborativo variam de acordo com o setor. No entanto, existem três itens absolutamente essenciais para qualquer equipe: gerenciamento de arquivos, comunicação e gerenciamento de projetos.

Cada categoria inclui uma série de tarefas nas quais aplicativos independentes podem ser úteis. Alerta de spoiler: não é necessário comprar cada aplicativo separadamente — há soluções e pacotes completos disponíveis.

1. Gerenciamento de arquivos

Ao usar esse termo genérico, normalmente nos referimos à edição de documentos, colaboração em arquivos, armazenamento e troca de recursos em um espaço de trabalho on-line compartilhado.

Edição de documentos

O fluxo de trabalho de documentos existe em diferentes níveis em cada empresa. Algumas equipes apenas enviam faturas e contratos, enquanto para redatores e jornalistas, um arquivo de texto é um produto.

Muitas soluções dedicadas oferecem a edição de documentos de texto, planilhas e apresentações.

ONLYOFFICE Docs. Os editores online do ONLYOFFICE facilitam o trabalho com qualquer documento do Office. Você obtém uma solução profissional poderosa, com a confiança de mais de 15 milhões de usuários em todo o mundo.

O ONLYOFFICE Docs permite a criação integrada de documentos e a edição colaborativa em tempo real. Ele suporta mais de 50 formatos de documento, incluindo arquivos do Word, Excel e PowerPoint, além de PDFs e documentos criados em Apple iMac e MacBook. Os editores se integram a modelos de IA como ChatGPT, DeepSeek e Google Gemini para aumentar a produtividade por meio da geração, tradução e análise inteligentes de conteúdo — tornando-se uma ferramenta de ponta para equipes modernas.

Além da implantação na nuvem, o ONLYOFFICE Docs pode ser instalado na sua rede corporativa local. O ONLYOFFICE Docs é flexível e integrável a qualquer sistema de gerenciamento de conteúdo ou ambiente personalizado, graças à sua API aberta e ao suporte à integração WOPI. Isso permite a integração e a interação perfeitas em diversas plataformas, permitindo que as empresas adaptem os fluxos de trabalho de documentos e a edição colaborativa às suas necessidades específicas.

Algumas integrações populares são Odoo, Jira, Confluence, SharePoint – veja o lista completa de integrações.

Google Docs. O pacote de escritório do Google é amplamente utilizado na internet e preferido por grandes equipes remotas.

A implantação local não está disponível até o momento.

Microsoft 365. Os conhecidos Word, Excel e PowerPoint fazem parte do pacote empresarial.

Melhor quando combinado com outros serviços da Microsoft.

Colaboração

Sejam documentos de escritório ou outros tipos de arquivo, sua equipe precisa poder trabalhar em conjunto em tempo real. Soluções de espaço de trabalho online colaborativo possibilitam isso para qualquer setor, incluindo:

• Design e produção de vídeo
• Gravação de música e voz
• Desenvolvimento de código-fonte
• Gestão da base de contatos do cliente

Armazenamento e compartilhamento

Todos os arquivos devem ser armazenados com segurança em algum lugar e transferidos, se necessário. As opções aqui são seu próprio armazenamento ou provedor de serviços de nuvem, como Dropbox, Box, Google Drive, ownCloud, Nextcloud etc.

Esses serviços geralmente permitem uma série de direitos de acesso a um arquivo sempre que você o compartilha. Por exemplo, você pode compartilhar um documento confidencial e os destinatários não poderão editá-lo.

2. Comunicação

Em cada equipe, os funcionários trocam mensagens, fazem ligações, enviam e-mails. Cada espaço de trabalho colaborativo moderno expande constantemente as capacidades de comunicação.

Chat

Soluções completas de escritório online oferecem chats corporativos nativos ou até mesmo redes sociais internas.

Como alternativa, você pode usar serviços seguros de mensagens instantâneas como o Telegram:

Outra opção para bate-papo rápido é o Signal:

Threema é um mensageiro pago de código aberto com criptografia de ponta a ponta:

Na maioria dos casos, os mensageiros funcionam no desktop, no celular e no navegador. Eles também podem ser integrados ao seu espaço de trabalho virtual colaborativo. Assista a um vídeo sobre a integração do Telegram com ONLYOFFICE Docs.

Videoconferência

Conversar pode ser insuficiente e consumir muito tempo para discussões em grupo prolongadas. Softwares de videoconferência aumentam a produtividade e podem até reduzir custos de viagem.

O Zoom é atualmente a solução de videoconferência mais popular do mundo.

O Jitsi oferece uma alternativa robusta com funcionalidades semelhantes para defensores do código aberto.

O Microsoft Teams é um exemplo de videochamadas de software nativo dentro do pacote colaborativo da Microsoft.

Na maioria dos casos, os aplicativos de videoconferência podem ser integrados ao seu espaço de trabalho online. Por exemplo: Jitsi opera com ONLYOFFICE Docs.

