Che cosa è un pacchetto office?

Tutti conoscono il termine “suite per ufficio”, tuttavia, con molte app che rientrano in questo termine generico, è difficile dire cosa ne costituisca esattamente una. Scopriamo cosa rende un’app una suite per ufficio e come scegliere quella migliore per le tue attività.

Suite per ufficio: definizione

Il software della suite per ufficio è un pacchetto di programmi di produttività che vengono comunemente utilizzati per attività lavorative in un ambiente d’ufficio, studio, processo creativo e altri scopi. Il pacchetto office ti consente di creare, gestire e condividere documenti, comunicare con il tuo team e organizzare la tua produttività.

Al lavoro, le persone utilizzano suite per ufficio per creare e condividere tutti i tipi di documenti aziendali, creare contenuti creativi, gestire e calcolare dati, gestire processi legali e organizzare tutti gli aspetti della comunicazione e della collaborazione all’interno e all’esterno dell’organizzazione.

Nell’istruzione e nella ricerca, office suite aiutano le persone a scrivere documenti, creare ed eseguire presentazioni, completare e revisionare compiti, lavorare con dati di ricerca e praticare una varietà di argomenti.

Anche a casa, un tale software trova anche una nicchia. Ad esempio, puoi organizzare le finanze domestiche, creare liste della spesa, prenderti cura di importanti documenti personali, progettare presentazioni con foto di famiglia o persino scrivere i tuoi libri elettronici.

Le suite per ufficio più popolari

ONLYOFFICE Docs

ONLYOFFICE Docs è una suite per ufficio collaborativa open source che combina editor per documenti, fogli di calcolo, presentazioni e moduli. Ha la massima compatibilità con i file di MS Office e offre tutte le funzionalità di modifica e collaborazione professionali di cui potresti aver bisogno per lavoro, studio, ricerca o esigenze personali.

ONLYOFFICE Docs può essere utilizzato nel cloud o distribuito on-premise e integrato in qualsiasi piattaforma di condivisione. Se desideri aggiungere posta, gestione dei progetti, organizzazione dei documenti, CRM e altri strumenti, puoi optare per un ufficio collaborativo full-stack chiamato ONLYOFFICE Workspace. Ulteriori app desktop e mobili sono a tua disposizione per lavorare ovunque tu voglia, online e offline.

Sono disponibili sia soluzioni gratuite per piccoli team che edizioni di livello aziendale con scalabilità, supporto professionale e funzionalità di personalizzazione.

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Google Workspace

Google Workspace, precedentemente G-Suite, è un ufficio online di Google che include applicazioni collaborative per ufficio che funzionano insieme all’interno di un ecosistema di strumenti di produttività.

Incorpora app come Gmail per la comunicazione via e-mail, Google Drive per l’archiviazione e la condivisione di file e Google Documenti, Fogli e Presentazioni per creare e modificare documenti, fogli di calcolo e presentazioni con più strumenti di collaborazione tra cui scegliere.

Google Workspace è basato su cloud e offre sia soluzioni gratuite per la collaborazione individuale e di gruppo, sia piani a pagamento.

Microsoft Office

L’ecosistema delle app di Microsoft Office è un software popolare che fornisce programmi per la modifica e la collaborazione di documenti, l’archiviazione di file, la posta, la gestione dei progetti e altre attività. Due edizioni di una suite per ufficio sono progettate per diversi stili di lavoro.

L’applicazione desktop chiamata Office offre funzionalità più ampie e include tutti gli strumenti professionali necessari per modificare i file. Tuttavia, non è conveniente per la collaborazione quotidiana in tempo reale. Office viene offerto come acquisto una tantum con un piano a pagamento.

Office Online, anch’esso parte di Microsoft 365 basato su cloud, ha funzionalità limitate ma è progettato per la collaborazione nel cloud. Puoi usarlo gratuitamente con il tuo account Microsoft. Se hai bisogno di altre app di collaborazione e produttività per la tua azienda, puoi scegliere la soluzione aziendale Microsoft 365 a pagamento.

LibreOffice

LibreOffice è una suite per ufficio gratuita e open source che include una serie di app: Writer, per documenti di testo, Impress, per l’editing di presentazioni, Calc, per fogli di calcolo e Draw per grafici e diagrammi di flusso.

Essere gratuito e open-source è un vantaggio di LibreOffice che lo rende una scelta di riferimento per molti individui e organizzazioni. I suoi formati principali sono OpenDocument, che garantisce il miglior supporto possibile per ODT, ODP e ODS, e sono supportati anche i formati Microsoft.

LibreOffice non ha funzionalità collaborative e funziona rigorosamente offline e dall’interfaccia desktop. Se hai bisogno di un lavoro collaborativo, puoi scegliere una suite online basata su LibreOffice chiamata Collabora.

Zoho Docs

Zoho Docs è una suite per ufficio online collaborativa per lavorare con documenti di testo (Writer), fogli di calcolo (Sheet), presentazioni (Show) e note (Notebook). Si integra con altre app Zoho come Zoho CRM e Zoho Projects all’interno di una piattaforma unificata per la collaborazione e la produttività.

