I migliori prompt AI per scrivere, modificare e formattare documenti

La maggior parte delle persone usa gli strumenti di scrittura AI come usa i motori di ricerca: digita una descrizione approssimativa e spera in qualcosa di utile. Ma i modelli AI rispondono al linguaggio come farebbero collaboratori esperti. Fornisci loro contesto, vincoli e un obiettivo chiaro, e il risultato passa da mediocre a genuinamente utile.

Questa guida raccoglie i migliori prompt per ogni fase del lavoro su documenti: partire da zero, scrivere una bozza con struttura, riscrivere con rigore, regolare il tono e formattare per il pubblico finale. Ogni prompt è accompagnato da una spiegazione del perché funziona e da indicazioni su come adattarlo alla propria situazione.

Questi prompt non sono formule magiche, ma schemi da personalizzare.

1. Partire da zero

Il problema della pagina bianca è reale, e l’AI è davvero utile per risolverlo. Il trucco non è chiedere all’AI di “scrivere qualcosa su X”. Questo produce risultati generici. Invece, è meglio anticipare nel prompt le condizioni che contano: chi legge, perché legge e cosa dovrebbe fare o provare alla fine.

Prompt:

Devo scrivere [tipo di documento]. Il pubblico è [descrizione: livello di seniority, familiarità con l’argomento, cosa gli interessa]. L’obiettivo è portarlo a [compiere un’azione / sentirsi rassicurato / capire una decisione]. Ecco le informazioni principali che devo includere: [elenco dei punti chiave]. Scrivi una prima bozza in linguaggio [formale / semplice / colloquiale], di circa [numero di parole] parole.

Questo prompt fornisce all’AI il materiale grezzo e il compito da svolgere allo stesso tempo. Non le si chiede di inventare, ma di organizzare ed esprimere.

Quando non si sa ancora cosa si vuole dire, si può usare l’AI per ragionare insieme prima di scrivere qualsiasi cosa:

Prompt:

Devo scrivere di [argomento] per [pubblico]. Non ho ancora chiarito la mia tesi principale. Fammi cinque domande che mi aiutino a capire cosa voglio davvero dire.

Per i documenti più lunghi, è utile chiedere uno schema prima di scrivere. Permette di correggere la rotta prima che esistano migliaia di parole nella direzione sbagliata:

Prompt:

Prima di scrivere qualsiasi cosa, dammi uno schema dettagliato per [tipo di documento] su [argomento]. Il documento dovrebbe essere lungo circa [lunghezza] e il lettore, al termine, dovrebbe aver capito [concetto chiave]. Per ogni sezione, includi una frase che descriva cosa tratta e perché si trova in quell’ordine.

Includere “perché si trova in quell’ordine” obbliga l’AI a ragionare sulla logica e sul flusso, non solo sulla copertura degli argomenti. Dà qualcosa di concreto su cui intervenire se la struttura non funziona.

2. Revisione e riscrittura

La revisione è il punto in cui gli strumenti AI dimostrano il loro valore, ed è anche il punto in cui la maggior parte delle persone li sottoutilizza. Chiedere all’AI di “migliorare questo testo” è troppo vago per essere utile. I prompt di revisione più efficaci nominano il problema prima di chiedere una soluzione.

Ridurre la lunghezza

Uno dei problemi più comuni nei documenti è una scrittura tecnicamente corretta ma faticosa da leggere. Troppe parole, troppe attenuazioni, troppe qualifiche.

Prompt:

Ecco un passaggio che ho scritto: [incolla il testo]. Riducilo di circa [30 / 40 / 50] percento. Elimina ogni parola che non porta informazione. Non aggiungere nuove informazioni e non cambiarne il significato. Mantieni il mio vocabolario dove possibile. Mostrami solo la versione modificata, non un elenco di modifiche.

L’istruzione di mostrare solo la versione modificata è importante. Ricevere un elenco di modifiche prima di vedere il risultato porta a valutare il processo invece dell’output. Meglio giudicare prima l’output.

Correggere la scrittura passiva e vaga

Un problema ricorrente nella scrittura professionale è la voce passiva combinata con sostantivi astratti, che produce frasi in cui non accade nulla di chiaro e nessuno fa nulla in modo esplicito.

