Come modificare in collaborazione i moduli PDF in ONLYOFFICE: una guida semplice

Se vuoi sapere come modificare moduli PDF in collaborazione con altre persone in tempo reale, sei nel posto giusto. In questa guida imparerai a creare moduli PDF e a modificarli con facilità utilizzando la suite ONLYOFFICE.

Di cos’hai bisogno per cominciare

Il modo più semplice per iniziare a utilizzare i moduli PDF di ONLYOFFICE è creare un account gratuito ONLYOFFICE DocSpace e ottenere l’accesso a una piattaforma di gestione dei documenti personalizzata nel cloud. Se cerchi maggiore sicurezza e reputi importante la privacy dei tuoi dati, puoi implementare DocSpace sul tuo server Linux o Windows:

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In alternativa, puoi coeditare i moduli PDF all’interno della piattaforma che già utilizzi integrando ONLYOFFICE Docs. Attualmente sono disponibili più di 40 integrazioni, come Netxcloud, ownCloud, Redmine, WordPress, Alfresco, Confluence, Odoo e altre ancora. È possibile ottenere un connettore pronto all’uso per la propria piattaforma dal nostro sito web o integrare la suite ONLYOFFICE tramite API o WOPI se non esiste ancora un’app di integrazione.

Passiamo ora al processo di collaborazione online e scopriamo come coeditare i moduli PDF sull’esempio di ONLYOFFICE DocSpace.

Step 1. Crea un modulo PDF

Dato che ONLYOFFICE DocSpace è una piattaforma di collaborazione basata su stanze, è necessario creare prima una stanza in cui collaborare ai moduli PDF e invitare altri utenti a collaborare. Per farlo, vai alla sezione Stanze e fai clic sull’icona + nell’angolo in alto a sinistra.

Successivamente, devi scegliere il tipo di stanza desiderato. Per gli scopi collaborativi, il tipo ideale è quello delle stanze di collaborazione. Per crearne una, inserisci il nome, aggiungi un tag o un’immagine, se necessario, e fai clic su Crea.

Una volta creata la stanza di collaborazione, è il momento di creare un modulo PDF. Puoi caricare un file dal tuo dispositivo o crearne uno nuovo facendo clic sull’icona + nell’angolo in alto a sinistra e scegliendo Modulo PDF. Se opterai per quest’ultima opzione, ti verrà proposto di creare un nuovo modulo PDF vuoto, di trasformare uno dei file DOCX già esistenti in un modulo o di selezionare un modello di modulo pronto all’uso nella libreria integrata.

La libreria di ONLYOFFICE contiene molti modelli PDF già pronti per vari scopi aziendali, da contratti e accordi legali a CV e liste di cose da fare. Se ti piace uno dei modelli disponibili, fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Crea dal menù contestuale.

Indipendentemente dall’opzione scelta per creare il tuo modulo PDF, dovrai inserire il suo nome e fare clic sul pulsante Crea. Congratulazioni! Hai appena creato il tuo primo modulo PDF e puoi procedere con la fase successiva.

Step 2. Invita altri a collaborare con te

Ora che il modulo PDF è pronto, devi invitare altre persone nella stanza di collaborazione. Una volta invitati, i coautori avranno accesso a tutti i file archiviati nella stanza e potranno eseguire azioni in base al loro ruolo.

Per invitare qualcuno, clicca sull’icona dei tre puntini nell’angolo in alto a sinistra e seleziona Invita contatti dal menù contestuale. Nella nuova finestra, puoi invitare le persone tramite un link di autorizzazione oppure invitarle manualmente inserendo il loro nome (se fanno già parte del DocSpace) o l’e-mail se non sono ancora registrati.

In entrambi i casi, è necessario definire un ruolo per ogni persona invitata. In DocSpace, ci sono diversi ruoli:

• Gli amministratori delle stanze possono gestire le loro stanze, invitare nuovi utenti e assegnare ruoli;
• I content creator possono creare e modificare i file d’ufficio, ma non hanno accesso alla gestione degli utenti e alle impostazioni;
• I redattori possono eseguire tutte le operazioni di modifica dei file già esistenti, ma non possono crearne di nuovi;
• I visualizzatori possono solo visualizzare i documenti.

Alcuni ruoli sono disponibili a pagamento. Per saperne di più sui ruoli di DocSpace, consulta questa guida.

Dopo aver invitato tutte le persone necessarie e aver definito i loro permessi di accesso, è possibile avviare il processo di co-editing.

Step 3. Modifica il tuo modulo PDF

Con ONLYOFFICE PDF Editor, è possibile modificare il modulo PDF come un semplice documento di testo. Puoi utilizzare vari strumenti di editing e di styling per dare al modulo l’aspetto che si desidera, applicare diversi tipi di carattere e modificarne le dimensioni, scegliere tra le preimpostazioni di stile, inserire tabelle, immagini, forme e altri oggetti, configurare i margini, aggiungere tabelle dei contenuti e riferimenti incrociati e altro ancora.

