Sincronizza le tue attività e i tuoi documenti con l’integrazione di ONLYOFFICE DocSpace e Asana tramite Zapier

Una gestione efficiente dei progetti e dei documenti è essenziale per qualsiasi team che voglia rimanere organizzato e produttivo. Con l’integrazione di ONLYOFFICE DocSpace e Asana tramite Zapier, è possibile sincronizzare senza problemi attività e documenti, riducendo il lavoro manuale e migliorando la collaborazione. Scopriamo come questa integrazione può ottimizzare il flusso di lavoro e come configurarla.

A proposito dell’integrazione di ONLYOFFICE DocSpace e Asana 

Asana è un popolare strumento di gestione delle attività e dei progetti utilizzato dai team per organizzare, monitorare e gestire il lavoro. Consente agli utenti di creare incarichi, impostare scadenze, assegnare le responsabilità e monitorare i progressi. È una piattaforma essenziale per mantenere i progetti in orario e i team allineati. Le tavole visive e le timeline di Asana rendono la gestione delle attività intuitiva e flessibile.

ONLYOFFICE DocSpace è una piattaforma versatile basata su stanze che consente ai team di creare, co-editare e gestire vari documenti d’ufficio, tra cui documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli compilabili e PDF. Fornisce un hub centralizzato per collaborare in modo sicuro sui documenti, con co-editing in tempo reale, controllo delle versioni e autorizzazioni di condivisione personalizzabili.

Perché integrare ONLYOFFICE DocSpace con Asana

L’integrazione di ONLYOFFICE DocSpace e Asana offre una combinazione perfetta tra la gestione dei documenti e il monitoraggio delle attività.

Collegando queste piattaforme, è possibile ridurre l’input manuale e garantire che il team rimanga allineato con gli aggiornamenti del progetto. Ad esempio, quando un nuovo documento, foglio di calcolo o presentazione viene creato o modificato in DocSpace, è possibile creare o aggiornare automaticamente un’attività corrispondente in Asana, in modo da tenere tutti informati.

Questa automazione consente di risparmiare tempo, di eliminare gli errori dovuti alla gestione manuale delle attività e di garantire un flusso regolare di informazioni tra le varie piattaforme. Il tuo team sarà sempre al corrente delle proprie attività grazie agli aggiornamenti in tempo reale.

Modelli Zapier pronti all’uso

Zapier consente agli utenti di collegare diverse app e di automatizzare attività ripetitive senza conoscenze di codifica.

Ad esempio, utilizzando Zapier, è possibile aggiungere automaticamente un’attività in Asana ogni volta che viene creata una nuova stanza in ONLYOFFICE DocSpace. Allo stesso modo, gli aggiornamenti dei file di DocSpace – siano essi fogli di calcolo, presentazioni o PDF – possono attivare modifiche alle attività di Asana.

I seguenti modelli Zap pronti all’uso sono già disponibili per Asana:

• Allega nuovi file ONLYOFFICE DocSpace alle attività Asana;
• Genera attività Asana per nuove cartelle ONLYOFFICE DocSpace;
• Crea progetti Asana per nuove stanze ONLYOFFICE DocSpace;
• Crea attività Asana per nuovi file ONLYOFFICE DocSpace;
• Crea attività Asana per nuove stanze ONLYOFFICE DocSpace;
• Carica gli allegati di nuove attività Asana nelle stanze ONLYOFFICE DocSpace;
• Crea cartelle in ONLYOFFICE DocSpace per nuovi progetti in Asana;
• Crea cartelle in ONLYOFFICE DocSpace per le attività Asana appena completate.

Zapier supporta l’integrazione di ONLYOFFICE DocSpace con altre app come Slack, Hubspot, Discord, Trello, Zoom, Pipedrive, Gmail e molte altre.

Impostazione dell’integrazione

Vediamo come impostare l’integrazione utilizzando l’esempio del modello Zap “Attach new ONLYOFFICE DocSpace files to Asana tasks” per automatizzare il passaggio di allegati tra le due piattaforme.

Step 1. Entra su Zapier

Inizia accedendo al tuo account Zapier. Se non ne hai uno, puoi crearne uno gratuitamente. Una volta effettuato l’accesso, sarai reindirizzato alla tua dashboard per iniziare a impostare l’integrazione.

Step 2. Aggiungi le app di DocSpace e Asana 

Ora è necessario aggiungere le app a Zapier. Per farlo:

• Sulla bacheca di Zapier vai alla sezione Apps nel pannello di sinistra.
• Clicca + Add connection e cerca ONLYOFFICE DocSpace nella lista.
• Fornisci l’URL, l’e-mail e la password di DocSpace per autorizzare la connessione. Per connetterti, clicca su Yes, Continue to ONLYOFFICE DocSpace.

Al termine di questi passaggi, ONLYOFFICE DocSpace apparirà nell’elenco delle app connesse su Zapier.

Se Asana non è collegato a Zapier, segui i passaggi precedenti per aggiungere l’applicazione.

Step 3. Seleziona un modello Zap 

Vai alla pagina Zapier di ONLYOFFICE DocSpace, dove troverai gli Zap preconfigurati. Tra i modelli disponibili, scegli “Attach new ONLYOFFICE DocSpace files to Asana tasks” o quello che desideri applicare.

Clicca su Try it per continuare.

Step 4. Imposta il trigger

Il trigger determina quando inizierà l’automazione. In questo caso, lo Zap si attiverà ogni volta che un nuovo file verrà aggiunto a una stanza in ONLYOFFICE DocSpace.

Affinché il trigger funzioni correttamente, seleziona la stanza in cui verranno creati i file. Vai alla scheda Trigger e seleziona Room ID e Folder ID (opzionale) dall’elenco a discesa.

Inoltre, se vuoi personalizzare il trigger, puoi impostare:

• L’evento che provocherà l’azione di Asana nella scheda App & Event;
• L’account se sei connesso a diversi account DocSpace.

Una volta impostato, è ora di testare il trigger. Vai alla scheda Test e clicca Test trigger. Se il test è andato a buon fine, clicca Continue.

Step 5. Controlla l’azione di Zapier

Poiché stiamo utilizzando il modello Attach new ONLYOFFICE DocSpace files to the Asana tasks, Zapier deve eseguire un’azione aggiuntiva, ovvero scaricare il documento creato da DocSpace. Questa azione verrà eseguita automaticamente.

Come nel passaggio precedente, personalizza le seguenti impostazioni:

• La stanza in cui si trova il file;
• La cartella in cui si trova il file (opzionale);
• L’ID del file.

Se è stato tutto configurato, vai alla scheda Test e fai clic su Test action. Per passare al passaggio successivo, scegli Continue.

Step 6. Configura l’azione

Successivamente, verifica la configurazione dell’azione che avverrà in Asana quando un nuovo file viene caricato su DocSpace.

È importante impostare il progetto e l’attività a cui verrà allegato il file DocSpace.

Poi clicca sul pulsante Test step. Se il test è andato a buon fine, clicca su Publish.

È tutto! Il tuo Zap è ora configurato e vedrai automaticamente gli allegati in Asana quando creerai un nuovo file in DocSpace.

Step 7. Testa lo Zap

Ora verifichiamo il funzionamento del modello nelle nostre applicazioni. Crea un nuovo file nella stanza indicata in DocSpace.

Accedi al tuo account Asana e vedi il documento allegato all’attività.

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