Como criar uma lista suspensa em uma planilha do Excel

Manter seus dados organizados e precisos é fundamental, e ferramentas como as listas suspensas podem ajudá-lo a atingir esse objetivo. Leia este artigo para saber o que são listas suspensas e como usá-las.

O que são listas suspensas em planilhas?

Uma lista suspensa é um menu predefinido de opções que os usuários podem selecionar em uma célula da planilha. Esse recurso limita as entradas a um conjunto específico de valores, garantindo consistência e reduzindo erros na entrada de dados.

Por exemplo, imagine que você esteja gerenciando uma planilha de inventário. Em vez de digitar manualmente a categoria do item para cada linha, você pode configurar uma lista suspensa com opções como “Eletrônicos”, “Roupas” ou “Artigos para o lar”.

Por que usar listas suspensas?

As listas suspensas oferecem vários benefícios que as tornam uma ferramenta valiosa para organizar e gerenciar dados:

1. Maior precisão: ao restringir as entradas a valores predefinidos, as listas suspensas eliminam erros, como erros de digitação ou entradas não intencionais. Isso é importante quando se trabalha com grandes conjuntos de dados.

2. Entrada rápida de dados: Selecionar em uma lista é mais rápido e mais fácil de usar do que digitar manualmente. Isso torna as listas suspensas ideais para tarefas repetitivas ou quando se trabalha com colaboradores que talvez não estejam familiarizados com o conjunto de dados.

3. Validação de dados: As listas suspensas garantem que somente dados válidos sejam inseridos. Isso pode ser fundamental na preparação de relatórios ou na geração de insights a partir de seus dados, pois você terá um conjunto de dados limpo e uniforme com o qual trabalhar.

4. Apresentação profissional: O uso de listas suspensas faz com que suas planilhas pareçam mais refinadas e organizadas, o que é particularmente importante para apresentações, relatórios ou projetos colaborativos.

Exemplos de listas suspensas

• Gerenciamento de projetos: Acompanhe os status das tarefas com opções como “Não iniciado”, “Em andamento” e “Concluído”.
• Planejamento de eventos: Gerencie as respostas dos participantes com listas de opções como “Confirmado”, “Tentativa” ou “Recusado”.

Como criar uma lista suspensa

Agora que sabemos o que são listas suspensas, vamos ver como inseri-las em uma planilha usando ONLYOFFICE Spreadsheet Editor.

Para tornar o processo claro, vamos usar um exemplo fácil: criaremos uma lista suspensa de nacionalidades que precisamos inserir em uma lista de participantes de um evento.

Abra o ONLYOFFICE Spreadsheet Editor e navegue até o arquivo em que deseja inserir uma lista suspensa ou crie uma nova.

Realce a célula ou células em que deseja que a lista apareça e, em seguida, vá para a guia Dados e clique em Validação de dados. Decidimos inserir a lista em uma planilha diferente.

Na janela pop-up, escolha Lista na seção Permitir.

Selecione um intervalo de células da planilha que contenha os valores da lista. Você pode inserir os valores manualmente ou destacá-los. Em seguida, clique em OK.

A(s) célula(s) selecionada(s) agora apresentará(ão) uma seta suspensa, permitindo que você escolha entre as opções predefinidas.

Clique em uma célula para ver o menu suspenso e verifique se ele funciona como esperado.

Dicas para otimizar as listas suspensas

• Listas dinâmicas: Use um intervalo nomeado ou fórmulas para criar listas que são atualizadas automaticamente quando novos itens são adicionados.
• Proteger as listas: Bloqueie a planilha para evitar alterações acidentais na lista ou em suas configurações.

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