Tipi di utenti e ruoli in ONLYOFFICE DocSpace: una guida veloce

La versione 3.0 di ONLYOFFICE DocSpace introduce un sistema aggiornato di tipi di utenti e ruoli per rendere la gestione degli accessi più flessibile e trasparente. Leggi questo articolo per conoscere i principali aggiornamenti e scoprire come migliorano le capacità di collaborazione.

Tipi di utenti

I tipi di utente definiscono il livello di accesso e di autorizzazioni di cui una persona dispone in DocSpace. Distinguendo tra diversi tipi, DocSpace consente alle organizzazioni di controllare chi può accedere a sezioni specifiche, creare o modificare file, gestire stanze e invitare altri utenti. Questi tipi garantiscono che solo gli utenti autorizzati possano accedere a documenti sensibili o alle impostazioni amministrative.

Nella versione 3.0 di ONLYOFFICE DocSpace, abbiamo ridefinito i tipi di utente. Ecco come sono cambiati i tipi di utente rispetto alle versioni precedenti:

Proprietario DocSpace -> Proprietario DocSpace

Amministratore DocSpace -> Amministratore DocSpace

Amministratore stanza -> Amministratore stanza

Power user (A PAGAMENTO) -> Utente (GRATUITO)

Utente (GRATUITO) -> Ospite (GRATUITO)

Proprietario e amministratori di DocSpace (a pagamento)

Gli amministratori di DocSpace sono responsabili della gestione delle impostazioni di DocSpace e della supervisione di tutte le stanze.

I proprietari di DocSpace possono fare tutto ciò che possono fare gli amministratori, ma possono anche gestire i dettagli di pagamento, cancellare l’intero DocSpace e invitare o gestire gli amministratori di DocSpace.

Prima della versione 3.0: I proprietari e gli amministratori avevano automaticamente accesso completo alle stanze e ai documenti contenuti in essi.

Cosa c’è di nuovo nella versione 3.0: Entrambi i tipi di utente adesso sono limitati ai ruoli assegnati loro in una particolare stanza. Se non è stato assegnato loro un ruolo nella stanza, hanno accesso in sola lettura. Tuttavia, mantengono la possibilità di cambiare il proprietario della stanza, di copiarla o di archiviarla.

Attenzione: ora è necessario assegnare dei ruoli ai proprietari e agli amministratori, se non è stato fatto in precedenza. Per garantire l’accesso e i permessi corretti, i ruoli devono essere chiaramente definiti.

Amministratori delle stanze (a pagamento)

Gli amministratori delle stanze gestiscono le stanze assegnate con le stesse autorizzazioni e restrizioni. Possono creare nuove stanze e gestire quelle assegnate, invitare nuovi utenti e ospiti attraverso le stanze e assegnare ruoli solo al di sotto del loro livello.

Cosa c’è di nuovo nella versione 3.0: Per gli amministratori di stanze, non ci sono modifiche alle loro funzionalità.

Utenti (in precedenza Power user) (gratuito)

Gli utenti possono gestire i file personali e creare e modificare documenti nella stanza, ma sono limitati nella gestione delle stanze e delle impostazioni.

Prima della versione 3.0: Solo i power user e gli utenti di livello superiore potevano creare e caricare documenti nella stanza e avevano accesso a I miei documenti. I power user erano a pagamento.

Cosa c’è di nuovo nella versione 3.0: Abbiamo rimosso il tipo Power User e migliorato in modo significativo le funzionalità degli utenti regolari, mantenendo questo tipo di utente completamente gratuito. Consente di assegnare un numero illimitato di utenti senza alcun costo.

Inoltre, gli utenti possono ora invitare ospiti con l’approvazione del gestore della sala.

Attenzione: Tutti i Power user precedentemente aggiunti a pagamento sono stati automaticamente convertiti in utenti regolari gratuiti, mantenendo l’accesso alle loro stanze.

Ospiti (in precedenza Utenti) (gratuito)

Gli ospiti sono un nuovo tipo gratuito che assomiglia ai contatti esterni di una stanza pubblica. In genere, gli ospiti hanno accesso limitato a determinate aree.

Cosa c’è di nuovo nella versione 3.0: Gli ospiti possono essere invitati solo in stanze specifiche attraverso l’invito alla stanza con le autorizzazioni concesse loro dal gestore della stanza.

A seconda del ruolo assegnato dal gestore della stanza, gli ospiti possono:

• Visualizzare i file
• Modificare i file
• Creare nuovi contenuti
• Invitare altri ospiti (con l’approvazione del gestore della stanza)
• Visualizzare l’elenco dei propri Ospiti.

Gli Ospiti non possono accedere alle sezioni Contatti e Documenti e non possono creare stanze. Nella sua prima versione, gli Ospiti non possono essere aggiunti ai gruppi.

Attenzione: Tutti gli utenti aggiunti in precedenza sono stati convertiti in Ospiti e saranno ora visibili solo negli elenchi degli ospiti degli amministratori. Se necessario, è possibile aggiornare il loro tipo.