È importante notare che lo strumento di creazione di moduli di ONLYOFFICE consente di lavorare con diversi tipi di campi. Quando si lavora sul modulo, puoi scegliere tra i seguenti tipi disponibili nella scheda Moduli:

• Campi di testo;
• Caselle combinate;
• Elenchi a discesa;
• Caselle di controllo;
• Pulsanti di opzione;
• Immagini;
• Indirizzi e-mail;
• Numeri di telefono;
• Data e ora;
• Codici di avviamento postale;
• Carte di credito;
• Campi complessi;
• Campi per la firma.

Ogni campo ha alcune proprietà, come Segnaposto o Suggerimento, pensate per facilitare la compilazione dei moduli pronti. Un’altra caratteristica utile è la possibilità di assegnare ruoli ai destinatari. Ciò significa che puoi specificare chi deve compilare questo o quel campo nei tuoi moduli PDF. Ogni ruolo di destinatario è contrassegnato da un colore, in modo che gli utenti possano identificare visivamente tutti i campi che devono compilare.

Step 4. Utilizza le funzioni di collaborazione di ONLYOFFICE

Quando modifichi il tuo modulo con altre persone, puoi utilizzare le varie funzioni di collaborazione disponibili nella scheda Collaborazione per rendere più comodo il processo di co-editing. Ecco cosa si può fare in ONLYOFFICE:

1. Passa da una modalità di co-editing all’altra. Puoi lavorare in collaborazione sui moduli online in tempo reale utilizzando la modalità Fast, che visualizza tutte le modifiche subito dopo averle apportate, oppure lavorare privatamente in modalità Strict e rendere le modifiche visibili agli altri dopo aver fatto clic sul pulsante Salva.

2. Lascia e gestisci i commenti. Quando collabori, è possibile lasciare commenti per discutere di qualcosa e menzionare altri utenti nei commenti usando @. È anche possibile gestire i commenti, ordinarli o eliminarli.

3. Comunica con gli altri coautori. La comunicazione è la chiave di volta di una collaborazione di successo, quindi ONLYOFFICE ti permette di chattare con i tuoi compagni di squadra direttamente nel tuo modulo, scambiando messaggi di testo nella chat integrata. Inoltre, è possibile attivare i plugin Jitsi o Rainbow per la videoconferenza in tempo reale.

4. Traccia delle modifiche in tempo reale. Con la funzione Traccia modifiche, puoi rivedere le modifiche apportate dagli altri collaboratori. Accetta o rifiuta le loro modifiche una per una o tutte insieme.

5. Gestisci tutte le versioni del PDF. Con la funzione Cronologia delle versioni, puoi controllare facilmente chi ha creato ogni versione del file e quando è stata fatta. Se necessario, è possibile recuperare una delle versioni precedenti.

Step 5. Invia il modulo a una stanza di compilazione dei moduli

Ora che il tuo modulo PDF è pronto, puoi copiarlo in una delle stanze di compilazione dei moduli nel tuo DocSpace. Questo tipo di stanza facilita il lavoro con i moduli compilabili. Qui gli utenti possono caricare o copiare moduli PDF e inviarli per il completamento. Quando si lavora con i moduli nelle stanze di compilazione dei moduli, è possibile compilare solo i campi e inviare il modulo compilato per l’analisi. Tutti i risultati e le risposte raccolte vengono automaticamente compilati in un foglio di calcolo separato. Questa funzione è utile per organizzare e gestire le attività basate sui moduli.

Per copiare il modulo in una stanza di compilazione dei moduli, è sufficiente fare clic sul pulsante Condividi nell’angolo in alto a destra. Crea una nuova stanza o selezionane una già esistente, quindi fai clic su Copia.

Vedrai due opzioni disponibili:

• Raccolta dati modulo consente di creare una nuova stanza di compilazione moduli o di sceglierne una già esistente;
• Riempimento basato sui ruoli si riferisce alle Stanze di dati virtuali (VDR) e alla possibilità di compilare moduli PDF in base ai ruoli degli utenti.

Seleziona l’opzione desiderata e il tuo modulo PDF sarà disponibile nella stanza corrispondente, consentendoti di organizzare il processo di compilazione dei moduli nel modo che preferisci.

Per saperne di più sulle stanze di compilazione dei moduli in ONLYOFFICE DocSpace e sul loro funzionamento, leggi questo articolo del nostro blog.

Come co-modificare i moduli PDF in altre integrazioni

ONLYOFFICE DocSpace non è l’unico modo per collaborare sui moduli PDF. Se disponi di un’istanza di ONLYOFFICE Docs abbinata a una piattaforma aziendale tramite il connettore corrispondente, è possibile farlo anche se in modo leggermente diverso.

Per avviare il processo di collaborazione, è sufficiente creare un modulo PDF e condividerlo con altre persone utilizzando le impostazioni di condivisione della piattaforma. Ad esempio, l’integrazione di ONLYOFFICE Docs e ownCloud consente di creare un modulo PDF vuoto o di aprire un file DOCX e trasformarlo in un modulo PDF. Quando viene creato un modulo PDF, è possibile modificarlo in tempo reale con altri utenti di ownCloud utilizzando le funzionalità di collaborazione offerte dall’editor di ONLYOFFICE.

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