ONLYOFFICE DocSpace 3.1 : remplissage de formulaires basé sur les rôles dans les VDR, modèles de salles, gestion améliorée des invités

La nouvelle version de ONLYOFFICE DocSpace est arrivée avec environ 40 nouveautés et améliorations à travers la plateforme, conçues pour amener votre collaboration et votre gestion de documents à un niveau supérieur. Lisez la suite pour découvrir toutes les améliorations.

Remplissage de formulaires basé sur le rôle dans les salles de données virtuelles

Les fonctions avancées basées sur les rôles ont fait leur apparition dans les salles de données virtuelles, ajoutant une sécurité solide et optimisant l’efficacité.

Invitez facilement les membres de votre équipe et attribuez des rôles qui correspondent parfaitement à la structure organisationnelle de votre entreprise.

Où trouver : Salle de données virtuelle -> Formulaire -> Commencer à remplir le formulaire

Contrôlez les progrès en temps réel grâce au suivi du remplissage des formulaires. Soyez au courant des formulaires remplis et de ceux qui restent en suspens en toute simplicité.

Où trouver : Salle de données virtuelle -> Formulaire -> État de remplissage

Finalisez sans effort les formulaires et récupérez les versions complétées, garantissant ainsi un processus transparent et sans souci à chaque fois.

Où trouver : Salle de données virtuelle -> Complétés

Modèles de salles pour une réutilisation sans effort

Rationalisez votre flux de travail en créant des modèles réutilisables directement à partir de vos salles existantes. En quelques clics, vous pouvez générer sans effort de nouvelles salles à partir de ces modèles enregistrés, ce qui vous permet de gagner du temps et de l’efficacité.

Où trouver : Menu contextuel de la salle -> Enregistrer comme modèle

Accédez facilement à tous vos modèles grâce à l’onglet dédié nouvellement ajouté dans la section Salles.

Où trouver : Salles -> Modèles

Partage de salles simplifié

Les salles publiques, personnalisées et de remplissage de formulaires incluent désormais des paramètres clés dans leurs URL pour un partage instantané. Il suffit de copier l’URL du navigateur et c’est parti !

Où trouver : Copier l’URL de la salle

Gestion des invités améliorée

Partage des invités entre les équipes. La collaboration avec les utilisateurs externes vient de gagner en efficacité. Partagez des invités avec d’autres membres de l’équipe en générant et en envoyant un simple lien. Approuvez ou refusez les invités partagés, et une fois confirmés, ils apparaîtront sur votre liste d’invités pour une communication et une collaboration transparentes.

Où trouver : Contacts -> Invités -> Partager l’invité

Gestion dynamique des rôles des invités. Gérez de manière flexible les privilèges des invités pour un meilleur contrôle. Changez le type d’invité en utilisateur, administrateur de salle ou administrateur de DocSpace.

Où trouver : Contacts -> Invités -> Modifier le type

De la même manière, vous pouvez transformer un administrateur en utilisateur ou en invité si nécessaire. Lors de la mise à jour d’un type d’administrateur, ses salles et ses dossiers sont réaffectés à un autre contact.

Le nouvel invité aura un accès limité à la section Documents. Il sera limité à la lecture, au téléchargement et à l’effacement de formulaires. La section restera accessible pendant 30 jours seulement. Après cette période, la section Documents ne sera plus disponible pour les invités.

En savoir plus sur la gestion des utilisateurs et des invités dans le Centre d’aide

Gestion de fichiers améliorée

Partage rapide des formulaires PDF. Partagez les formulaires PDF à remplir directement à partir du gestionnaire de fichiers, sans avoir à créer ou à partager une salle. Cela permet de raccourcir le processus et d’accélérer les flux de travail.

Où trouver : Documents -> Formulaire -> Remplissage -> Partage rapide

Gestion des versions de fichiers et des téléchargements

Supprimez facilement des versions spécifiques de fichiers dans le panneau Historique des versions.

Où trouver : Menu contextuel du fichier -> Afficher l’historique des versions -> Supprimer

Traitez les fichiers protégés par un mot de passe avec une plus grande souplesse lorsque vous les téléchargez dans un format différent de l’original :

• supprimer le fichier de la liste des téléchargements ;
• entrer le mot de passe pour continuer le téléchargement ;
• télécharger dans le format original (aucun mot de passe n’est nécessaire).

Où trouver : Fichier -> Télécharger sous -> Sélectionner un format différent de l’original

Opérations plus fluides. Découvrez l’affichage amélioré de la progression des opérations sur les fichiers, qui vous tient au courant à chaque étape. De plus, vous avez désormais la possibilité de désactiver les fenêtres contextuelles de confirmation lorsque vous annulez des téléchargements, ce qui rend le processus encore plus fluide.

Où trouver : Profil -> Gestion des fichiers -> Ne plus afficher la notification d’annulation

Nouveaux paramètres et personnalisation

Chiffrement du stockage. Activez le chiffrement AES-256 pour les données au repos dans les environnements auto-hébergés afin de garantir une sécurité optimale.

Où trouver : Gestion de l’espace (DocSpace Server) -> Paramètres -> Stockage

Intégration plus rapide des utilisateurs. Désactivez la vérification de l’e-mail pour les utilisateurs ajoutés via LDAP ou Single Sign-On.

Où trouver : Intégration -> LDAP / Single Sign-On

Région de stockage des données. Vérifiez aisément la région de stockage des données désignée pour votre cloud DocSpace pour une meilleure transparence.

Où trouver : Gestion du stockage

Mise en place d’un lien profond. Lorsqu’ils travaillent avec des documents dans des navigateurs mobiles, les utilisateurs peuvent choisir d’ouvrir les fichiers soit dans le navigateur, soit directement dans l’application mobile ou de rationaliser l’expérience en désactivant cette option.

Où trouver : Personnalisation -> Général

Nouveaux paramètres pour les développeurs

Déclencheurs pour les webhooks. Utilisez des déclencheurs en lecture seule pour des actions telles que la création d’un utilisateur ou d’une salle, le téléchargement ou la suppression d’un fichier, le déplacement d’un dossier, etc. En outre, les administrateurs peuvent désormais visualiser facilement tous les webhooks créés en un seul endroit.

Où trouver : Outils de développement* -> Webhooks

Paramètres d’intégration améliorés. Choisissez entre l’intégration HTML, JavaScript ou NPM pour obtenir plus de flexibilité et de simplicité afin de répondre aux besoins de votre projet.

Où trouver : Outils de développement* -> SDK JavaScript

*Veuillez noter que la section Outils du développement est désormais accessible à tous les utilisateurs, à l’exception des invités.

Nom de marque. Personnalisez DocSpace en quelques clics : entrez le nom de votre marque à afficher et générez des logos personnalisés directement à partir du texte pour une expérience personnalisée.

Où trouver : Personnalisation -> Marque

Comment utiliser les nouvelles fonctionnalités

Regardez notre webinaire détaillé gratuit pour apprendre à utiliser les nouvelles fonctionnalités :

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