I 6 migliori software di gestione dei documenti del 2024

Il software di gestione dei documenti è uno strumento universale che ogni team e azienda deve avere a portata di mano per migliorare la propria produttività. Il motivo principale è che copre quasi tutto, dalla collaborazione e comunicazione in team all’archiviazione e condivisione di file. In questo articolo troverai le migliori scelte in questa categoria nel 2024.

Cos’è la gestione dei documenti?

In generale, la gestione dei documenti è il modo in cui un’azienda elabora i documenti elettronici e le immagini dei contenuti cartacei. Include un’ampia gamma di file, come documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli digitali, immagini scansionate e PDF. La gestione dei documenti controlla l’intero ciclo di vita di un documento elettronico, compresa la sua creazione, modifica, distribuzione, accessibilità e archiviazione.

La gestione dei documenti implica spesso un sistema flessibile di permessi di accesso che permette di consentire o vietare determinate operazioni a seconda del ruolo che l’utente ricopre all’interno dell’azienda. In questo modo, la gestione dei documenti garantisce la riservatezza dei file importanti e impedisce l’accesso non autorizzato.

La gestione dei documenti non è possibile senza un software specializzato, noto anche come DMS, che consente agli utenti di creare, modificare, gestire e persino collaborare su documenti elettronici in una posizione centralizzata.

Inoltre, DMS dispone anche di strumenti di comunicazione che rendono più facile per i membri del team interagire e scambiare opinioni mentre lavorano su documenti elettronici, il che aumenta la loro produttività e riduce il tempo necessario per ottenere l’approvazione per la versione finale di un file elettronico.

Finalità del software di gestione documentale

Utilizzando piattaforme specializzate, team e aziende semplificano le cose quando si tratta di gestione dei documenti. Questi sono alcuni scopi comuni dell’utilizzo di tale software:

• Riduzione delle spese per l’archiviazione fisica dei documenti;
• Aumento della produttività e della collaborazione del team;
• Maggiore sicurezza delle informazioni riservate;
• Nessun rischio di violazione dei dati;
• Miglioramento dei flussi di lavoro dei documenti elettronici.

Per trovare il miglior software di gestione dei documenti che potresti implementare nella tua azienda, dai un’occhiata alle opzioni seguenti e stima se possono fare la differenza nel tuo processo di lavoro prendendo in considerazione il tipo di attività e il budget.

I 6 migliori software di gestione dei documenti da considerare nel 2024

1. ONLYOFFICE DocSpace

ONLYOFFICE DocSpace è un sistema di gestione dei documenti basato sul web con un’ampia gamma di funzionalità collaborative. Consente a team e aziende di creare un ambiente collaborativo sicuro nel cloud o su un server locale privato dove possono archiviare, gestire, condividere e modificare in collaborazione documenti elettronici.

ONLYOFFICE DocSpace è compatibile con tutti i file d’ufficio più diffusi consentendo di modificare e collaborare su documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, moduli elettronici e file PDF. Il pacchetto office integrato garantisce la completa compatibilità con file Word, Excel e PowerPoint e un discreto supporto per altri formati di file comuni, inclusi DOC, ODT, RTF, TXT, HTML, EPUB, XPS, DjVu, XLS, ODS, CSV, PPT e ODP.

ONLYOFFICE DocSpace offre un approccio basato su stanze per la gestione dei documenti e ci sono tre tipi di stanze che puoi creare a seconda delle tue esigenze:

• Le stanze di collaborazione sono progettate per la creazione condivisa di documenti in tempo reale;
• La stanze personalizzate sono utili quando hai un’attività specifica, come la compilazione o la revisione di moduli;

• Le stanze pubbliche sono ideali per la condivisione esterna poiché puoi invitare gli utenti tramite collegamenti esterni per consentire loro di visualizzare i file senza registrazione.

Nelle stanze virtuali di DocSpace, puoi stabilire vari livelli di autorizzazioni di accesso per altri utenti, inclusi amministratori delle stanze virtuali, utenti esperti, editor, visualizzatori, commentatori, revisori e compilatori di moduli.

Quando si tratta di modificare i documenti, ONLYOFFICE DocSpace fornisce strumenti e funzionalità professionali, tra cui comunicazione via chat, chiamate audio e video e un assistente AI basato su ChatGPT che semplifica il lavoro con i testi. Ad esempio, puoi generare immagini, creare riassunti, estrarre parole chiave, tradurre paragrafi, ecc.

Ideale per: collaborazione documentale in tempo reale con colleghi, dipartimenti, partner e clienti.

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2. OpenKM

OpenKM è una piattaforma open source per la gestione di documenti e dati che integra strumenti essenziali di gestione e collaborazione dei documenti combinati con una funzionalità di ricerca avanzata. Il sistema è inoltre dotato di funzionalità di amministrazione che consentono di definire i ruoli dei vari utenti, impostare il controllo degli accessi, stabilire la quota utente, controllare la sicurezza dei documenti e accedere ai registri dettagliati dell’attività dell’utente.

OpenKM consente agli utenti di controllare la produzione, l’archiviazione, la gestione e la distribuzione dei documenti elettronici. Fornisce inoltre un motore di flusso di lavoro per aiutare i dipendenti ad aumentare la loro produttività e un sistema di gestione dei record che consente alla tua azienda di acquisire e conservare informazioni sulle attività e transazioni commerciali.