Email

Os e-mails continuam sendo um pilar fundamental da comunicação empresarial, pois fornecem um canal formal, documentado e universalmente aceito para correspondência profissional. Seu formato estruturado permite mensagens detalhadas, anexos de arquivos e trilhas de auditoria claras — essenciais para contratos, aprovações e conformidade. Ao contrário das ferramentas em tempo real, os e-mails também oferecem flexibilidade assíncrona, tornando-os confiáveis ​​em diferentes fusos horários e horários de trabalho.

3. Gerenciamento de projetos

Quando se trata de gerenciar um projeto complexo envolvendo várias equipes, você precisa ter uma compreensão clara dos marcos, do progresso de cada tarefa, do orçamento e do cronograma.

Gerenciamento de tarefas e carga de trabalho

O gerenciamento adequado de tarefas aumenta a produtividade e previne o esgotamento. Softwares comuns de gerenciamento de projetos ajudam as equipes a planejar, acompanhar e colaborar em tarefas por meio de painéis centralizados. Eles dividem os projetos em tarefas menores com prazos, atribuem responsabilidades e acompanham o progresso usando gráficos de Gantt, quadros Kanban ou cronogramas. Recursos como compartilhamento de arquivos, atualizações em tempo real e relatórios garantem transparência e mantêm as partes interessadas alinhadas.

Planejamento

Calendários digitais sincronizam agendas entre equipes, exibindo reuniões, prazos e tarefas em uma linha do tempo compartilhada. Eles permitem convites, lembretes e bloqueios de tempo para otimizar a produtividade, enquanto integrações com ferramentas de e-mail e gerenciamento de projetos automatizam as atualizações. Os principais benefícios incluem detecção de fuso horário, reserva de recursos e acesso móvel, tornando-os essenciais para coordenar o trabalho híbrido/remoto.

Ferramentas de relatórios

Ferramentas de relatórios, como Power BI ou Tableau, Reúna e analise automaticamente dados de diversas fontes e, em seguida, apresente-os como painéis visuais, gráficos ou tabelas para insights rápidos. Eles ajudam as equipes a monitorar KPIs, identificar tendências e tomar decisões sem a necessidade de cálculos manuais. Recursos como atualizações em tempo real, filtros e relatórios compartilháveis ​​mantêm as partes interessadas alinhadas.

As 6 principais ferramentas de colaboração no ambiente de trabalho

Este software abrangente fornece os recursos necessários para criar, manter e gerenciar seus processos de trabalho.

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace transforma a colaboração em equipe, oferecendo edição de documentos em tempo real e um ambiente de trabalho seguro. É particularmente útil quando várias partes interessadas — como membros da equipe, clientes ou parceiros externos — precisam colaborar simultaneamente em documentos, planilhas e apresentações, mantendo o histórico de versões e registros de auditoria.

As estruturas da plataforma funcionam em “salas” personalizáveis ​​com níveis de acesso ajustáveis, permitindo que os administradores atribuam permissões específicas — como visualização, comentários ou edição — a cada usuário. Isso a torna ideal para setores com requisitos de conformidade rigorosos ou processos complexos de revisão de documentos. Os editores integrados oferecem formatação avançada, comentários colaborativos e integração suave com armazenamento em nuvem, otimizando os fluxos de trabalho de documentos sem a necessidade de alternar entre aplicativos.

Em vez de focar no gerenciamento de tarefas, o DocSpace prioriza o trabalho em equipe integrado, ajudando as equipes a criar, refinar e finalizar conteúdo com eficiência. Sua principal vantagem é substituir o compartilhamento desorganizado de arquivos e anexos de e-mail por uma colaboração estruturada e em tempo real.

CONTA GRÁTIS

Principais características

• Editores de documentos
• Assistentes de IA (ChatGPT, DeepSeek, Google Gemini, Groq, Mistral, etc.)
• Colaboração ao vivo
• Armazenamento de arquivos
• Gerenciamento de direitos de acesso
• Videoconferência

Preços

A estrutura de preços inclui um nível gratuito para indivíduos e pequenas equipes, com planos empresariais a partir de US$ 20 por administrador por mês.

2. Lark Suite

O Lark Suite revoluciona a produtividade no local de trabalho ao combinar mensagens, colaboração e gerenciamento de fluxo de trabalho em uma plataforma única e integrada. Ao contrário das ferramentas tradicionais que operam isoladamente, o Lark integra chat, videoconferência, edição de documentos e gerenciamento de projetos, permitindo que as equipes se comuniquem e colaborem com eficiência sem alternar entre aplicativos.

A plataforma se destaca na colaboração em tempo real, permitindo que vários usuários coeditem documentos, planilhas e apresentações simultaneamente, com um controle de versão robusto. Sua infraestrutura baseada em nuvem garante acesso seguro de qualquer lugar, tornando-o ideal para equipes híbridas e remotas.

O espaço de trabalho flexível do Lark organiza projetos em grupos personalizáveis ​​com permissões granulares, garantindo que dados confidenciais permaneçam protegidos e, ao mesmo tempo, agilizando a coordenação entre equipes. Recursos avançados, como resumos automatizados de reuniões, traduções com tecnologia de IA e calendários integrados, aumentam a produtividade de equipes globais.

