5 melhores softwares de colaboração de documentos 2024

O software de colaboração de documentos desempenha um papel fundamental ao permitir que as equipes trabalhem juntas de maneira integrada, independentemente da localização geográfica. Em 2024, a procura por ferramentas de colaboração robustas continuará a crescer, impulsionando a inovação e melhorias nas plataformas existentes. Dê uma olhada nos cinco melhores softwares de colaboração de documentos que serão relevantes em 2024 para aumentar a produtividade.

O que é software de colaboração de documentos

Software de colaboração de documentos refere-se a ferramentas e aplicativos projetados para permitir que vários usuários criem, editem e gerenciem documentos em colaboração, geralmente em tempo real. O principal objetivo é melhorar o trabalho em equipe e facilitar a comunicação entre indivíduos ou grupos que trabalham remotamente em documentos compartilhados. As ferramentas de colaboração de documentos são essenciais para empresas e organizações onde a colaboração e o compartilhamento de informações são essenciais para as operações diárias.

Os principais recursos do software de colaboração de documentos geralmente incluem:

• Edição de documentos;
• Colaboração em tempo real;
• Histórico de versões;
• Controle de acesso;
• Permissões;
• Comentários e anotações em documentos;
• Ferramentas de comunicação;
• Espaço de armazenamento;
• Gerenciamento de documento.

Vamos dar uma olhada nos 5 melhores softwares de colaboração de documentos para ajudá-lo a gerenciar seu fluxo de trabalho em 2024.

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace é um software seguro de colaboração de documentos com código-fonte aberto. Ele combina editores poderosos para documentos de texto, planilhas, apresentações, formulários e arquivos PDF, ferramentas colaborativas e espaço de armazenamento. ONLYOFFICE DocSpace foi projetado para permitir a colaboração tanto dentro da equipe quanto com terceiros, como parceiros, clientes e fornecedores.

A plataforma fornece um ambiente baseado em sala para organizar uma estrutura de arquivos clara de acordo com as necessidades do usuário ou objetivos do projeto. Você pode escolher um tipo de quarto de acordo com suas necessidades: Colaboração, Personalizado e Público. Permissões de acesso flexíveis e funções de usuário permitem ajustar o acesso a todo o espaço ou salas individuais.

ONLYOFFICE DocSpace características principais:

• Editores profissionais para documentos, planilhas, apresentações, formulários e arquivos PDF.
• Ferramentas de colaboração de documentos, incluindo edição em tempo real e bloqueada por parágrafo, comentários, revisão, controle de alterações, histórico de versões e bate-papo integrado.
• Permissões de arquivos e salas: visualizador, comentarista, revisor, preenchedor de formulários, editor, usuário avançado, administrador de sala.
• Plugins para outras funcionalidades: traduzir textos com Google Translator ou DeepL, detectar erros com LanguageTool, gerar bibliografias com Zotero e Mendeley, inserir texto com sua voz, inserir vídeos do YouTube, construir diagramas com Draw.io, etc.
• A segurança dos dados é garantida por meio da conformidade com os regulamentos GDPR e HIPAA, criptografia de dados, rastreamento de atividades e relatórios de auditoria, autenticação de dois fatores (2FA), domínios de e-mail confiáveis, restrição de endereço IP, backup de dados e muito mais.

ONLYOFFICE DocSpace prós:

• Código aberto
• Alta compatibilidade com formatos MS
• Trabalhe com formulários preenchíveis
• Conversor de PDF
• Comunicação integrada adicional via plug-ins Jitsi, Rainbow ou Telegram
• Assistente de IA
• Integração com aplicativos e serviços de terceiros, como Dropbox, Box, OneDrive, etc.
• Versões de nuvem e servidor
• Preço flexível
• Aplicativos de desktop e móveis para edição de documentos
• Biblioteca de formulários prontos

ONLYOFFICE DocSpace contra:

• Limite de armazenamento baseado no plano

Preço

O preço do plano Business é calculado com base no número escolhido de administradores/usuários avançados. O preço começa em US$ 15 por administradores/usuários avançados.

Versão grátis

O plano Startup gratuito inclui 1 administrador, 2 usuários avançados, até 12 salas, um número ilimitado de usuários em cada sala e 2 GB de espaço em disco.

Experimente o DocSpace criando uma conta gratuita, convidando outros usuários e colaborando com eles em tempo real:

TESTE GRÁTIS

2. Google Docs

O Google Docs continua sendo um dos melhores softwares de colaboração de documentos on-line para organizações focadas na colaboração na nuvem. Com o Google Docs, Sheets e Slides em sua essência, o pacote enfatiza a colaboração em tempo real, permitindo que vários usuários editem documentos simultaneamente. O Google Drive funciona como um repositório central de arquivos, facilitando o acesso aos documentos de qualquer lugar. A integração com outros serviços do Google, como Google Meet e Calendar, aprimora a colaboração.

Google Docs características principais:

• Trabalhe com documentos, planilhas e apresentações
• Edição simultânea de documentos em tempo real
• Ferramentas de colaboração: histórico de versões, comentários e sugestões
• Controle de acesso a documentos
• Armazenamento em nuvem com Google Drive

Google Docs prós:

• Interface amigável
• Integração entre aplicativos
• Armazenamento baseado em nuvem
• Economia automática de documentos

Google Docs contras:

• Falta de recursos profissionais para edição de documentos
• Limitações de acesso off-line
• Dependência de conexão com a internet

Preço

O Google Docs faz parte do pacote Google Workspace, que funciona em modelo de assinatura. O preço varia de acordo com o plano selecionado, há opções para empresas, empreendimentos e instituições de ensino. Os preços começam em US$ 6 por usuário por mês.

