Che cos’è un PDF?

Il PDF è uno dei formati di file più utilizzati, ed è stato creato per consentire la condivisione e l’accesso ai file mantenendo intatti i loro contenuti. Leggi questo articolo per scoprire come aprire, creare, modificare e convertire il tuo file PDF.

Come sono nati i PDF?

PDF è l’acronimo di Portable Document Format. È un formato di file sviluppato da Adobe negli anni ’90 per presentare documenti, inclusa la formattazione del testo e le immagini, in modo indipendente dal software applicativo, dall’hardware e dai sistemi operativi.

L’idea dei PDF è nata dall’esigenza di condividere documenti tra diversi sistemi informatici senza perdere la formattazione o il layout del documento originale. Prima dei PDF, la condivisione di documenti tra sistemi diversi spesso comportava problemi di formattazione, poiché sistemi diversi utilizzavano caratteri e metodi di formattazione diversi. Adobe ha quindi sviluppato i PDF per risolvere questo problema creando un formato universale.

Pro e contro del formato

Esistono diversi motivi per i quali si potrebbe preferire i PDF rispetto ad altri tipi di file:

• Compatibilità universale: i PDF possono essere aperti e visualizzati su qualsiasi sistema, indipendentemente dal software o dall’hardware. Questo li rende un formato ideale per condividere documenti su diversi sistemi.
• Conservazione della formattazione: mantengono la formattazione e il layout del documento originale, inclusi caratteri, immagini e colori. Ciò garantisce che il documento abbia lo stesso aspetto su qualsiasi sistema.
• Sicurezza: possono essere crittografati e protetti da password, il che li rende un formato sicuro per la condivisione di documenti sensibili.
• Elementi interattivi: possono contenere elementi interattivi, come collegamenti ipertestuali, pulsanti e moduli, il che li rende un formato versatile per un’ampia gamma di documenti.
• Stampabile: possono essere stampati facilmente, e questo li rende un formato conveniente per i documenti che devono essere destinati alla stampa.
• Firme digitali: possono essere firmati digitalmente, e questo li rende un formato adatto per la firma elettronica dei documenti.

Anche se dobbiamo considerare alcuni aspetti negativi di questo formato:

La conversione di documenti da PDF in altri formati, come MS Word o testo normale, può comportare problemi di formattazione. I layout, i caratteri e le immagini complessi potrebbero non essere convertiti in modo accurato, richiedendo regolazioni manuali e consumando tempo.

La modifica dei PDF rappresenta una sfida a causa della loro attenzione alla conservazione del layout e della formattazione originali. Questa conservazione rende difficile apportare modifiche rapide se non si dispone di un software specializzato, con la conseguente frustrazione e la necessità di convertire manualmente in un formato modificabile.

Possono verificarsi problemi di compatibilità quando diverse versioni del software interagiscono con i documenti PDF. Le funzionalità PDF più recenti potrebbero non essere supportate dai lettori più datati, con conseguenti potenziali problemi di rendering.

L’estrazione di dati dai PDF, come tabelle o moduli, non è sempre semplice. Questa difficoltà ne limita l’utilità per scopi avanzati, richiedendo spesso l’immissione manuale dei dati o strumenti software aggiuntivi per l’elaborazione automatizzata.

Come aprire un PDF?

Aprire un file PDF è molto semplice. Se hai già scaricato il documento sul tuo PC, puoi decidere se aprirlo con un programma apposito o visualizzarlo su una pagina web, ma oggigiorno la maggior parte dei browser apre il file in una nuova finestra, quindi non è necessario installare alcun visualizzatore di PDF. Ciò significa che se hai bisogno di visualizzare un file PDF trovato sul Web, non dovrai necessariamente scaricarlo sul tuo computer per visualizzarlo, il che consente di risparmiare tempo e memoria.

Se il tuo computer è già abbastanza vecchio, però, potresti prendere in considerazione l’idea di procurarti un lettore PDF. Adobe, il creatore di file PDF, offre il software nativo Acrobat Reader, che ovviamente funziona magnificamente con questo formato, ma le cui opzioni aggiuntive sono per lo più a pagamento.

Ci sono tantissime altre opzioni, le più utilizzate sono SumatraPDF, LightPDF e Nuance PDF reader.

ONLYOFFICE fornisce un editor di PDF gratuito che ti permette di aprire e leggere i file sia online che offline: decidi se scaricare l’editor o lavorare direttamente in ONLYOFFICE DocSpace.

Come modificare un PDF?