Ciò che rende OpenKM una buona scelta per la gestione dei documenti è che alcune attività comuni possono essere eseguite automaticamente senza intervento umano. Ad esempio, è possibile creare e applicare regole di convalida per la classificazione dei documenti, le firme elettroniche e l’acquisizione di metadati.

Ideale per: gestione di documenti e dati a livello aziendale.

3. DocuWare

DocuWare è un software di gestione dei documenti e automazione del flusso di lavoro basato su cloud che consente alle aziende e ai team remoti di digitalizzare, proteggere ed elaborare documenti elettronici.

Con DocuWare è possibile automatizzare varie attività e processi, come la generazione di fatture, la gestione dei contratti o l’inserimento di nuovi dipendenti. La piattaforma acquisisce automaticamente informazioni importanti e le archivia in un unico ambiente digitale. Ciò funziona, ad esempio, per i record dei dipendenti, i file delle risorse umane e i documenti aziendali, consentendo al tuo team di dimenticare le attività di routine e concentrarsi su ciò che guida la produttività e il profitto.

Essendo una soluzione basata su cloud, DocuWare è accessibile tramite qualsiasi browser ed è quindi la soluzione perfetta per i team remoti che lavorano da luoghi diversi. Tuttavia, esistono alcuni strumenti aggiuntivi che possono aumentare la produttività come utente DocuWare quando è necessario creare un diagramma o elaborare un documento scansionato.

Ideale per: automazione del flusso di lavoro documentale tra team remoti.

4. Adobe Document Cloud

Adobe Document Cloud è un sistema di gestione dei documenti sviluppato da Adobe e dotato di potenti strumenti e servizi di modifica PDF, tra cui Adobe Acrobat Pro DC, Acrobat Sign e altre app. La soluzione combinata consente agli utenti di trasformare i processi documentali manuali in flussi di lavoro digitali.

Adobe Document Cloud è più adatto per la gestione dei file PDF. Puoi creare, modificare e firmare PDF con facilità su qualsiasi dispositivo. Inoltre, la piattaforma fornisce strumenti di collaborazione e sincronizzazione, che ti consentono di lavorare con i tuoi compagni di squadra in tempo reale.

La funzione di audit trail integrata fornisce un accesso rapido a tutte le attività sui documenti in modo da poter tenere traccia e monitorare lo stato corrente dei tuoi documenti PDF in qualsiasi momento. Inoltre, c’è una funzione utile che imposta promemoria automatici per le scadenze dei documenti.

Adobe Document Cloud fornisce inoltre l’accesso a modelli personalizzati di diverso tipo, come contratti o moduli compilabili, il che accelera notevolmente il processo di creazione dei documenti poiché non è necessario creare nulla da zero.

Ideale per: creazione e gestione di file PDF.

5. M-Files

M-Files è un’innovativa piattaforma di gestione dei documenti che copre un’ampia gamma di processi aziendali, come la creazione e la gestione dei documenti, l’automazione del flusso di lavoro, la collaborazione, la conformità alla sicurezza e la traccia di controllo.

Alimentata da una tecnologia AI, la piattaforma aiuta team e aziende a organizzare tutte le informazioni in un unico posto classificando i documenti elettronici ed estraendone il significato. Ciò consente di sfruttare le attività di routine e garantire che le informazioni rilevanti possano essere facilmente trovate e utilizzate nel modo giusto.

M-Files può essere adattato a qualsiasi settore che richieda una gestione intelligente dei documenti e la ricerca di contenuti. Un altro punto di forza di questa piattaforma è la capacità di integrare servizi di terze parti per una migliore produttività. L’elenco delle opzioni disponibili include Adobe Acrobat Sign, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce e SharePoint.

Ideale per: automazione intelligente del lavoro basato sulla conoscenza.

6. LogicalDOC

LogicalDOC è una soluzione di gestione dei documenti che offre un’interfaccia intuitiva e una tecnologia avanzata compatibile con gli standard internazionali ampiamente accettati. È una piattaforma modulare in grado di affrontare facilmente le esigenze di gestione documentale più complesse.

LogicalDOC è dotato di un sistema DMS multiuso e include la gestione di documenti e conoscenze, nonché strumenti per l’elaborazione di moduli e record. Il software è in grado di organizzare, indicizzare, recuperare, controllare e distribuire documenti aziendali in modo sicuro.

Con LogicalDOC puoi automatizzare i tuoi processi aziendali per aumentare la produttività e ridurre i costi. La piattaforma può essere installata su Windows, Linux e macOS. Il vantaggio principale di LogicalDOC è la semplicità in termini di immissione dei dati e recupero dei documenti.

Ideale per: gestione sicura dei documenti all’interno di reti private.

Sommario

Se la tua azienda ha delle pratiche burocratiche, hai sicuramente bisogno di un sistema di gestione dei documenti affidabile. La scelta del software giusto dipende dal tipo di attività, dal carico di lavoro e dal budget. L’aspetto positivo delle piattaforme DMS è che sono intersettoriali, quindi è molto probabile che qualsiasi delle opzioni sopra descritte trovi la sua applicazione nel campo in cui opera la tua azienda. Dovresti solo dare un’occhiata attenta alla loro funzionalità e optare per quella che potrebbe soddisfare tutte le tue esigenze di gestione dei documenti.