Come abbiamo automatizzato il processo di richiesta di ferie con ONLYOFFICE DocSpace

Dalla versione 2.6, ONLYOFFICE DocSpace ha introdotto le stanze di compilazione dei moduli progettate per semplificare il lavoro con i documenti compilabili. Utilizzando questa funzionalità, abbiamo deciso di automatizzare il nostro processo di richiesta di ferie, rendendolo più efficiente e facile da usare sia per i dipendenti che per il reparto contabilità.

Leggi l’articolo su come abbiamo riprogettato il nostro processo di richiesta di ferie e sui vantaggi che abbiamo ottenuto.

Problema: processo di richiesta manuale

Dopo la pandemia, il nostro team è passato interamente al lavoro da remoto. Inoltre, la nostra organizzazione opera in diversi uffici in tutto il mondo e non tutte le sedi disponevano di soluzioni già pronte per automatizzare queste attività. Ad esempio, nella nostra sede serba, l’intero processo di richiesta di ferie veniva gestito manualmente. I dipendenti dovevano affidarsi a moduli stampati e spesso le richieste venivano presentate di persona.

L’invio di una richiesta di ferie era quindi un processo che richiedeva più fasi e tempo. I modelli si trovavano in una cartella a cui tutti i dipendenti avevano accesso. Questi dovevano trovare un modello, compilarlo a mano o elettronicamente, stamparlo e firmarlo, scansionare o fotografare il documento firmato e poi inviarlo al reparto contabilità. A sua volta, il reparto contabilità inseriva manualmente i dati in un foglio di calcolo per avere una panoramica completa.

Questo processo era inefficiente, soggetto a errori e frustrante per i dipendenti e il team contabile.

Soluzione: stanze di compilazione dei moduli

Con la versione 2.6 di ONLYOFFICE DocSpace, abbiamo introdotto le stanze di compilazione dei moduli. Queste stanze sono progettate per semplificare la compilazione e la gestione dei documenti compilabili. Consentono agli utenti di caricare moduli PDF e di inviarli per il completamento con diritti di accesso solo per la compilazione dei campi. Il monitoraggio dei progressi e la compilazione automatica dei risultati in un foglio di calcolo facilitano l’analisi dettagliata.

Risultato: come funziona ora il processo

Dopo aver implementato le stanze di compilazione dei moduli in ONLYOFFICE DocSpace, abbiamo trasformato il processo di richiesta di congedo.

Accesso centralizzato ai moduli. I dipendenti ora accedono ai moduli di richiesta da una stanza di compilazione dei moduli centralizzata nel nostro DocSpace interno. Compilano i campi richiesti, come il nome, le date delle ferie e la firma direttamente nel modulo PDF nella stanza.

Invio semplificato. Invece di dover stampare e firmare manualmente, i dipendenti compilano il modulo in formato digitale e lo inviano con un solo clic.

Gestione semplificata dei dati. Una volta completato il modulo, tutti i dati vengono raccolti in una tabella che consolida tutti i dati necessari per il calcolo dei permessi. Questo elimina la necessità di aprire manualmente i singoli moduli e velocizza notevolmente l’elaborazione.

Questa automazione ha portato diversi vantaggi alla nostra organizzazione:

• Risparmio di tempo: I dipendenti e i contabili dedicano molto meno tempo alle attività amministrative.
• Maggiore precisione: I dati consolidati riducono gli errori e rendono più semplice la pianificazione.
• Scalabilità: Il sistema è facilmente adattabile ad altri moduli e flussi di lavoro.

Piani per il futuro

Il successo di questo progetto ci ha incoraggiato a espandere il sistema. Stiamo testando un’automazione simile per altri processi amministrativi, come la creazione di certificati e l’elaborazione delle richieste dei dipendenti. In futuro, prevediamo di creare flussi di lavoro interconnessi, ad esempio la generazione automatica di richieste di ferie in base alle domande presentate.

Sul fronte dello sviluppo, abbiamo in programma di velocizzare l’apertura della tabella consolidata in Excel. Inoltre, stiamo lavorando per ampliare i tipi di firma. Attualmente, i dipendenti possono firmare una richiesta di congedo inserendo un’immagine. In futuro, prevediamo di aggiungere la firma digitale.

Come impostare una stanza di compilazione dei moduli

Per automatizzare completamente i processi come le richieste di ferie utilizzando le stanze di compilazione dei moduli in ONLYOFFICE DocSpace, segui questi passaggi personalizzati per il team contabile:

Step 1: Crea una stanza di compilazione dei moduli

Entra in ONLYOFFICE DocSpace o crea un nuovo account. Clicca il pulsante Nuova stanza ->  Stanza di compilazione dei moduli.

Inserisci il nome della stanza, ad esempio “Richieste di congedo” o “Moduli HR” per garantire chiarezza ai dipendenti, e se necessario aggiungi tag e un’icona. Clicca su Crea.

Step 2: Carica un modulo PDF

Se hai già un modulo pronto, caricalo nella stanza. Vai su Azioni -> Carica modulo PDF -> Da DocSpace/Da dispositivo.

Altrimenti hai due opzioni:

• Crea un nuovo modulo: Usa gli editor ONLYOFFICE per creare un modulo con campi compilabili per i dettagli del dipendente, le date delle ferie e la firma.
• Usa modelli pre compilati: Esplora la libreria di moduli gratuita integrata in ONLYOFFICE DocSpace. Seleziona un modulo adatto alle tue esigenze e personalizzalo per allinearlo alle politiche della tua organizzazione. Per la Serbia, puoi usare il nostro modulo già pronto.

Step 3: Condividi il modulo

Per condividere rapidamente il modulo con i dipendenti, puoi generare e copiare immediatamente un link pubblico. Questa opzione sarà disponibile nella finestra dopo aver caricato il modulo nella stanza. Sarà sufficiente fare clic su Copia link pubblico per copiarlo negli appunti. Qualsiasi utente con questo link potrà aprire la stanza e compilare il modulo.

Step 4: Tieni traccia del progresso

Controlla il processo di archiviazione direttamente nella stanza di compilazione dei moduli. Una volta caricato il PDF del modulo, il reparto contabilità viene automaticamente informato via e-mail.

La stanza avrà automaticamente due cartelle: In lavorazione, che conserva le copie del modulo che il dipendente ha iniziato a compilare, e Completato, che conserva le copie del modulo che il dipendente ha inviato.

Step 5: Usa i dati consolidati

Tutti i dati forniti vengono automaticamente riassunti in un unico foglio Excel che si trova nella cartella Completati. Questo foglio di calcolo può essere utilizzato per calcolare le ferie e per altri scopi contabili.

In questo modo si elimina la necessità di aprire moduli separati, si risparmia tempo e si garantisce la precisione.

Prova ONLYOFFICE DocSpace

Con le stanze di compilazione dei moduli, puoi rivoluzionare non solo il processo di richiesta di ferie, ma qualsiasi flusso di lavoro basato su moduli nella tua organizzazione. Prova e scopri i vantaggi di DocSpace:

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