Prompt:

Riscrivi il seguente passaggio in modo che ogni frase abbia un soggetto umano chiaro che compie qualcosa di concreto. Sostituisci le costruzioni passive con quelle attive. Sostituisci i sostantivi astratti derivati da verbi (come “implementazione”, “considerazione”, “utilizzo”) con i verbi stessi. Mantieni il significato intatto: [incolla il testo].

Rafforzare gli argomenti

A volte il problema non è lo stile ma la struttura: un ragionamento che divaga, un concetto ripetuto tre volte, una conclusione che non discende dalle prove.

Prompt:

Leggi il seguente testo come un editor critico: [incolla il testo]. Dimmi: dove perde di focus l’argomentazione? Dove viene ripetuto lo stesso punto? Dove compare un’affermazione senza supporto? Non riscrivere nulla ancora. Dammi un’analisi con riferimenti specifici alle righe, se possibile.

Separare l’analisi dalla soluzione permette di decidere quali problemi vale davvero la pena risolvere prima di qualsiasi riscrittura.

Migliorare il ritmo

Leggere un testo con buoni contenuti ma ritmo scadente è faticoso in modi che i lettori non riescono sempre a identificare. Questo prompt affronta esattamente quel problema.

Prompt:

Leggi questo passaggio ad alta voce nella tua testa, prestando attenzione al ritmo: [incolla il testo]. Riscrivilo in modo che le frasi variino per lunghezza e struttura. Non più di due frasi consecutive dovrebbero iniziare con la stessa parola. Il contenuto non deve cambiare. Concentrati solo sul ritmo e sulla varietà.

3. Regolare il tono

Il tono è una delle cose più difficili da calibrare nella scrittura, ed è anche una di quelle che l’AI gestisce meglio quando il prompt è preciso. La chiave è essere specifici. “Più professionale” è quasi privo di significato. “Più diretto, meno attenuazioni, frasi più brevi” è qualcosa su cui si può lavorare.

Passare tra registri diversi

Le stesse informazioni devono spesso raggiungere pubblici diversi. Questo prompt gestisce la traduzione in modo efficiente.

Prompt:

Ecco un testo: [incolla il testo]. Riscrivilo per [un pubblico generico che non conosce il settore / uno specialista tecnico / un dirigente senior che vuole solo il punto essenziale / un lettore scettico che va persuaso]. Mantieni tutti i contenuti fattuali. Cambia solo ciò che è necessario per far arrivare il messaggio nel modo giusto a quel lettore.

Eliminare il linguaggio aziendale

La scrittura aziendale ha accumulato un denso strato di gergo che segnala impegno senza trasmettere significato. Parole come “sinergie”, “andare avanti”, “allinearsi”, “fare leva” usato come verbo.

Prompt:

Riscrivi il seguente testo eliminando tutto il gergo aziendale e sostituendolo con un linguaggio semplice. Qualsiasi espressione che possa essere sostituita da una parola più semplice senza cambiarne il significato va sostituita. Segnala tra parentesi quadre i termini su cui hai avuto dubbi: [incolla il testo].

Aggiungere calore o autorevolezza

Documenti diversi richiedono registri emotivi diversi. Una lettera di scuse a un cliente ha bisogno di calore. Una comunicazione di conformità ha bisogno di autorevolezza. Sbagliare questo aspetto costa credibilità.

Prompt:

Riscrivi questo messaggio in modo che suoni [più caldo e umano / più autorevole e sicuro / più empatico verso la situazione del lettore / più diretto senza essere brusco]. Non cambiare il contenuto del messaggio. Cambia come ci si sente a leggerlo: [incolla il testo].

Se si vuole che l’AI replichi una voce specifica invece di applicarne una generica, è utile incollare due o tre esempi di testi che si apprezzano prima di dare l’istruzione di modifica. I modelli AI colgono i pattern stilistici dagli esempi in modo più affidabile rispetto alle descrizioni dello stile.

4. Formattazione e struttura

La formattazione non è decorazione: è la differenza tra un documento che viene letto e uno che viene scorso superficialmente o ignorato. L’AI può aiutare con le decisioni di formattazione a ogni livello.

