Lavoro di squadra – come lavorare in team in modo efficace

Uno dei fattori maggiori di successo di qualsiasi tipi di business è lavoro di gruppo in collaborazione. Questo concetto è semplice da capire, ma molto difficile da realizzare in pratica, visto che ci sono tanti ostacoli che non hai mai sentito nominare. In questo articolo scopriremo i modi più efficaci per stabilire e migliorare lavoro di squadra.

Che cos’è lavoro di squadra e perché è importante

Prima di entrare nei dettagli, è molto importante capire cosa vuol dire collaborare in team e come usare questo concetto correttamente. Con lavoro di squadra di solito si intende scambio collettivo di idee, punti di vista e opinioni con un gruppo di persone per ottenere alcuni obiettivi comuni: sia che si tratti di implementazione di un progetto, lancio di un nuovo prodotto su mercato o sia una ricerca di mercato.

Per organizzare meglio lavoro di gruppo, i collaboratori hanno bisogno di essere uniti e aperti a nuove idee e innovazioni. Di regola, lavoro in collaborazione richiede a tutti di prendere la decisione collettiva. Se per qualche motivo qualcuno non è coinvolto in lavoro in team, allora tutto il team farà fatica ad avere successo.

Team work è importante perché rende i dipendenti più produttivi e efficaci nel loro lavoro, sopratutto in confronto con individui che lavorano su progetti da soli. Questo risulta lavoro di dipendenti più trasparente, che aiuta ad aumentare la loro motivazione e sviluppare responsabilità.

Lavoro di squdra vs Collaborazione tra i dipendenti

Quando si parla di collaboration potrebbe sembrare facile da confondere con team work, che tutti i due si usa spesso come sinonimi. Ma non è proprio così. Collaborazione e lavoro di gruppo hanno tanto in comune perché presuppongono sforzo collettivo per ottenere certo obiettivo. La differenza maggiore tra collaboration e lavoro di squadra è come viene ottenuto l’obiettivo.

Quando si tratta di teamwork c’è una specie di gerarchia con un leader che delega i compiti agli altri membri di team a seconda di loro capacità e competenze. È un leader che prende le decisioni e ha le responsabilità.

A sua volta, collaborazione intende che membri di team vengono trattati allo stesso modo e ciascuno può fare un contributo in affare comune portando le idee proprie.

Lavorare in team, vantaggi

Perché aziende dovrebbero favorire a lavoro in squadra? Qui ci sono alcuni motivi:

• Lavoro di squadra promuove autoanalisi e sviluppo personale. Questo permette ai dipendenti di osservare e valutare i loro punti forti e deboli, lavorando per raggiungere un obiettivo comune. Due teste ragionano meglio di una, allora le squadre di solito lavorano meglio quando ognuno si avvale di loro competenze e si appoggia sull’expertise di altri membri di team.
• Lavorando in team impari le cose nuove. Quando lavori in gruppo con altri colleghi e scambiando idee e opinioni, inevitabilmente impari delle cose nuove anche se non ne rendi conto. Alcuni tuoi colleghi possono essere più bravi a gestire progetti e tu puoi migliorare le tue capacità di project management collaborando con loro.
• Risolvere problemi è meglio di gruppo. Problemi possono apparire ogni momento, e scambio di punti di vista può aiutare a trovare un approccio bilanciato per ciascuno. Più stretto è il rapporto in squadra meglio è. Se non puoi risolvere un problema, chiedi un consiglio a qualche tuo collega.

5 modi per migliorare lavoro in squadra tra i dipendenti

Ora che sai quali vantaggi sono di lavoro efficace di gruppo, possiamo dare un’occhiata ad alcuni modi migliori per far lavorare il tuo team in una maniera efficace e migliorare il loro lavoro:

• Comunica giusta visione al tuo team. Assicurati che gli obiettivi comuni sono chiari e raggiungibili per far muovere tutti nella stessa direzione.
• Consenti ai membri di team di riportare nuove prospettive. Se la tua squadra è il mix di motivatori, pensatori ispirati e gran lavoratori, lasciali essere ciò che sono e falli contribuire con le proprie esperienze.
• Offri strumenti software giusti. Qualunque esso sia, è molto importante trovare un set di strumenti e applicazioni giusto che può facilitare lavoro di gruppo, sopratutto se loro lavorano da remoto. Potrebbero essere vari incontri quotidiani in Zoom o implementazione di software di collaborazione, come ad esempio Microsoft 365, Google Workspace o ONLYOFFICE Workspace, per rendere lavoro di dipendenti più efficace anche dalla comodità delle loro case.
• Fai lavorare il tuo team nel loro insieme. Se riunisci un gruppo di persone di talento, questo non può garantire successo. Comunque, se tu riesci a far sentire tutti una parte di qualcosa di più grande, puoi aspettare buoni risultati. Attività team building, come ad esempio meeting informali o incontri in bar o ristoranti davvero funzionano questi casi.
• Concedi la libertà. Non controllare il tuo team troppo, perché può influenzare alla loro creatività e ostacolare lavoro collaborativo in squadra.

