Oggi scopriamo cosa sono i moduli ONLYOFFICE e come creare un modulo standard compilabile, prendendo come esempio un contratto di vendita.

Cosa sono i moduli ONLYOFFICE e a cosa servono

I moduli ONLYOFFICE sono progettati per semplificare il lavoro con i documenti elettronici. Puoi creare, modificare e coeditare documenti con campi compilabili online o localmente e inviarli ad altri per farli compilare. Elimina costi di stampa, archiviazione e distribuzione di documenti, riduce tempi di elaborazione e aiuta a evitare immissione ripetitiva di dati e errori associati.

Ecco alcuni esempi di moduli compilabili e come possiamo usarli:

• Vendite: ordini di acquisto, accordi di vendita;
• Risorse umane: schede attività, contratti di lavoro, modelli di proposte di lavoro, richieste di ferie;
• Contabilità: richieste di spesa, rimborsi, note spese;
• Documenti legali: contratti di prestito, accordi di riservatezza, testamenti;
• Altro: report, moduli di ammissione, questionari.

Scopri le funzioni dei moduli di ONLYOFFICE in questo video:

Ora vediamo come creare un modulo di Contratto di Vendita utilizzando diversi tipi di campi compilabili.

1. Crea un modello di modulo

Innanzitutto, devi creare un modello di modulo in formato .docxf. Ci sono due modi possibili per farlo:

• Da zero
• Da un documento .docx esistente

Prendiamo un contratto di vendita in formato .docx precedentemente utilizzato senza campi.

Fai un clic sul pulsante Azioni —> Modello di modulo —> Da documento di testo. Scegli il documento necessario.

Il tuo documento .docx verrà convertito nel formato .docxf. Ulteriori informazioni sulle specifiche del formato sono disponibili nei White papers.

2. Aggiungi campi di modulo

Una volta che il contenuto di un modulo è pronto, possiamo aggiungere campi da compilare. Sono disponibili nella scheda Moduli.

*Tieni presente che la scheda modulo è disponibile solo quando crei un modello di modulo o ne apri uno pronto in formato docxf.

Righe di testo

Innanzitutto, aggiungiamo semplici righe di testo. Le useremo per una piccola quantità di informazioni, come i nomi, gli indirizzi e le date dell’acquirente e del venditore.

Vai alla scheda Modulo —> Campo di testo.

Per impostazione predefinita, puoi inserire un numero qualsiasi di caratteri in un’area di immissione di dimensioni standard. Per personalizzare i campi, apri le proprietà del campo nella barra laterale destra.

Nel documento sono presenti due campi con il nome completo del venditore. Per semplificare la compilazione di questi campi ed evitare errori e refusi, possiamo associare questi campi utilizzando il parametro chiave.

Quindi creiamo la chiave del venditore e la scegliamo per i campi necessari. Ora quando gli utenti compilano un campo, i dati nell’altro appariranno automaticamente.

Per dare un suggerimento ai destinatari, aggiungiamo Inserire il nome completo del venditore come segnaposto e John Smith come suggerimento (lo vedrai quando ci passi sopra il cursore).

Seleziona Obbligatorio per rendere obbligatorio il riempimento del campo.

Blocca i parametri del campo per non modificarli accidentalmente mentre lavori sui moduli.

Allo stesso modo facciamo i campi di testo nel documento.

Campi con celle separate

I campi di testo possono essere divisi in celle separate per ciascun carattere. Possono essere usati per enfatizzare ogni carattere ed evitare errori, ad esempio nei nomi o nei numeri di documento.

Creiamo un campo di testo come nel passo precedente. Nella barra laterale destra controlliamo il campo Dimensione fissa e impostiamo il Limite di caratteri a 12. Poi scegliamo il comb di caratteri, definiamo la larghezza della cella e il colore del bordo. Quindi ogni numero sarà in una cella separata.

Nel segnaposto definiamo il formato per inserire il documento.

Data

È possibile aggiungere campi speciali per specificare la data. Posiziona il punto di inserimento all’interno di una riga del testo in cui si desidera aggiungere il campo.

Vai alla scheda Modulo -> Data e ora.

Il campo del modulo apparirà nel punto di inserimento all’interno della riga di testo esistente. Nella barra degli strumenti di destra, personalizza le impostazioni del campo. Imposta la chiave, il segnaposto e il suggerimento.

Nel campo Valore predefinito, inserisci il valore visualizzato nel campo per impostazione predefinita.

