ONLYOFFICE aiuta il team FLISoL Bogotá DC a organizzare eventi e promuovere l’uso di software open-source

Il team FLISoL Bogotá DC, una comunità attiva di volontari dell’evento FLISoL in Colombia, è migrato a ONLYOFFICE Workspace consentendo al team di lavorare su documenti e progetti all’interno di un unico ambiente collaborativo. Kirsch Cobric del team FLISoL Bogotá DC condivide la sua esperienza e ci racconta come ONLYOFFICE li aiuta nella loro routine quotidiana.

Chi sono FLISoL Bogotá DC

FLISoL Bogotá DC è un’edizione dell’evento FLISoL che si tiene ogni anno nella capitale Bogotá, in Colombia. Il Latin American Free Software Installation Festival (FLISoL) è un evento annuale con partecipazione volontaria e accesso gratuito, che si tiene in diverse città dell’America Latina dal 2005 con lo scopo di promuovere l’uso di software libero e open source (FOSS) attraverso conferenze, workshop, mostre, incontri faccia a faccia e virtuali, webinar e altre attività.

Il team dietro FLISoL Bogotá DC è composto da volontari e appassionati il cui obiettivo principale è promuovere il software FOSS, la cultura libera e progetti open-source, concentrandosi sulla sovranità tecnologica. Nella loro routine quotidiana, la comunità FLISoL Bogotá DC si occupa delle seguenti attività:

• Organizzazione di un’edizione locale dell’evento FLISoL, attraverso la partecipazione volontaria dei suoi membri e di altri utenti, appassionati ed esperti, anche di altri Paesi;
• Creazione e diffusione della conoscenza che viene mantenuta e condivisa attraverso i ricordi dell’evento FLISoL rappresentati in video, documenti e file audio;
• Supporto a individui, comunità, organizzazioni e aziende interessate alla transizione all’uso del software FOSS;
• Collaborazione nella creazione di politiche pubbliche per l’adozione e lo sviluppo del software FOSS nella città di Bogotá.

Tra i risultati più significativi di FLISoL Bogotá DC è un’iniziativa cittadina che è riuscita a influenzare la politica pubblica della città per quanto riguarda l’implementazione di tecnologie gratuite per la pubblica amministrazione.

Di cosa ha bisogno una comunità come FLISoL Bogotá DC

Il numero di persone nella comunità varia per ogni edizione del festival. Il core team (il gruppo di persone che guidano la gestione e il coordinamento sia dell’evento che della comunità) interagisce con un gran numero di volontari, relatori, espositori, partecipanti ai workshop, tecnici di installazione e artisti, tutti residenti in luoghi e persino paesi diversi. Questo è il motivo per cui nasce la necessità di un software per ufficio collaborativo.

Per alcuni anni, diversi membri del team principale di FLISoL Bogotá DC hanno utilizzato server locali con applicazioni software gratuite per il lavoro collaborativo e la creazione condivisa. L’amministrazione e la disponibilità dello stesso è stato un problema che ha spinto il team a cercare una soluzione stabile ed efficiente gestita da un fornitore di fiducia, per concentrarsi sulla gestione del festival e non sull’amministrazione di questo particolare software.

Perché ONLYOFFICE Workspace

Per affrontare le sfide di collaborazione sui documenti e gestire le attività di documentazione, il team FLISoL Bogotá DC ha preso in considerazione l’utilizzo di un provider Nextcloud esterno. Allo stesso tempo, hanno scoperto il progetto ONLYOFFICE e creato un account personale gratuito per la collaborazione online. Secondo Kirsch Cobric, la prima impressione di ONLYOFFICE è stata abbastanza buona, quindi hanno deciso di provarlo.

Dopo una rapida conoscenza delle funzionalità di ONLYOFFICE Workspace and its interface, the team members were interested in learning more about the ONLYOFFICE products. e della sua interfaccia, i membri del team erano interessati a saperne di più sui prodotti ONLYOFFICE. Hanno anche scoperto i vantaggi del programma ONLYOFFICE per le organizzazioni non profit e hanno deciso di mettersi in contatto con i rappresentanti del team ONLYOFFICE.

Il team di FLISoL Bogotá DC ha pienamente rispettato i criteri di ONLYOFFICE per le organizzazioni no-profit, quindi gli è stato fornito un account gratuito della versione basata su cloud di ONLYOFFICE Workspace con un numero illimitato di utenti.

Come ONLYOFFICE Workspace semplifica le cose

I membri del team FLISoL Bogotá DC sono migrati a ONLYOFFICE Workspace prima che si svolgesse l’edizione 2023 dell’evento FLISoL, quindi hanno utilizzato la piattaforma per lavorare sulla documentazione dell’evento con tutte le parti coinvolte.

Attualmente, i membri principali della comunità utilizzano ONLYOFFICE Workspace per conservare e condividere la documentazione con altri membri del team e utenti esterni. Il sistema di autorizzazione di accesso integrato consente loro di condividere i contenuti in modo flessibile per assicurarsi che tutti abbiano accesso solo ai documenti richiesti.

Oltre alla collaborazione sui documenti, usano anche il modulo Progetti per tenere traccia delle loro attività, il modulo Posta per inviare e-mail e il modulo Calendario per tenere d’occhio tutti gli eventi e le riunioni importanti.

Sebbene il team preferisca il formato ODT per uso interno, trova strategico trattare con DOCX, il formato nativo di ONLYOFFICE, poiché la documentazione che condividono con diverse organizzazioni pubbliche e private utilizza questa estensione per impostazione predefinita. Ciò consente ai membri del team di avere entrambe le versioni dei documenti (ODT e DOCX) senza modifiche significative nei loro contenuti e collaborare in tempo reale senza problemi.

ONLYOFFICE e FLISoL Bogotá 2023

Come parte della sua collaborazione con FLISoL Bogotá DC, ONLYOFFICE è diventato lo sponsor principale dell’evento FLISoL che si è tenuto dalla comunità locale dal 22 aprile fino al 6 maggio 2023.

Il 6 maggio, i rappresentanti di ONLYOFFICE hanno tenuto una presentazione sulle difficoltà principali del software per ufficio proprietario e su come possono essere risolte con strumenti open-source, inclusi i prodotti ONLYOFFICE. Inoltre, ONLYOFFICE ha dato un caloroso benvenuto a tutti i partecipanti presso il proprio stand ufficiale.

Sfide sulla via del successo

Sfortunatamente, ci sono alcune sfide che il team FLISoL Bogotá DC ha dovuto affrontare quando utilizza ONLYOFFICE Workspace. Dopo la migrazione dal dominio .com al dominio .co locale, alcuni utenti hanno in parte perso l’accesso ad alcuni documenti e non sono riusciti a connettere i propri account di posta elettronica nel modulo Mail. Tuttavia, gli specialisti del supporto di ONLYOFFICE hanno aiutato i membri del team FLISoL Bogotá DC a rimettersi in carreggiata.

ONLYOFFICE Workspace: consigliato dagli utenti

Kirsch Cobric, un membro del team FLISoL Bogotá DC, condivide il suo punto di vista in riguardo a ONLYOFFICE Workspace:

Penso che sia un ottimo servizio, anche per quelle organizzazioni e aziende che richiedono più funzionalità, come la gestione dei clienti e della comunità, funzionalità che ONLYOFFICE Workspace integra molto bene. Oggi lo consiglio come la migliore soluzione etica, aperta e robusta nel cloud.