Gli ospiti che verranno aggiunti nella versione 3.0 saranno visualizzati nell’elenco degli ospiti dell’utente che li ha aggiunti e del gestore della stanza che ha confermato l’aggiunta di questo ospite alla stanza.

Consulta la guida dettagliata sulla gestione degli utenti in DocSpace nel nostro Centro Assistenza.

Gestione degli utenti nella nuova sezione Contatti

In DocSpace 3.0, la sezione Account è stata rinnovata e rinominata in Contatti. Ora è composta da tre schede.

Account -> Contatti

Persone -> Membri

Gruppi -> Gruppi

Ospiti (NUOVO)

Prima della versione 3.0: La sezione Account in DocSpace consisteva in due schede: Persone, che elencava tutti gli utenti registrati di DocSpace, e Gruppi, dove gli utenti potevano essere organizzati in gruppi, con la possibilità di assegnare capi gruppo per una migliore gestione del team.

Cosa c’è di nuovo nella versione 3.0: La scheda Persone è stata rinominata in Membri e contiene tutti gli utenti, i proprietari e gli amministratori registrati in DocSpace che sono stati aggiunti dal proprietario o dall’amministratore tramite la sezione Contatti. I membri possono essere associati a dipendenti regolari dell’organizzazione o a membri del team che lavorano a un progetto.

La scheda Ospitiè completamente nuova in DocSpace. Ora la gestione dei collaboratori esterni è più semplice, in quanto è possibile vedere rapidamente quali ospiti sono associati alle stanze e quali autorizzazioni hanno. A differenza dei membri, gli ospiti vengono aggiunti direttamente tramite gli inviti alla stanza, anziché tramite la sezione Contatti.

Nella scheda Ospiti, ogni utente ha il proprio elenco di invitati. L’elenco degli ospiti di altri utenti non è disponibile per loro.

La struttura aggiornata consente di identificare e gestire rapidamente chi ha accesso a stanze o file specifici. Inoltre, fornisce una panoramica più chiara dei tuoi ospiti e dei loro ruoli all’interno del tuo DocSpace.

Ruolo degli utenti nelle stanze

In DocSpace 3.0, i ruoli degli utenti all’interno delle stanze sono stati notevolmente aggiornati. I ruoli sono assegnati a stanze specifiche, a seconda del tipo di stanza e delle azioni che il gestore della stanza decide di consentire.

Gestore della stanza (NUOVO)

Content creator (NUOVO)

Editor -> Editor

Compilatore di moduli -> Compilatore di moduli

Revisore -> Revisore

Commentatore -> Commentatore

Visualizzatore -> Visualizzatore

Prima della versione 3.0: In DocSpace, agli utenti venivano assegnati ruoli come Editor, Compilatore di moduli, Revisore, Commentatore e Visualizzatore all’interno delle stanze. Ai proprietari e agli amministratori di DocSpace veniva assegnato automaticamente il ruolo di proprietario della stanza, che garantiva loro l’accesso completo ai documenti della stanza o la possibilità di gestire completamente la stanza.

Cosa c’è di nuovo nella versione 3.0: Oltre ai ruoli esistenti come Editor, Compilatore di moduli, Revisore, Commentatore e Visualizzatore, la versione 3.0 introduce due nuovi ruoli: Room Manager e Content Creator.

Gestore della stanza

Il Gestore della stanza consente agli utenti di gestire le impostazioni della stanza, compresa l’aggiunta/rimozione di membri e l’assegnazione di autorizzazioni. Può anche gestire i file copiando, spostando, rinominando ed eliminando i propri e gli altrui file.

Content creator

Il ruolo di Content Creator consente agli utenti di creare e caricare nuovi file e cartelle a seconda del tipo di stanza. Possono anche gestire la cronologia delle versioni dei documenti.

Attenzione: Quando si passa alla versione 3.0, i ruoli nelle stanze vengono aggiornati automaticamente:

Amministratore della stanza -> Gestore della stanza

Power user -> Content creator

Ecco una rapida panoramica di tutti i ruoli e delle attività che possono svolgere nella stanza.

Come già detto, i proprietari e gli amministratori di DocSpace sono ora vincolati a eseguire azioni in base al ruolo specifico che occupano in ogni stanza. Ciò significa che le loro capacità corrispondono ai ruoli dell’elenco forniti loro.

Ruoli utente in base al tipo di stanze

Gli amministratori possono assegnare livelli di autorizzazione specifici agli utenti e agli ospiti all’interno delle singole stanze. Ogni tipo di stanza supporta ruoli diversi, offrendo un’esperienza personalizzata in base alla natura della stanza:

• Stanze pubbliche: i ruoli includono Gestore della stanza e Content Creator.
• Stanza di compilazione dei moduli: i ruoli sono Gestore della stanza, Content Creator e Compilatore di moduli.
• Stanze per la collaborazione e Stanze di dati virtuali: queste sale supportano i ruoli di Gestore della stanza, Content Creator, Editor e Visualizzatore.
• Stanze personalizzate: tutti i ruoli sono disponibili per l’assegnazione, offrendo la massima flessibilità.

Consulta la guida dettagliata sui ruoli degli utenti nelle stanze nel nostro Centro Assistenza.

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