Come utilizzare le stanze di compilazione dei moduli in ONLYOFFICE DocSpace

A partire dalla versione 2.6, ONLYOFFICE DocSpace introduce la sua prima versione di stanze di compilazione dei moduli. Queste stanze sono progettate per semplificare la compilazione e la gestione dei documenti compilabili, permettono di organizzare e monitorare facilmente il completamento di incarichi, questionari, sondaggi e altri documenti, e raccolgono automaticamente le risposte in un foglio di calcolo, consentendo di analizzare i dati senza sforzo.
Scopriamo cosa sono le stanze per la compilazione dei moduli e come usarle.

Cosa sono le stanze di compilazione dei moduli

Le stanze di compilazione dei moduli sono un tipo di stanza specializzato in ONLYOFFICE DocSpace, progettate appositamente per lavorare con i moduli. Consentono agli utenti di caricare moduli PDF e di inviarli per il completamento con diritti di accesso solo per la compilazione dei campi. Il monitoraggio dei progressi e la compilazione automatica dei risultati in un foglio di calcolo facilitano l’analisi dettagliata, una funzione utile per organizzare e gestire le attività basate sui moduli.

Ad esempio, se devi raccogliere il feedback dei partecipanti dopo un workshop, crea una stanza per la compilazione dei moduli, carica un modulo di feedback e condividilo con i partecipanti.
La stanza aiuta a tenere traccia di chi ha iniziato a compilare il modulo e di chi lo ha completato, consolidando tutte le risposte in un’unica posizione per facilitarne la revisione e l’analisi.

Funzioni chiave

Condivisione di moduli PDF

I moduli nelle sale di compilazione possono essere condivisi con gli utenti di DocSpace o con un gruppo di utenti con il permesso di compilare solo i campi. In questo modo, chi compila il modulo non può modificare il documento.

Se il modulo deve essere compilato da utenti esterni che non hanno un account DocSpace, è possibile fornire l’accesso tramite un link esterno.

Monitoraggio dell’avanzamento del modulo

Una volta inviato il modulo, è possibile seguirne l’avanzamento attraverso due nuove cartelle che appariranno nella stanza: Completato e In corso. Le copie dei moduli di ciascun utente verranno inserite nella cartella appropriata in base al loro stato di completamento.

• In corso contiene i moduli in corso (moduli che gli utenti hanno iniziato a compilare ma che non hanno ancora completato).
• Completato contiene i moduli completati (quando gli utenti fanno clic su Completa e invia).

Una volta che i partecipanti hanno completato e inviato i moduli, questi appariranno nella sezione “Completato”, in questo modo è possibile gestire tutti i moduli inviati in un’unica posizione, facilitando la revisione di ogni modulo completato.

Analisi delle risposte

Le risposte vengono automaticamente combinate in un foglio di calcolo per facilitare l’analisi dei dati e la creazione di rapporti.

Nel foglio di calcolo è possibile presentare comodamente i dati, filtrarli, analizzarli con tabelle pivot e costruire grafici basati sui dati. Per analisi più avanzate, è possibile utilizzare l’assistente AI integrato.

Come utilizzare le stanze di compilazione dei moduli

Per illustrare l’uso delle stanze di compilazione dei moduli, prendiamo in esempio uno scenario in cui è necessario raccogliere lettere di verifica dell’impiego.

Step 1. Prepara il modulo PDF

Per prima cosa, è necessario preparare un modulo PDF. In ONLYOFFICE DocSpace, è possibile utilizzare il PDF editor integrato per creare un modulo con diversi campi: testo, elenchi a discesa, caselle di controllo, pulsanti di opzione, elenchi a discesa, ecc.

Per facilitare il processo di compilazione dei moduli, è possibile personalizzare le impostazioni dei campi in base alle proprie esigenze. Imposta le dimensioni del campo, il formato, i caratteri consentiti, il limite di caratteri, il font e i campi obbligatori e assegna ruoli diversi per popolare i campi. Gli altri utenti potranno determinare visivamente quali campi devono compilare in base al loro ruolo, evidenziati con un colore specifico.

ONLYOFFICE offre anche una biblioteca di modelli di moduli già pronti e gratuiti. Scarica quello più adatto alle tue esigenze e, se necessario, modificalo nell’editor PDF.

Step 2. Crea una stanza di compilazione dei moduli

Successivamente, creiamo una nuova stanza di compilazione dei moduli in cui gestire i nostri moduli. Inizieremo scegliendo il tipo di stanza appropriato e preparandolo per l’uso.

Per creare una stanza di compilazione dei moduli, fare clic sul pulsante Nuova stanza -> Stanza di compilazione dei moduli.

Poi inserisci il nome della tua stanza, se necessario aggiungi i tag e l’icona, poi clicca su Crea.

Step 3. Aggiungi un modulo PDF 

Nella stanza creata, dobbiamo aggiungere i moduli da compilare. Puoi caricare il tuo modulo PDF pronto o scegliere da una libreria di modelli già pronti.

Vai su Azioni -> Carica modulo PDF -> Da DocSpace / Da dispositivo.

In alternativa, Azioni -> Scegli da modelli.

Step 4. Condividi i moduli per farli compilare

In questa fase gli utenti vengono portati nella stanza di compilazione dei moduli per iniziare a compilare i moduli. È possibile invitare i membri del team interno o condividere l’accesso con partecipanti esterni.

• Per condividere rapidamente il modulo con utenti esterni, puoi generare e copiare immediatamente un link pubblico. Questa opzione sarà disponibile nella finestra dopo aver caricato il modulo nella stanza. Sarà sufficiente fare clic su Copia link pubblico per copiarlo negli appunti. Qualsiasi utente con questo link potrà aprire la stanza e compilare il modulo.

È possibile farlo anche facendo clic sul pulsante Condividi stanza in alto accanto al nome della stanza nella finestra della stanza.

• Per gli utenti interni, clicca sull’icona con i tre puntini in alto -> Invita utenti.

Inizia a digitare un’e-mail o un nome utente e seleziona dall’elenco suggerito.

Assicurati di selezionare i diritti di compilazione del modulo. Inoltre, seleziona la lingua in cui l’utente riceverà l’invito. In seguito, invia l’invito facendo clic sul pulsante corrispondente.

Gli utenti vedranno la stanza da riempire nell’elenco delle stanze disponibili e potranno compilare il modulo.

Step 5. Monitora il progresso dei moduli

Ora puoi monitorare lo stato di avanzamento dei moduli che vengono compilati. Il sistema classifica i moduli in diverse sezioni in base al loro stato di completamento: In corso e Completato.

Queste sezioni vengono visualizzate come cartelle separate nella stanza.

Quando l’utente inizia a compilare il modulo, una copia dello stesso apparirà nella sezione In corso.

Quando un utente invia un modulo completato facendo clic su Completa e Invia, una copia del modulo apparirà automaticamente nella sezione Completato.

Step 6. Organizza le risposte

Come già spiegato prima, tutti i moduli compilati appariranno automaticamente nella sezione Completato. In più, troverai un foglio di calcolo che aggrega tutte le risposte raccolte nei moduli.

Nel file, ogni riga riflette i dati di un modulo e le colonne corrispondono ai campi. Nell’editor di fogli di calcolo, è possibile analizzare i dati e creare grafici e report.

E questo è tutto. Il processo stesso sembra ancora più facile di quanto sembri. Rende la raccolta dei dati molto più semplice e consente di evitare di lavorare manualmente con più copie.

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