Versão grátis

Para uso individual, o Google Docs está disponível gratuitamente se você tiver uma conta Google.

3. Microsoft 365

O software de colaboração e compartilhamento de documentos Microsoft 365 continua sendo um player líder na colaboração de documentos. Oferecendo um conjunto de ferramentas familiares, como Word, Excel e PowerPoint, o Microsoft 365 integra-se perfeitamente ao armazenamento em nuvem OneDrive e aos recursos de edição colaborativa. A coautoria em tempo real, sugestões inteligentes e forte integração com outros serviços Microsoft tornam-no uma solução completa para empresas de todos os tamanhos.

Microsoft 365 características principais:

• Edição simultânea e colaboração em documentos em tempo real em arquivos Word, Excel e PowerPoint
• Armazenamento baseado em nuvem com OneDrive
• Coautoria, comentários, sugestões e histórico de versões
• Integração com Microsoft Teams para chat, videoconferência e colaboração em equipe
• Controle de acesso e permissões

Microsoft 365 prós:

• Interface familiar
• Editores poderosos
• Acessibilidade baseada na nuvem
• Medidas de segurança e padrões de conformidade para proteger informações confidenciais

Microsoft 365 contras:

• Alto custo de assinatura

Preço

O Microsoft 365 opera em um modelo de assinatura com planos diferentes para usuários pessoais, empresariais e corporativos. Os preços podem variar de acordo com o plano, número de usuários e recursos adicionais. Normalmente começa em US$ 99,99/ano.

Versão Grátis

O Microsoft 365 não oferece uma versão gratuita tradicional. No entanto, a Microsoft fornece versões online gratuitas de aplicativos do Office (Office Online) com recursos limitados, que podem ser acessados sem assinatura.

4. Zoho Docs

Zoho Docs é uma colaboração de documentos baseada na nuvem com recursos de compartilhamento, edição e colaboração de arquivos. O Zoho Docs foi projetado para ajudar indivíduos, equipes e empresas a criar, armazenar, transferir e compartilhar documentos com segurança e eficiência. Ele oferece muitos recursos para simplificar tarefas relacionadas a documentos e promover a colaboração entre os usuários.

Zoho Docs características principais:

• Editores online para documentos de texto, planilhas e apresentações
• Trabalho simultâneo no mesmo documento
• Documente o histórico de versões, rastreie alterações e reverta para versões anteriores
• Comentários e anotações
• Medidas de segurança como criptografia, controles de acesso e opções de compartilhamento seguro para proteger informações confidenciais.

Zoho Docs prós:

• Integração de gerenciamento de tarefas
• Acesso offline com capacidade de trabalhar offline. Todas as alterações feitas são sincronizadas quando a conexão com a Internet é restaurada
• Análise de documentos
• Marca personalizada

Zoho Docs contras:

• Alguns recursos avançados podem ser limitados
• Curva de aprendizado para usuários em transição de outras plataformas

Preço

A estrutura de preços varia de acordo com o número de usuários, requisitos de armazenamento e recursos adicionais. Começa a partir de $ 3 / mês.

Versão grátis

Zoho Docs oferece uma versão gratuita com recursos básicos de colaboração de documentos e 1 GB de armazenamento de arquivos.

5. Dropbox Paper

Dropbox Paper é um software de gerenciamento e colaboração de documentos criado pelo Dropbox, projetado para agilizar a criação, colaboração e gerenciamento de projetos de documentos. Serve como um hub central onde as equipes podem trabalhar juntas em tempo real, combinando texto, imagens e elementos multimídia para criar documentos dinâmicos.

Dropbox Paper características principais:

• Criação, edição e coedição de documentos on-line
• Comentários e menções
• Controle de versão
• Integração de mídia rica

Dropbox Paper pros:

• Interface limpa e intuitiva
• Integração de mídia rica
• Convertendo documentos em apresentações
• Recursos integrados de gerenciamento de tarefas
• Integração com armazenamento em nuvem Dropbox

Dropbox Paper contras:

• Funcionalidade off-line limitada
• Recursos avançados ausentes nas ferramentas de edição de documentos

Preço

Os planos empresariais do Dropbox podem oferecer recursos adicionais e opções de colaboração, começando com uma assinatura de 9,99€ por mês.

Versão grátis

O Dropbox Paper é gratuito com qualquer conta do Dropbox.

Conclusão

Não existe uma única ferramenta melhor de colaboração de documentos. Escolher o melhor software de colaboração documental para 2024 envolve considerar vários fatores para garantir as necessidades e preferências específicas da sua empresa ou equipe.
Primeiro, considere os recursos dos editores de documentos. Devem ter todas as ferramentas para lidar com documentos de qualquer nível de complexidade. Se você tem uma equipe ou empresa pequena, você pode considerar versões gratuitas. Geralmente eles têm espaço suficiente para armazenar documentos, mesmo que você estabeleça um limite. Para empresas maiores, vale a pena observar os recursos de segurança para garantir que até mesmo os dados confidenciais sejam mantidos em segurança. As opções de código aberto são ótimas para isso.