PDF vs PDF/A: differenze e modalità di conversione

Il formato PDF/A è una delle versioni del più noto PDF. Sebbene i due formati vengano utilizzati praticamente allo stesso modo, i file PDF/A hanno caratteristiche che rendono questa variante preferibile in alcuni casi specifici. Leggi questo articolo per scoprire in cosa differiscono i due formati, a cosa servono e come creare e convertire da e verso PDF/A.

I PDF e i PDF/A (rispettivamente acronimi di Portable Document Format e Portable Document Format Archive) sono formati di file sviluppati per garantire che i documenti appaiano nello stesso modo in cui sono stati creati, indipendentemente dalle modifiche di software o hardware.

Mentre il PDF è stato presentato da Adobe nel 1993, il più giovane formato PDF/A è stato creato nel 2005, dopo che l’Association for Information and Image Management (AIIM), la National Printing Equipment Association (NPES) e l’organo amministrativo della Corte degli Stati Uniti hanno richiesto la creazione di un formato standardizzato per i documenti destinati ad essere archiviati elettronicamente.

La principale differenza tra i due formati sta nelle componenti: mentre i PDF standard possono includere elementi come font e riferimenti esterni, contenuti multimediali e altri oggetti che potrebbero cambiare nel tempo, i PDF/As no, il che rende questo formato la scelta ideale per documenti destinati a rimanere invariati per molti anni a venire.

A cosa servono i file PDF/A?

L’idea alla base del PDF/A è quella di poter accedere ai documenti con la tecnologia futura man mano che si sviluppa. Questo formato ti potrà sembrare molto specifico, ma ci sono situazioni che richiedono proprio questo tipo di file. Vediamo alcuni esempi.

Documenti legali: Gli istituti legali richiedono spesso la conservazione a lungo termine di documenti come contratti, atti giudiziari e accordi. Il PDF/A garantisce che questi documenti rimangano autentici e accessibili nel tempo, indipendentemente dai cambiamenti tecnologici.

Documenti governativi: Le agenzie governative archiviano spesso documenti come documenti normativi, storici e permessi. Questo formato standardizzato può preservare i documenti, garantendone l’integrità e l’accessibilità per le generazioni future.

Cartelle cliniche: Gli operatori sanitari devono mantenere registri accurati e accessibili delle informazioni sui pazienti, delle storie mediche e dei referti diagnostici. Grazie al PDF/A, questi documenti critici possono soddisfare i requisiti normativi ed essere conservati.

Archivi storici e lavori accademici: Le biblioteche, i musei e le istituzioni culturali spesso digitalizzano manoscritti storici, mappe e fotografie per la conservazione e la consultazione. Il PDF/A consente di mantenere le repliche digitali di materiali rari e fragili, garantendone la disponibilità per la ricerca. Consente inoltre di mantenere intatti documenti di ricerca, lavori accademici e tesi. Oggigiorno alcune università e istituzioni accettano documenti e opere solo in formato PDF/A, poiché visualizza accuratamente i caratteri speciali usati nelle formule matematiche, negli alfabeti delle lingue antiche e così via.

Registri aziendali e gestione finanziaria: Le aziende devono archiviare report finanziari, contratti, fatture, documenti interni per scopi di conformità, audit e riferimenti storici. Il PDF/A semplifica la conservazione a lungo termine di questi documenti. Il formato consente anche l’incorporazione di firme elettroniche.

Differenze tra PDF/A e PDF

Abbiamo appena visto alcuni casi che richiedono l’uso di un PDF/A, ma come funzionano questi file? Quali sono le caratteristiche che rendono questo formato diverso dal PDF classico?

Incorporamento dei caratteri: Il PDF/A richiede l’incorporazione dei caratteri utilizzati all’interno del documento, assicurando che il testo venga visualizzato correttamente anche se i caratteri richiesti non sono installati sul sistema che visualizza il documento. I font devono inoltre essere legalmente incorporabili per un rendering illimitato e universale. I PDF normali potrebbero non richiederlo, il che potrebbe causare problemi di visualizzazione se questi caratteri non dovessero essere disponibili.

Conservazione dei metadati: Il PDF/A richiede che i metadati siano incorporati nel documento, garantendo la conservazione delle informazioni essenziali sul documento, come la paternità, la data di creazione e la cronologia delle modifiche. I PDF classici non devono dare priorità alla conservazione dei metadati e ciò potrebbe comportare la potenziale perdita di informazioni importanti nel tempo.

Gestione del colore: Nei PDF/A gli spazi cromatici devono essere indipendenti dal dispositivo, per garantire una riproduzione dei colori esatta e prevedibile su diversi dispositivi e piattaforme. I PDF possono utilizzare spazi cromatici dipendenti dal dispositivo, il che può causare incongruenze nella resa cromatica finale.

Incorporamento degli elementi multimediali: Mentre i normali PDF possono includere oggetti multimediali, il formato PDF/A limita l’uso di questi elementi come audio, video, JavaScript e file eseguibili, concentrandosi invece sui contenuti statici per garantire un’integrità di archiviazione coerente.

Assenza dell’algoritmo LZW: LZW (Lempel-Ziv-Welch) è un algoritmo di compressione dei dati senza perdita di dati comunemente usato in vari formati di file, comprese le prime versioni del formato PDF. Il suo utilizzo in PDF/A è vietato a causa di problemi legati ai brevetti, alla compatibilità, all’affidabilità e alla conservazione a lungo termine. Il PDF/A impone l’uso di metodi di compressione aperti e standardizzati per garantire l’integrità, l’accessibilità e la longevità dei documenti archiviati.