Principais características

• Editores de documentos
• Colaboração ao vivo
• Chat e reuniões
• Automação de fluxo de trabalho
• Gerenciamento de projetos
• Gerenciamento de e-mail

Preços

O Lark oferece um nível gratuito para equipes pequenas, com planos empresariais escaláveis ​​a partir de preços competitivos, incluindo suporte premium e controles de segurança aprimorados.

3. Zoho One

A Zoho oferece uma solução completa com mais de 40 aplicativos para qualquer departamento e equipes maiores. Eles incluem acompanhamento de projetos, CRM, automação de e-mails, videoconferência, rede social interna, armazenamento e compartilhamento de arquivos e edição de documentos.

Aplicativos adicionais ajudam a impulsionar o marketing em mídias sociais, a gestão de RH, a contabilidade, a otimizar as taxas de conversão em uma página da web, a coletar feedback de clientes em pesquisas e muito mais.

O Zoho One é totalmente baseado em nuvem e adequado para equipes sem infraestrutura de TI própria.

Principais características

• Editores de documentos
• Gerenciamento de projetos
• Armazenamento de arquivos
• Videoconferência
• Gerenciamento de e-mails
• Automação de marketing
• Calendário
• Análises

Preços

Não há plano gratuito, mas a Zoho oferece um período de teste de 30 dias. Você pode comprar uma licença para cada funcionário por US$ 37 por funcionário/mês. Outra opção é uma licença para qualquer número de usuários por US$ 90 por usuário/mês.

4. Google Workspace

Anteriormente conhecido como G Suite, o Google Workspace oferece aos usuários corporativos edição de documentos de texto, planilhas e apresentações, calendário, Gmail e armazenamento estendido de arquivos em nuvem. Recursos de gerenciamento de projetos não estão incluídos.

As ferramentas de comunicação incluem chat e videoconferências via Google Meet. 30 GB de armazenamento de arquivos são oferecidos no plano básico.

O Google Workspace é totalmente baseado em nuvem; a instalação local está além das prioridades do Google.

Principais características

• Editores de documentos
• Armazenamento de arquivos
• Videoconferência
• Gerenciamento de e-mail
• Calendário

Preços

Não há plano gratuito, mas o Google oferece um período de teste de 14 dias. O plano básico custa US$ 6 por usuário/mês e inclui todos os recursos. Planos mais caros ampliam o número de participantes e o volume de espaço de armazenamento.

5. Microsoft 365

O pacote de escritório da Microsoft oferece editores de documentos nativos, incluindo Word, Excel e PowerPoint, além de 1 TB de armazenamento. O aplicativo de gerenciamento de e-mail é o popular Outlook.

No entanto, nem todos os planos incluem videoconferência e agendamento de tarefas via MS Teams. O gerenciamento de projetos também não está disponível, mas pode ser adquirido adicionalmente como uma solução baseada em nuvem por US$ 10 por usuário/mês. A implantação local do Microsoft Projects custa a partir de US$ 679,99.

Principais características

• Editores de documentos
• Armazenamento de arquivos
• Videoconferência
• Gerenciamento de e-mail
• Calendário

Preços

Não há plano gratuito, mas a Microsoft oferece um período de teste de 1 mês. O plano básico custa US$ 5 por usuário/mês, mas não inclui alguns recursos importantes. A maioria dos planos parece não ter recursos de proteção contra ameaças.

6. Bitrix24

O Bitrix24 é poderoso em colaboração e oferece chat, videochamadas, feed, espaço de trabalho corporativo e base de conhecimento.

Você pode gerenciar projetos, delegar e definir tarefas, navegar entre tarefas e projetos usando diferentes visualizações: Prazo, Planejador, Quadro Kanban, Gráfico de Gantt ou Calendário. Cada conta tem armazenamento de arquivos de até 1 TB.

No entanto, a maioria dos recursos incríveis do Bitrix24 está disponível apenas nos planos mais caros.

Key features

• CRM
• Gerenciamento de projetos
• Automação de processos de negócios
• Edição de documentos
• Armazenamento de arquivos

Preços

Um espaço de trabalho colaborativo online gratuito. Todos os recursos custam a partir de US$ 79 por mês — o número de usuários é ilimitado.

Palavras finais

Aprendemos o que é um espaço de trabalho colaborativo, analisamos seus componentes necessários e algumas das principais soluções recomendadas para organizar o trabalho remoto. Todas elas têm vantagens e desvantagens e oferecem diferentes recursos colaborativos. Uma boa maneira de escolher o software certo é fazer um brainstorming e anotar as funcionalidades, dividindo-as em três categorias:

• Recursos de alta prioridade. São necessários para concluir suas tarefas principais.
• Recursos promissores. São bons de se ter, mas sua ausência não afetará o desempenho da sua equipe.
• Recursos de baixa prioridade. Uma solução os oferece, mas tais funcionalidades são irrelevantes para sua equipe.

Preste atenção também aos planos de preços — caro nem sempre é melhor. Além disso, não se esqueça de iniciar um teste gratuito e coletar o feedback da equipe antes de comprar qualquer espaço de trabalho colaborativo.