Rendi lavoro di squadra più fluido con ONLYOFFICE

Quando lavoro in gruppo da remoto diventa più e più diffuso, è essenziale avere un software di collaborazione che può permettere ad ogni utenti di accedere al ambiente collaborativo comune. Per fortuna ci sono tantissimi strumenti e applicazioni che rendono lavoro in team più efficace possibile. Ci sono alcuni esempi popolari di quel tipo di software: Zimbra, Twake, Microsoft 365, Google Workspace ecc.

Faciamo pratica e scopramo come lavorare in team meglio con esempio di ONLYOFFICE Workspace una piattaforma di collaborazione completa.

1. Tieni i tuoi documenti in uno posto e condividili in pochi clic. Flusso elettronico di documenti è quello che fa parte di lavoro quotidiano di qualsiasi azienda. In ONLYOFFICE Workspace puoi organizzare un ambiente sicuro per archiviare tutti tuoi documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni. Non devi passare da una piattaforma di file-sharing ad un’altra per avere tutti tuoi documenti a disposizione. Con ONLYOFFICE puoi connettere tutti tuoi account a un spazio di lavoro singolo. Se devi condividere file, puoi scegliere tra vari permessi d’accesso in modo tale che solo gli utenti autorizzati possono aprire il tuo documento e svolgere certe operazioni:

• Accesso completo;
• Revisioni;
• Compilazione di moduli;
• Commenti;
• Visualizzazione.

Ovviamente puoi cambiare permessi d’accesso quando vuoi. Se devi scegliere un file con non-utente del tuo portale, devi soltanto creare un link esterno e mandarlo via email.

2. Collabora su documenti in tempo reale. Per un lavoro in team remoto è importante co-editare online tutti tipi di contenuti senza scambiare versioni infinite dello stesso documento via email. Con ONLYOFFICE Workspace puoi ottener il massimo di creazione condivisa in tempo reale grazie al set completo di strumenti collaborativi — Salvataggio Automatico, Cronologia delle versioni, Monitoraggio di cambiamenti, commenti, menzioni di utenti ecc. Usando gli editor online di ONLYOFFICE hai la libertà di passare tra due modalità di redazione condivisa come potrebbe esserti utile. Per lavoro su documenti tradizionale in tempo reale puoi scegliere modalità Fast, così tutti tuoi cambiamenti verranno visualizzati ai tuoi collaboratori immediatamente. Per modifiche un po’ più private puoi attivare la modalità Strict, e tutto ciò che digiti sarà visibile solo dopo che salvi il file.

Egualmente gli editor online ONLYOFFICE permettono di risolvere e eliminare tutti commenti in una volta. Ora non devi controllare ciascun commento uno per uno. Con un clic singolo puoi risolvere o eliminare tutti commenti di tutto documento intero o una sua parte specifica.

3. Lavora in squadra su progetti. Lavoro in team su progetti è pietra angolare di qualsiasi azienda di successo. Il modulo Progetti di ONLYOFFICE Workspace permette di creare progetti individuali o di gruppo, monitorando il progresso del tuo team. Crea attività, sottoattività, obiettivi e assegna responsabili. Usa diagramma di Gantt per analizzare le tendenze di ciascun progetto. Fai discussioni per scambiare idee e opinioni in tempo reale.

4. Costruisci rapporti con clienti insieme. Con il sistema CRM incorporato i membri del tuo team e tu stesso potete creare database di clienti, aggiungere contatti, in modo tale che puoi accedere tutte le informazioni importanti dei tuoi clienti in un posto solo. Tieni traccia di vendite potenziali e genera lead incorporando una forma web particolare sul tuo sito web. Crea fatture e inviale via email tutto all’interno il modulo. Crea report di vendite e analizzali con il tuo team.

5. Scambia email senza fatica. Mandare email diventa meno e meno usato, tanta gente ancora preferisca questo metodo di comunicazione. In ONLYOFFICE Workspace puoi creare caselle di posta aziendali per tutti tuoi dipendenti e anche mantenere tutti tuoi account in un posto solo connettendo servizi di terze parti come Gmail. Il modulo Mail è connesso a tutti altri moduli, così puoi allegare i file da Documents o contatti CRM. Resta in contatto con il tuo team via email.

6. Comunica online. Comunicazione è la chiave di lavoro in squadra efficace. In ONLYOFFICE Workspace puoi comunicare con altri membri di team in modi diversi. Quando lavorate su gli stessi documenti modificandoli in condivisione in tempo reale, puoi lasciare commenti e scambiare messaggi in chat incorporata. Puoi anche aggiungere il plugin di Telegram per connettere il tuo account Telegram e chattare con il tuo team subito nel editor documento. C’è anche un’app per chattare separata che ti permette di mandare e ricevere messaggi online.

ONLYOFFICE Workspace è un office per lavorare in team fornito di una office suite online e una piattaforma di collaborazione completa con gli strumenti per gestire documenti e progetti, posta, calendario, CRM e rete sociale. La soluzione permette di organizzare in modo sicuro un lavoro in gruppo sia nel cloud che sul server proprio.

PROVALO NEL CLOUD ESEGUI SUL SERVER

Se use un’altra piattaforma di collaborazione, puoi integrare ONLYOFFICE Docs per lavorare su documenti in tempo reale e modificarli in collaborazione all’interno della tua soluzione presente.

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