Convertire appunti in un documento strutturato

Prompt:

Ecco i miei appunti grezzi su [argomento]: [incolla gli appunti]. Convertili in un documento ben strutturato con intestazioni e sottointestazioni chiare. Raggruppa i punti correlati. Usa elenchi numerati solo quando la sequenza è importante; usa elenchi puntati per elementi paralleli; usa prosa continua per tutto ciò che richiede spiegazione o sfumatura. Il documento finale deve essere pronto da condividere con [pubblico].

Progettare una tabella comparativa

Prompt:

Ho le seguenti informazioni da presentare come confronto: [descrivi cosa stai confrontando e su quali dimensioni]. Progetta una tabella che permetta a qualcuno di vedere rapidamente le differenze e prendere una decisione. Le colonne devono essere etichettate in linguaggio semplice. Includi una breve didascalia che spieghi cosa il lettore deve ricavare dalla tabella.

Creare un sommario esecutivo

Prompt:

Scrivi un sommario esecutivo del seguente documento: [incolla il documento]. Il sommario non deve superare [200 / 300 / 400] parole. Deve rispondere a queste domande nell’ordine indicato: Di cosa tratta questo documento? Quale decisione o azione raccomanda? Qual è la prova più importante a sostegno di quella raccomandazione? Quali sono i principali rischi o incertezze?

Formattare per tipi di documento specifici

Nominare il tipo di documento nel prompt tende a produrre un output che rispetta le convenzioni consolidate. Alcuni esempi:

• Riscrivi questo come una nota formale: blocco di intestazione, oggetto chiaro, breve contesto, punti d’azione numerati, scadenza.
• Formatta questo come un policy brief di una pagina: il problema in due frasi, la soluzione proposta, tre punti di evidenza, una raccomandazione chiaramente etichettata.
• Trasforma questi appunti in un report sullo stato del progetto con le sezioni: Sintesi, Avanzamento, Blocchi, Prossimi passi, Responsabile.

Lavorare con file HTML e Markdown

Uno scenario comune nel lavoro sui contenuti è la necessità di modificare un file strutturato, ad esempio tradurlo, adattarne il tono o aggiornare sezioni specifiche, senza rompere la formattazione sottostante. I file HTML e Markdown contengono un mix di testo visibile e sintassi strutturale: tag, attributi, ancoraggi, shortcode, frontmatter YAML e variabili di template. Modificare senza attenzione significa che il file potrebbe non renderizzare correttamente anche se il testo sembra corretto in un editor di testo semplice.

Tradurre HTML o Markdown senza toccare il markup

L’errore più frequente quando si usa l’AI per tradurre un file strutturato è ricevere una versione in cui gli attributi sono stati tradotti, i tag spostati o il testo dei link modificato mentre il riferimento ipertestuale è rimasto nella lingua originale. Questo prompt lo previene.

Prompt:

Traduci il seguente file [HTML / Markdown] da [lingua di origine] a [lingua di destinazione]. Traduci solo il testo visibile: il contenuto che un lettore vedrebbe in un browser o in un documento renderizzato. Non tradurre né modificare nessuno dei seguenti elementi: tag e attributi HTML, valori href e src, nomi di classi CSS, attributi id, caratteri di sintassi Markdown (#, *, **, [], ()), chiavi del frontmatter YAML, shortcode e variabili di template come {{variabile}} o %{variabile}. Restituisci il file completo con la stessa struttura e formattazione dell’originale.

Se il file contiene testo alternativo per le immagini, decidere in anticipo se tradurlo. Il testo alt viene letto dagli screen reader e di solito dovrebbe essere tradotto, ma poiché si trova all’interno del valore di un attributo è necessario dire esplicitamente all’AI di trattarlo come eccezione alla regola di non toccare gli attributi.

Riscrivere il testo senza alterare la struttura

A volte è necessario migliorare la prosa in un file, accorciando le frasi, regolando il tono o correggendo formulazioni scomode, senza cambiare nulla di strutturale. Questo è più complicato di quanto sembri, perché riformulare un’intestazione in Markdown può silenziosamente rompere i link di ancoraggio altrove nel documento.