Tipi di PDF/A

Nel corso degli anni sono usciti diversi tipi di PDF/A. Diamo un’occhiata alle principali caratteristiche e differenze.

• PDF/A-1: Conosciuta anche come PDF/A Level A, questa versione basata su PDF 1.4 enfatizza l’integrità visiva e la conservazione dei contenuti. Proibisce funzionalità che possono ostacolare la conservazione a lungo termine come crittografia, audio e video.
• PDF/A-2: Fornisce una maggiore flessibilità pur mantenendo l’attenzione sulla qualità dell’archiviazione. Consente inoltre la presenza di livelli, immagini in formato JPEG2000 e firme elettroniche avanzate.
• PDF/A-3: Questa versione, anch’essa basata su PDF 1.7, consente l’incorporamento di qualsiasi formato di file (inclusi file non PDF/A) all’interno di un documento PDF/A, rendendola adatta all’archiviazione di documenti che contengono contenuti non standard o dinamici.

Modi per convertire da e verso PDF/A

Potresti aver bisogno di avere un maggiore controllo sul file PDF/A e quindi di doverlo convertire in un semplice documento PDF o di testo. Potresti anche voler convertire un file esistente in un PDF/A o crearne uno da zero.

Quando si tratta questo particolare formato di file, la conversione non è sempre un processo facile e immediato, ma fortunatamente ci sono alcuni strumenti e trucchi che possono aiutarci in questo compito. Diamo un’occhiata.

Convertire PDF in PDF/A

Acrobat

Se lavori in Acrobat, dopo aver creato o aperto il PDF, segui questi semplici passaggi:

1. Seleziona Strumenti, quindi fai clic su Standard PDF;
2. Fai clic su Salva come PDF/A;
3. Scegli dove vuoi salvare il tuo file PDF/A.

Questo metodo è molto semplice e veloce, ma è disponibile solo con un abbonamento a pagamento ad Acrobat Pro.

FreePDFConvert.com

Questo sito Web fornisce un semplice convertitore da PDF a PDF/A:

1. Carica il tuo file;
2. Seleziona il tipo di PDF/A di cui hai bisogno;
3. Fai clic su Converti e scarica il file una volta pronto.

ONLYOFFICE Desktop Editors

A differenza dei convertitori online e di Acrobat, dove per ottenere un file PDF/A è necessario prima aver creato un normale PDF, i Desktop Editors di ONLYOFFICE consentono di creare un documento PDF/A da un documento di testo, risparmiando così un passaggio.

Fai clic sulla scheda File, quindi su Salva come.

Nella finestra appena aperta scegli Portable Document / A (*.pdf) e salva.

Il tuo documento è pronto per essere condiviso o archiviato!

Convertire PDF/A in PDF

Acrobat

Acrobat offre due metodi diversi per trasformare un PDF/A in un PDF.

1. Quando apri un PDF/A, ti viene immediatamente data la possibilità di modificarlo. Nella parte superiore della pagina viene visualizzato il pulsante “Abilita modifiche”. Fai clic sul pulsante. Acrobat ti avviserà con un messaggio che, una volta modificato, il documento non sarà più conforme al formato PDF/A. Clicca su OK. Puoi fare lo stesso facendo clic su Preferenze nella scheda Menù -> Documenti -> imposta “visualizza in modalità PDF/A” su “mai”.
2. Dal menù avanzato clicca su Preflight -> Profili -> Conformità PDF/A -> Rimuovi informazioni PDF/A.

Nota che, una volta convertito il file in Acrobat, avrai bisogno di un abbonamento Premium per modificarlo.

MiniTool PDF Editor

Se vuoi lavorare offline direttamente sul tuo computer, puoi scaricare MiniTool PDF Editor. Questo strumento offre molte funzioni, inclusa la conversione da PDF/A a PDF.

Una volta installato, seleziona la funzione “PDF/A to PDF” visualizzata nel pannello di sinistra, quindi fai clic su Aggiungi file per aprire la finestra di esplorazione e seleziona il file che desideri convertire. Ora seleziona Apri. Fai clic sul pulsante Start o sull’icona di avvio in Opzioni. Ora puoi convertire PDF/A in PDF. La stessa funzione è visualizzata nella barra laterale sinistra o nella barra degli strumenti in alto.

Puoi provare la versione di prova gratuita di MiniTool PDF Editor, ma se desideri continuare a utilizzare le sue funzioni ti verrà chiesto di acquistare un abbonamento.

ONLYOFFICE PDF Converter

Se stai cercando uno strumento gratuito, puoi usare il convertitore di PDF di ONLYOFFICE.

Fai clic su Seleziona file e scegli il documento che desideri convertire.

Ora fai clic su Apri e poi su Converti.

Il tuo file .docx è pronto! Per scaricarlo basta fare clic su Download, non è necessario pagare un abbonamento. Ora puoi modificare il documento in uno degli ONLYOFFICE Desktop Editors e, se necessario, puoi salvarlo come PDF.

Ora sai cos’è un PDF/A e puoi scegliere di lavorare con questo formato per conservare e archiviare documenti importanti per molti anni a venire.

Se desideri modificare, convertire e condividere i tuoi documenti, inclusi i PDF, puoi scaricare subito ONLYOFFICE Desktop Editors.

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