Zoho Docs offre opzioni sia gratuite che a pagamento, rendendolo accessibile a privati e aziende di tutte le dimensioni. Il piano gratuito fornisce funzionalità di base per uso personale, mentre i piani a pagamento offrono funzionalità più avanzate e spazio di archiviazione aggiuntivo per le aziende con esigenze maggiori.

Software inclusi un pacchetto office

Le suite per ufficio in genere combinano più app o componenti che funzionano insieme e aiutano una persona o un team a creare e gestire le informazioni con facilità ed efficacia. Abbastanza spesso, le loro funzionalità non si limitano a modifiche del documento.

Word processor

È l’applicazione per ufficio più utilizzata che permette di creare file di testo in vari formati, applicare formattazioni e impaginazioni e aggiungere oggetti grafici ai testi.

Document editor in ONLYOFICE Docs:

Spreadsheet editor

L’editor di fogli di calcolo è un programma che consente di organizzare e visualizzare dati elettronici in un formato a griglia scalabile, eseguire calcoli, ordinare e filtrare informazioni, creare grafici e automatizzare attività utilizzando formule e funzioni.

Spreadsheet editor in ONLYOFFICE Docs:

Presentation editor

Editor di presentazioni è un software per la creazione di diapositive per presentare informazioni visive e di testo a un pubblico e mostrare presentazioni utilizzando strumenti di presentazione e diversi effetti.

Presentation editor in ONLYOFFICE Docs:

Software per moduli digitali

Alcune suite includono uno strumento per la creazione di moduli e modelli utilizzando campi configurabili e fornendo strumenti per la compilazione comoda e sicura di questi documenti.

Creatore di moduli in ONLYOFFICE Docs:

Lettore PDF

PDF viewer è un software per la visualizzazione e l’interazione con i file PDF (Portable Document Format) progettato per una comoda visualizzazione dei media digitali e dotato di strumenti per l’annotazione, la revisione, la compilazione e la firma digitale.

DMS

Il sistema di gestione dei documenti (DMS) è un luogo in cui archiviare, gestire e condividere i file online.

Mail client

Il software per lavorare con la posta fornisce un’interfaccia per la creazione e l’aggregazione di caselle di posta elettronica, la ricezione, l’invio e la gestione di e-mail e contatti.

Calendario

Il calendario online è uno strumento di pianificazione con calendari personali e di gruppo per programmare e visualizzare eventi, riunioni e scadenze.

Altri strumenti nella suite per ufficio possono includere strumenti per la gestione delle attività, CRM, funzionalità social, messaggistica istantanea, videoconferenza e molti altri.

Come scegliere una suite per ufficio?

A seconda delle attività, delle esigenze di collaborazione, dell’ambiente di lavoro tipico e del budget, tutti possono trovare una suite per ufficio ottimale. Ecco i fattori essenziali da tenere a mente quando ne cerchi una:

Funzionalità

Devi capire chiaramente di quali app e funzionalità hai bisogno per il tuo lavoro. Innanzitutto, decidi se hai bisogno di app per la produttività e la comunicazione in combinazione con le funzionalità di modifica dei documenti.

Compatibilità

Con quali tipi di file lavori di più e quali contenuti utilizzi? La compatibilità del formato è ciò che influenza la decisione finale per la maggior parte degli utenti.

Funzionalità di collaborazione

Prima di scegliere un software con funzionalità collaborative, è necessario comprendere quale dimensione del team deve soddisfare e quali funzionalità di collaborazione e comunicazione sono necessarie al tuo team.

Accesso online e desktop

Alcuni pacchetti office sono offerti online con accesso tramite browser e alcuni esistono come applicazioni desktop. App come ONLYOFFICE Docs sono disponibili in entrambi i formati.

App mobili

Se viaggi/ti sposti molto e a volte hai urgentemente bisogno di metterti al passo con le tue attività, una soluzione deve includere anche app mobili collegabili al tuo cloud.

Integrazione

Ci sono altre app che stai utilizzando che vorresti integrare con la tua suite per ufficio? Alcuni offrono opportunità per connettere storage di terze parti, esportare dati in CRM, inviare documenti con un client di posta personalizzato e altre opzioni.

Licenza e budget

Sono disponibili app gratuite per il lavoro individuale o di gruppo e piani aziendali per aziende e utenti con requisiti di sicurezza più elevati, supporto tecnico e spazi di archiviazione maggiori. Le app a pagamento possono essere offerte con un abbonamento o un acquisto una tantum. Non dimenticare che la maggior parte delle app open source sono offerte gratuitamente e forniscono funzionalità adatte alle esigenze aziendali.

Sommario

Le suite per ufficio sono i nostri strumenti quotidiani, sia al lavoro che a casa. Con così tanti modi per usarne uno, ci sono molti tipi di applicazioni per ufficio esistenti che ti aiutano a svolgere tutti i tipi di attività quotidiane non limitate dalla modifica dei documenti e dalla collaborazione.

Speriamo che questa guida di base ti abbia aiutato a capire cos’è un pacchetto office e ora non sbaglierai a scegliere quello più adatto a te.