Come abbiamo detto prima, i PDF sono principalmente pensati per essere letti e condivisi, ma a volte potrebbe essere necessario modificare un file per compilare moduli, firmare il documento, sottolineare parte del testo e così via. Per fare ciò, ci sono alcune soluzioni che possono aiutarti.

Anche in questo caso, il software nativo di Adobe Acrobat può eseguire tutte le attività, ma il programma è piuttosto costoso quando si tratta di acquistare funzionalità extra.

Canva è un altro sito web popolare, così come l’editor PDF Sejda e PDFGear.

ONLYOFFICE PDF editor è una valida alternativa che ti consente di evidenziare, sottolineare e barrare il testo, lasciare commenti e disegnare direttamente sul tuo PDF. In questo editor è anche possibile compilare moduli PDF pronti.

Creare da zero

Creare un PDF è facile e ci sono diversi modi per farlo, a seconda dell’editor e del dispositivo che stai utilizzando.

Vediamo un esempio con l’aiuto dell’editor di documenti ONLYOFFICE.

Il modo più semplice è salvare il documento come PDF facendo clic sulla scheda File -> Salva con nome -> PDF.

Il secondo metodo può essere utile non solo sugli gli editor, ma anche quando si desidera scaricare un documento da Internet, ovvero il metodo di stampa.

Nella scheda File facciamo clic su Stampa e quindi su Stampa come PDF. Se sei sul browser, fai clic sull’icona della stampante e fai clic su Destinazione -> Salva come PDF.

Come utilizzare i moduli compilabili in PDF?

Potresti voler creare un modulo PDF in modo che le persone possano inserire le proprie informazioni per scopi diversi. ONLYOFFICE Docs fornisce un generatore di moduli PDF che può aiutarti a crearli facilmente e rapidamente. Vediamo come fare.

Nell’editor, scegli Crea nuovo modulo PDF.

Una volta aperto il documento, crea il layout di testo del documento, dopodiché aggiungi il modulo compilabile che trovi nella barra degli strumenti nella scheda Moduli.

Dopo aver aggiunto un campo, vedrai le sue proprietà nella barra laterale destra. Qui puoi regolare i parametri per determinare quale tipo di testo (o solo cifre) può essere inserito nei campi.

Quando il documento è pronto, salvalo come PDF. Nella barra degli strumenti troverai questa opzione per semplificare il processo.

Ti invitiamo a guardare questo video sull’ultima versione di ONLYOFFICE, in cui è stata aggiunta la funzione di cui abbiamo appena parlato.

Come convertire i file PDF?

Come abbiamo visto con l’esempio dell’editor ONLYOFFICE, creare un file PDF da un documento di testo è molto semplice: basta salvare il file nel formato richiesto e il gioco è fatto. Tuttavia, fare il contrario, vale a dire convertire un PDF in un documento di testo DOCX, non è un processo immediato, poiché i PDF contengono elementi che potrebbero non rimanere intatti.

Esistono strumenti speciali che consentono di convertire i PDF in DOCX senza rischi e mantenendo la formattazione. Alcuni di questi sono Adobe Acrobat, PDFelement, Xodo e molti altri.

Oltre al PDF editor già citato, ONLYOFFICE dispone di un convertitore online completamente gratuito in cui è possibile trasformare documenti DOCX in PDF e viceversa.

Come proteggere con password un PDF?

Come abbiamo detto all’inizio, i file PDF possono essere crittografati e protetti da password per una maggiore sicurezza, una funzione estremamente utile (e necessaria) per coloro che devono condividere informazioni riservate e non vogliono che cadano nelle mani sbagliate. Una volta impostata la password, sia tu che la persona che riceve il file potete aprire il documento solo inserendo questo codice.

Vediamo come proteggere con password un PDF utilizzando ONLYOFFICE Desktop Editors.

Prima di tutto, apri il file che vuoi proteggere.

Quindi fai clic su File -> Proteggi -> Aggiungi password.

Inserisci la password desiderata, inseriscila nuovamente nel campo inferiore, quindi fai clic su OK.

La password è stata impostata. La prossima volta che aprirai il file, ti verrà chiesto di inserire il codice. Se lo desideri, puoi modificarla o eliminarla in File -> Proteggi -> Cambia password/Elimina password, ma dovrai prima inserire quella vecchia. Se dimentichi la password, non potrai più accedere al file.

Ora sai di più sul formato PDF, cos’è, quando e perché usarlo e come crearne uno. Se hai bisogno di lavorare con questo formato, puoi utilizzare già da ora gli strumenti forniti dagli editor di ONLYOFFICE.

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