Prompt:

Riscrivi il corpo del testo nel seguente file [HTML / Markdown] in modo che sia [più conciso / più formale / più chiaro per un pubblico non tecnico]. Non cambiare le intestazioni. Non aggiungere, rimuovere o modificare tag HTML, sintassi Markdown, link, riferimenti a immagini, attributi id o frontmatter YAML. Solo il contenuto in prosa di paragrafi ed elementi di lista deve cambiare. Restituisci il file completo.

Se è necessario riscrivere anche le intestazioni, gestire esplicitamente il rischio degli ancoraggi:

Prompt:

Riscrivi le seguenti intestazioni per maggiore chiarezza: [elenca le intestazioni]. Per ognuna, fornisci il nuovo testo e il corrispondente slug di ancoraggio URL-safe che genererà (minuscolo, spazi sostituiti da trattini). Verificherò questi con i link interni esistenti prima di applicare le modifiche.

Preservare variabili di template e shortcode

Molti file Markdown e HTML usati nei sistemi di gestione dei contenuti contengono elementi dinamici: variabili come {{nome_autore}} o %{conteggio}, shortcode e blocchi condizionali. Questi devono attraversare qualsiasi modifica AI completamente invariati.

Prompt:

Il seguente file contiene variabili di template nel formato {{nome_variabile}} e shortcode nel formato [shortcode attributo=”valore”]. Tratta ogni occorrenza di questi elementi come segnaposto intoccabili. Non tradurli, parafrasarli, riformattarli o spostarli. Il tuo compito è: [descrivi il compito di modifica]. Restituisci il file completo.

Se il sistema usa una sintassi meno comune per variabili o shortcode, includere uno o due esempi direttamente nel prompt. Non dare per scontato che l’AI riconosca automaticamente ogni convenzione di templating.

Aggiornare una singola sezione senza toccare il resto

Quando un file è lungo e solo una sezione necessita di aggiornamento, inviare l’intero file è comunque consigliabile perché fornisce contesto all’AI. Ma è necessario essere espliciti sul fatto che solo una parte deve cambiare.

Prompt:

Ecco un file [HTML / Markdown] completo: [incolla il file]. Devo aggiornare solo la sezione sotto l’intestazione “[testo dell’intestazione]”. La modifica necessaria è: [descrivi la modifica]. Ogni altra sezione, tutto il markup, tutti gli attributi, tutti i link e tutto il frontmatter devono rimanere esattamente com’erano. Restituisci il file completo con solo quella sezione modificata.

Chiedere di restituire il file completo invece del solo frammento modificato è importante. Evita la tentazione di reinserire manualmente un pezzo, che è il punto in cui tendono a insinuarsi gli errori strutturali.

5. Tecniche avanzate

Chiedere più versioni

Invece di perfezionare un singolo output attraverso più cicli di revisione, chiedere da subito alternative distinte.

Prompt:

Scrivi tre versioni diverse di [il paragrafo di apertura / la riga dell’oggetto / la call to action]. Ognuna deve adottare un approccio genuinamente diverso: una diretta, una che inizia con una domanda o un problema, una che apre con un dettaglio concreto o un aneddoto. Ne sceglierò una da sviluppare ulteriormente.

Usare vincoli negativi

Dire all’AI cosa non fare è spesso utile quanto dirle cosa fare.

Prompt:

Scrivi una conclusione per questo documento: [incolla il documento]. Non riassumere quanto già detto. Non usare la parola “conclusione” o “in sintesi”. Non introdurre nuove informazioni. Invece, concludi con l’implicazione o il passo successivo che discende naturalmente da tutto ciò che precede.

Concatenare i prompt deliberatamente

Per compiti di scrittura complessi, trattare il processo come una catena di passaggi più piccoli e ben definiti. Una catena affidabile per qualsiasi documento significativo si presenta così:

• Chiarire lo scopo e il pubblico
• Produrre uno schema
• Scrivere sezione per sezione
• Modificare per concisione
• Regolare il tono
• Formattare per il pubblico finale

Condensare più passaggi in un unico prompt di solito produce risultati accettabili in ogni dimensione ma eccellenti in nessuna.