Visualizza la data in questo modo: scegli il formato del campo, ad esempio MM/GG/AAAA, Lunedì, MM GG, AAAA, ecc. Per impostazione predefinita, la data è impostata su GG/MM/AAAA.

Numero di telefono

Il campo Numero di telefono viene utilizzato per digitare un numero di telefono corrispondente a una determinata maschera arbitraria. Per impostazione predefinita, è impostato su (999)999-9999.Per inserire un campo numero di telefono, clicca sul campo Numero di telefono nella scheda Moduli.
Nell’elenco a discesa Formato scegli Maschera arbitraria e di seguito scegli l’opzione proposta per visualizzare il numero di telefono.

Scelta singola

Nelle clausole di accordo che prevedono la scelta di un’opzione da un elenco predefinito, è possibile utilizzare i pulsanti di opzione.

Per aggiungerli alla clausola Prezzo d’acquisto, posiziona il cursore sulla riga di destra e scegli il Pulsante di opzione. Tutti i pulsanti creati vengono automaticamente riuniti nel gruppo 1. L’utente può selezionare solo uno tra i pulsanti con la stessa chiave di gruppo. È anche possibile rinominare la chiave di gruppo e raggruppare i pulsanti nella barra laterale destra.

Per questi pulsanti, definiamo la chiave di gruppo Prezzo d’acquisto.

Nella seguente clausola di pagamento, aggiungiamo anche dei pulsanti di pzione. Poi, nelle proprietà di uno dei pulsanti, creiamo una nuova chiave di gruppo, Opzioni di pagamento, e la selezioniamo per gli altri.

In questo modo, ogni gruppo di pulsanti di opzione avrà il proprio nome e i pulsanti non saranno mescolati con altri.

Scelta multipla

A differenza dei pulsanti di opzione, le caselle di controllo consentono di selezionare diverse opzioni. Nel nostro contratto di vendita possono essere applicate diverse procedure di pagamento, pertanto, aggiungiamo delle caselle di controllo alle righe necessarie.

Elenco a discesa

Per creare un elenco di stati in cui possono essere risolte le controversie, si può utilizzare una casella combinata o un menù a tendina. La differenza è che la casella combinata consente di inserire la propria opzione, mentre la tendina offre la possibilità di scegliere solo tra le opzioni suggerite.

Creiamo una casella combinata.

Per aggiungere gli stati da selezionare, inseriamo il nome di uno stato nel campo Opzioni valore sulla barra laterale destra e facciamo clic sul segno più. Utilizzando le frecce giù e su, possiamo modificare l’ordine degli stati nell’elenco.

Ora tutti i campi sono stati aggiunti. Nella barra degli strumenti, scegliamo un unico colore per tutti i campi per renderli visibili.

Di default il testo dei campi è in font Arial, dimensione 11, ma se necessario, il testo può essere formattato a piacere.

3. Gestione dei ruoli

È possibile creare e assegnare a diversi ruoli di destinatari la compilazione dei campi per semplificare il completamento del modulo. In questo modo, gli utenti possono determinare visivamente quali campi devono compilare in base ai colori dei ruoli corrispondenti.

Per creare un nuovo ruolo, andare alla scheda Moduli -> Gestione ruoli -> Nuovo.

Digita il nome del ruolo e se necessario scegli il suo colore. È anche possibile creare un colore personalizzato facendo clic sulla voce di menù corrispondente. Fai clic su OK.

Chiudi la finestra Gestione ruoli.

Ora nelle impostazioni di ogni campo è possibile scegliere un ruolo per l’utente che deve compilare il campo.

Una volta definito un ruolo per un campo, questo verrà colorato di conseguenza per attirare l’attenzione dell’utente.

4. Anteprima del modulo creato

Per vedere il modulo creato, vai alla scheda Modulo -> Visualizza modulo. Questa opzione mostra in che modo il modulo sarà disponibile per gli utenti con diritti di accesso alla compilazione.
Inoltre, è possibile selezionare un ruolo dall’elenco a discesa e vedere come apparirà il modulo per una persona con un ruolo specifico.

5. Salva il modulo compilabile

Il nostro Contratto di vendita è pronto per essere compilato.

Salva il modello di modulo come file PDF standard per condividerlo e compilarlo online.

Per farlo in un solo clic, utilizzare il pulsante Salva come PDF. Quindi, condividi il modulo con i permessi di compilazione o invialo per la compilazione in qualsiasi applicazione che supporti il lavoro con i file PDF.

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