Dare all’AI un problema specifico da risolvere

Quando si sa esattamente cosa non va in un testo, nominarlo con precisione. Più specifica è la diagnosi, più chirurgica è la correzione.

Prompt:

Questo paragrafo espone il punto principale troppo tardi, nasconde il fatto chiave nel mezzo della terza frase e termina debolmente. Correggi questi tre problemi specifici senza cambiare nient’altro: [incolla il paragrafo].

Un template di prompt universale

Usa questo template come punto di partenza per qualsiasi compito di scrittura, revisione o formattazione. Compila ogni parentesi e otterrai un risultato lavorabile da sviluppare ulteriormente.

Prompt:

Contesto: Sto scrivendo [tipo di documento] per [pubblico]. L’obiettivo è [risultato desiderato].

Compito: [Scrivi / Modifica / Formatta / Riassumi / Riscrivi] quanto segue: [incolla il contenuto o descrivi cosa ti serve].

Vincoli: La lunghezza dovrebbe essere di circa [numero di parole]. Il tono dovrebbe essere [descrivi il tono]. Non [cose specifiche da evitare].

Formato dell’output: Dammi [una singola bozza / tre opzioni / uno schema / un elenco puntato di modifiche].

Chi ottiene di più da questi strumenti non è chi delega il pensiero. Sono coloro che usano l’AI per eseguire un pensiero già fatto, per mettere alla prova bozze già avviate e per gestire il lavoro meccanico di ristrutturazione e riformattazione, così da potersi concentrare su ciò che solo loro possono offrire: giudizio, conoscenza e un punto di vista.

Metti in pratica questi prompt in ONLYOFFICE

Leggere un elenco di prompt è una cosa. Averli disponibili nel momento in cui si lavora su un documento è un’altra.

ONLYOFFICE è una suite per ufficio gratuita e open source per scrivere, modificare e collaborare su documenti, fogli di calcolo e presentazioni, disponibile nel cloud e come app desktop per Windows, macOS e Linux. Dispone di un plugin AI integrato che, una volta installato e attivato dal Plugin Manager, aggiunge una scheda AI dedicata direttamente alla barra degli strumenti dell’editor.

Da lì è possibile generare testo, riscrivere un passaggio selezionato, allungarlo o accorciarlo, riassumere una sezione, correggere la grammatica, tradurre i contenuti o inviare una richiesta libera all’assistente, tutto senza uscire dal documento.

È anche possibile creare funzioni di assistente personalizzato con i propri prompt e aggiungerle alla barra degli strumenti per un accesso con un solo clic, rendendo i prompt riutilizzabili di questa guida concretamente applicabili ogni giorno.

ONLYOFFICE supporta un’ampia gamma di provider AI, quindi è possibile collegare il modello che già si usa o si preferisce. I provider supportati includono OpenAI, Anthropic, Google Gemini, Mistral, Groq, DeepSeek, Together AI, Ollama, LM Studio e altri, inclusi modelli locali e integrazioni personalizzate. Modelli diversi possono essere assegnati a compiti diversi, così si può usare uno per la stesura e la riscrittura e un altro per la traduzione o l’OCR.

Conclusione

Un prompt non è una scorciatoia. È una specifica. Più si è chiari su cosa si ha bisogno, a chi è destinato e come appare un buon risultato, più l’AI produce qualcosa di utilizzabile. I prompt di questa guida sono punti di partenza, non formule definitive. Ognuno funzionerà meglio una volta adattato al proprio argomento, al proprio pubblico e alle proprie abitudini di scrittura.

Inizia con la categoria che corrisponde al tuo attuale collo di bottiglia. Se il problema è la pagina bianca, usa i prompt di stesura con contesto. Se sei sommerso da contenuti che necessitano di revisione, usa l’approccio diagnostico prima di toccare una singola frase. Se gestisci file multilingua o strutturati, i prompt per HTML e Markdown ti salveranno dal tipo di errori che emergono solo quando una pagina non si renderizza in produzione.

Il principio di fondo non cambia in nessuno di questi casi d’uso: di’ all’AI cosa sai, cosa hai bisogno e cosa non deve fare. Tutto il resto segue da lì.

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